TRE-RN Portaria GP n.º 367, de 14 de dezembro de 2016

Dispõe sobre a Metodologia de Gestão de Processos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte.

 

O EXCELENTÍSSIMO SENHOR PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 20, XIX, do Regimento Interno do TRE/RN,

CONSIDERANDO as disposições contidas na Portaria nº 150, de 3 de julho de 2012, do Tribunal de Contas da União, que pressupõe a observância de métodos de gestão de processos de trabalho pelas organizações por órgão de controle externo fiscalizadas;

CONSIDERANDO a adoção de boas práticas pelo Tribunal Regional Eleitoral de Minas Gerais que contribuíram para o estudo e a elaboração da Metodologia de Gestão de Processos de que trata a presente Portaria.

CONSIDERANDO o objetivo estratégico aprovado no Plano Estratégico Institucional do TRE/RN para o período 2016-2020, que trata do desenvolvimento da gestão de processos;

RESOLVE

Art. 1º Fica instituída a Metodologia de Gestão de Processos de Trabalho no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte, constante do Anexo I desta Portaria.

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:

I - Processo de Trabalho: conjunto de atividades que se inter-relacionam visando à produção de um determinado resultado;

II - Metodologia de Gestão de Processos: conjunto de ações sistemáticas baseadas em fatos e dados que objetiva o aprimoramento dos processos de trabalho e a viabilização dos objetivos estratégicos que os norteiam;

III - Projeto de Melhoria de Processo: iniciativa que objetiva o aprimoramento de processo de trabalho por meio da execução de projeto administrativo, observando-se a Metodologia de Gestão de Processos.

Art. 3º A Metodologia de Gestão de Processos do TRE/RN compreenderá as seguintes fases:

I - fase de planejamento operacional;

II - fase de execução dos projetos de processos; e

III - fase de gestão da rotina.

Art. 4º A fase de planejamento operacional tem como objetivo priorizar projetos de melhoria de processos e compreende as seguintes etapas:

I - desdobramento da estratégia para processos: identificação de propostas de projetos de melhoria de processos oriundas da análise dos indicadores estratégicos frente aos principais processos de trabalho do Tribunal;

II - prospecção de oportunidades de melhorias e inovação: identificação de propostas de projetos de melhoria de processos a partir de demandas das Unidades do Tribunal;

III - priorização dos projetos de processos: aprovação e priorização, pela Diretoria-Geral, após parecer da Assessoria de Planejamento e Gestão Estratégia, de projetos de processos identificados nos termos do disposto nos incisos I e II deste artigo.

§1º As etapas a que se referem os incisos I e II deste artigo ocorrerão em períodos específicos do ano, a critério da Diretoria-Geral e sob a coordenação da ASPLAN, com divulgação prévia às unidades do Tribunal.

§2º Na hipótese de haver contingências que inviabilizem a efetivação das etapas estabelecidas nos incisos I ou II deste artigo, a forma de identificação das propostas de projetos de processos será definida pela Diretoria-Geral, observados os critérios de oportunidade e conveniência.

Art. 5º A Assessoria de Planejamento e Gestão Estratégia, quando da análise das propostas de melhoria de processos de trabalho, observará os seguintes critérios:

I - impacto na rotina dos processos de trabalho do Tribunal;

II - abrangência;

III - economicidade;

IV - contribuição para a meta estratégica;

V - utilidade;

VI - determinação legal.

Art. 6º Caberá à Diretoria-Geral definir quem será o gestor e o dono do processo, assim como nomear comissão, caso necessário, para cada projeto de melhoria de processo a ser executado.

§1º A designação para gestor do processo recairá nos titulares de secretaria, coordenadoria, assessorias ou chefes de seção, que respondem por grande parte do escopo de um determinado processo de trabalho.

§2º O dono do processo é o responsável por todo o ciclo do processo e por seus resultados.

§3ºA comissão a que se refere o caput deste artigo terá como objetivo apoiar o gerente do projeto de melhoria de processo, observado o disposto nos arts. 8º e 10 desta Portaria.

Art. 7º Os projetos de processo aprovados e priorizados pela Diretoria-Geral comporão o portfólio de projetos do Tribunal.

Art. 8º A fase de execução tem como objetivo o desenvolvimento dos projetos de processo aprovados e priorizados pela Diretoria-Geral e envolve as seguintes etapas:

I - construção da visão de futuro: definição dos ganhos e melhorias a serem alcançados com o projeto de processos;

II - entendimento e mensuração da situação atual: detalhamento do funcionamento do processo de trabalho, por meio da elaboração de fluxograma;

III - etapa de análise do processo e quantificação de ganhos: refinamento das melhorias propostas, à busca de outras iniciativas que proporcionem os ganhos pretendidos, à definição de metas para esses ganhos e à realização do Seminário de Validação e Priorização das Melhorias Propostas;

IV - redesenho do processo e elaboração do plano de implementação: detalhamento do processo nos novos moldes e ao preenchimento de documento denominado plano de implementação, que desdobra as melhorias validadas e priorizadas em ações que viabilizem o aprimoramento do processo;

V - implementação de melhorias e realização de operação assistida: execução de todas as ações previstas no plano de implementação e ao consequente monitoramento do processo por um período de até três meses.

Parágrafo único. As etapas a que se referem os incisos deste artigo serão realizadas sob a coordenação do gerente do projeto e contarão com a participação de servidores designados pela Diretoria-Geral para compor a comissão a que se refere o art. 6º desta Portaria.

Art. 9º A fase de gestão da rotina tem como objetivo a correção de desvios no desempenho do processo de trabalho, por meio de seu monitoramento contínuo e envolve as seguintes etapas:

I - monitoramento de performance, risco e conformidade: análise de ocorrências que ensejam o aprimoramento dos processos de trabalho, à definição de melhorias e ao seu desdobramento em ações que viabilizem o aprimoramento do processo;

II - implementação do plano de ação e padronização: execução das ações previstas no plano de ação e à definição ou revisão de indicadores para o processo de trabalho.

§1º As etapas a que se referem os incisos I e II deste artigo serão desempenhadas pelos servidores que executam atividades dos processos de trabalho, sob a coordenação do líder do processo.

§2º O líder do processo é o servidor responsável pela condução de reuniões e pela documentação das informações relacionadas à etapa de que trata o inciso I deste artigo.

§3º O líder do processo será designado por Secretário, Assessor, Coordenador ou Chefe de Seção, observada a abrangência do processo de trabalho a ser aprimorado.

Art. 10. Caberá aos servidores da Assessoria de Planejamento e Gestão Estratégica atuarem como gerentes nos projetos de melhoria de processos.

Parágrafo único. Na hipótese deste artigo, poderão ser designados servidores de outras unidades deste Tribunal para atuarem como gerente de projetos, desde que capacitados na metodologia a que se refere esta Portaria.

Art. 11. Os projetos de processos priorizados pela Diretoria-Geral nos termos do disposto no art. 4º desta Portaria serão desenvolvidos anualmente, observando-se a disponibilidade orçamentária e dos servidores da ASPLAN especializados na metodologia em questão.

Art. 12. A metodologia instituída por esta portaria está detalhada no manual anexo e disponível na página da intranet na área da ASPLAN (Planejamento e Gestão).

Parágrafo único. Os gabinetes, assessorias e demais unidades do TRE/RN poderão utilizar a presente metodologia para melhorar e gerir seus processos e suas rotinas de trabalho, contribuindo para a difusão da presente metodologia, tendo em vista o caráter orientador da presente norma e do manual anexo.

Art. 13. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

Natal, 14 de dezembro de 2016.

 

 

Desembargador Dilermando Mota Pereira

          Presidente

 

ANEXO DA PORTARIA N.º 367/2016-GP