Logo Gestão documental

A gestão do patrimônio documental é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente; lembrando que, “documentos de arquivo são todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético, óptico ou digital, produzidos e recebidos pelo órgão em decorrência do exercício de suas funções e atividades específicas ou administrativas” (Resolução CONARQ nº 06/1997).

A Comissão Permanente de Gestão Documental, prevista pelo Decreto nº 4.073/2002, tem  a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, com o objetivo de identificar os documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

 

Legislação Federal

Constituição Federal (arts. 5º, 22, 37 e 216)

Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados)

Lei nº 9.605/1998 (Sanções penais e administrativas)

Lei nº 12.527/2011 (Acesso à informação)

Lei nº 12.682/2012 (Documentos em meios eletromagnéticos)

Decreto nº 4.073/2002 (Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos)

Decreto nº 4.915/2003 (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA)

Decreto nº 7.845/2012 (Credenciamento de segurança)

Resolução CONARQ nº 06/1997 (Terceirização de serviços arquivísticos)

Resolução CONARQ nº 26/2008 (Gestão de documentos nos arquivos do Poder Judiciário)

 

Atos do Conselho Nacional de Justiça

Recomendação CNJ nº 37/2011 (Observância das normas do PRONAME)

Manual de Gestão Documental

Resolução CNJ nº 91 (MoReq-Jus)

Resolução CNJ nº 211 (ENTIC-JUD)

 

Atos do Tribunal Superior Eleitoral  

Portaria TSE nº 364/2013 (Planos de Classificação/Avaliação/Destinação das Informações)

Resolução TSE nº 23.379/2012 (Programa de Gestão Documental)

 

Atos do TRE/RN

Portaria GP nº 184/2019 (Institui o processo de classificação da informação, tratamento e grau de sigilo da JERN)

Resolução TRE/RN nº 20/2019 (Institui a Política de Segurança da Informação)

Resolução TRE/RN nº 22/2016 (Diretrizes para implantação do Programa de Gestão Documental)

* Anexos 

Plano de Classificação Documental
Tabela de Temporalidade Documental
* A Res. TRE/RN nº 22/2016 manteve vigentes os anexos da Res. TRE/RN nº 06/2011 (PCD e TTD).

 Resolução TRE/RN nº 15/2016 (Política de Segurança da Informação)

Resolução TRE/RN nº 06/2014 (Política de Segurança da Informação)

Resolução TRE/RN nº 06/2011 (Revisão dos instrumentos de gestão documental)

 

 

 

 

A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) foi instituída pela Resolução TRE/RN nº 22/2016, é responsável pela gestão documental do órgão. A composição da CPAD foi regulamentada pela Portaria nº 02/2017-DG, que também designou, nominalmente, os representantes atuais das zonas eleitorais.

Tem como objetivos precípuos:

a) analisar e classificar os documentos produzidos pelo Tribunal, seja para aplicar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental, seja para propor a atualização desses instrumentos;
b) verificar, quando da eliminação de documentos, quais deles são revestidos de valor secundário (histórico, cultural, etc), para fins de guarda permanente e envio ao Núcleo do Centro de Memória do Tribunal; e
c) analisar e aprovar os editais de eliminação das Zonas Eleitorais e da Seção de Arquivo do TRE/RN.

A presidente da CPAD é Liliane Priscila Bezerra da Silva Miranda Gomes, atual Coordenadora de Gestão da Informação do Tribunal, observando o que disciplina o art. 16 da Resolução TRE/RN nº 22/2016, tendo como suplente Tibério Graco Lins Diniz, substituto legal da coordenadora e chefe da Seção de Arquivo do TRE/RN. 

Composição atual (cf. Portaria nº 02/2017-DG)

Unidade Membro titular Membro suplente
Coordenadoria de Gestão da Informação Liliane Priscila Bezerra da Silva Miranda Gomes  Tibério Graco Lins Diniz
Seção de Jurisprudência e Dados Partidários Janaína Helena Ataíde Targino Ana Carolina Villar Ramires Ribeiro Dantas
Seção de Biblioteca e Editoração Carlos Jose Tavares da Silva João Raimundo Leite Neto
Seção de Arquivo Tibério Graco Lins Diniz Surama Pereira Marinho
Seção de Autuação e Distribuição Jean de Paiva Nunes Sheila Mayra de Araújo Lins Melo
Seção de Protocolo e Expedição Maria Marly Frutuoso Sérgio Leite
Gabinete da Corregedoria Regional Eleitoral Hercley Medeiros de Araújo Fernandes Cesar Augusto Targino de Medeiros
Gabinete da Presidência Camila Octávio Bezerra Félix Antonio Lins Fialho Filho
Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Diretoria-Geral Fernanda Araújo Cruz Barbosa Isabel Cristina de França Varela
Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Secretaria Judiciária Sheila Maria Carvalho Bezerra de Araújo Giovanna Lanzillotti Martins Soares
Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças Zeneide Lobato Reis da Silva Maria Betânia Medeiros De Andrade
Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Secretaria de Gestão de Pessoas Devania Araújo de Figueiredo Varella Ronaldo Medeiros de Araújo
Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação Dina Márcia de Vasconcelos Maranhão da Câmara Ana Karla Tomaz Costa
Núcleo do Centro de Memória/EJE Ana Paula Vasconcelos do Amaral e Silva Araújo Paulinea Marise Lima de Araújo
Cartório de Zona Eleitoral da Capital Arlley Andrade de Souza -
Cartório de Zona Eleitoral do interior do Estado Jussara de Góis Borba Melo Diniz -

Atas de reuniões

 * Não houve reuniões de trabalho da CPAD em 2018, tendo em vista o aguardo do resultado da análise dos instrumento do PDG pelo TSE no período.

 

Contato: cpad@tre-rn.jus.br

 

 

 

 

 

 

 

 

OPrograma de Gestão Documental (PGD) tem por finalidade implementar política de gestão documental, conforme dispõe a Lei nº 8.159/1991.  O projeto de implantação no TRE/RN consiste na elaboração de norma definindo as diretrizes do PGD, contemplando documentos físicos e digitais, do manual de gestão documental e na capacitação de servidores para cumprimento da política de gestão documental do órgão.

Englobará, ainda, a normatização e a padronização de um conjunto de procedimentos relativos à produção, à utilização e à destinação dos documentos, independentemente do suporte utilizado, seja em meio físico ou digital, entre outros, adotando mecanismos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade da sua documentação, bem como seu acesso contínuo. Objetiva-se, com isso, garantir a capacidade do TRE/RN em:

- Proteger os interesses do órgão e os direitos e deveres dos servidores e eleitores;
- Realizar as atividades com transparência, possibilitando a governança e o controle social das informações;
- Apoiar e documentar a elaboração de políticas e a tomada de decisão pela Administração;
- Proceder à continuidade das atividades em caso de sinistros (materiais, equipamentos, documentos, etc);
- Fornecer provas ou evidências em caso de litígios;
- Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica;
- Manter a memória institucional e coletiva da organização; e
- Fornecer, de forma célere e segura, informações ao cidadão.

Ao final do projeto, serão produzidos os seguintes instrumentos do Programa de Gestão Documental:

1. Norma definindo as diretrizes do Programa de Gestão Documental do TRE/RN;
2. Plano de Classificação de Documentos (PCD);
3. Tabela de Temporalidade Documental (TTD);
4. Lista de Documentos Vitais (LDV);
5. Requisitos necessários à adequação dos sistemas de informações às normas vigentes ou ao desenvolvimento de nova ferramenta;
6. Desenho dos processos de trabalhos relativos à gestão documental;
7. Manual de Gestão Documental para consulta e orientação aos servidores e colaboradores em atuação no TRE/RN;
8. Plano de divulgação do Programa de Gestão Documental;
9. Plano de capacitação do Programa de Gestão Documental.