Logo Gestão documental

A gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente." (Lei nº 8.159/1991, art. 3º, e Resolução CONARQ nº 06/1997, art. 4º).

A Comissão Permanente de Gestão Documental, prevista pelo Decreto nº 4.073/2002, tem  a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, com o objetivo de identificar os documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

 

 

ATOS NORMATIVOS

Legislação Federal

Constituição Federal (arts. 5º, 22, 37 e 216)

Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados)

Lei nº 9.605/1998 (Sanções penais e administrativas)

Lei nº 12.527/2011 (Acesso à informação)

Lei nº 12.682/2012 (Documentos em meios eletromagnéticos)

Decreto nº 4.073/2002 (Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos)

Decreto nº 4.915/2003 (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA)

Decreto nº 7.845/2012 (Credenciamento de segurança)

Resolução CONARQ nº 06/1997 (Terceirização de serviços arquivísticos)

Resolução CONARQ nº 26/2008 (Gestão de documentos nos arquivos do Poder Judiciário)

Atos do Conselho Nacional de Justiça

Recomendação CNJ nº 37/2011 (Observância das normas do PRONAME)

Manual de Gestão Documental do Poder Judicário - Ano 2021

Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário - Ano 2023

Resolução CNJ nº 324/2020 (Proname)

Resolução CNJ nº 211 (ENTIC-JUD)

Resolução CNJ nº 91 ( MoReq-Jus)

Atos do Tribunal Superior Eleitoral

Portaria TSE nº 364/2013 (Planos de Classificação/Avaliação/Destinação das Informações)

Resolução TSE nº 23.379/2012 (Programa de Gestão Documental)

Manual de Digitalização de Documentos da Justiça Eleitoral - 2022

Atos do TRE/RN

Portaria GP nº 184/2019 (Institui o processo de classificação da informação, tratamento e grau de sigilo da JERN)

Resolução TRE/RN nº 06/2014 (Política de Segurança da Informação)

Resolução TRE/RN nº 15/2016 (Política de Segurança da Informação)

Resolução TRE/RN nº 22/2016 (Diretrizes para implantação do Programa de Gestão Documental)

Resolução TRE/RN nº 20/2019 (Institui a Política de Segurança da Informação)

Resolução TRE/RN nº 26/2020* (Aprova os Instrumentos de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Norte e altera a Resolução nº 22/2016)

PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

O Programa de Gestão Documental (PGD) do TRE/RN, cujas diretrizes foram disciplinadas pela Resolução nº 22/2016, abrange a normatização e a padronização de um conjunto de procedimentos relativos à produção, à utilização, à destinação e à conservação dos documentos, em meio físico ou digital, adotando mecanismos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade da sua documentação, bem como o seu acesso contínuo.

OBJETIVOS:

- Proteger os interesses do órgão e os direitos e deveres dos servidores e eleitores;

- Realizar as atividades com transparência, possibilitando a governança e o controle social das informações;

- Apoiar e documentar a elaboração de políticas e a tomada de decisão pela Administração;

- Proceder à continuidade das atividades em caso de sinistros (materiais, equipamentos, documentos, dentre outros);

- Fornecer provas ou evidências em caso de litígios;

- Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica;

- Manter a memória institucional e coletiva da organização; e

- Fornecer, de forma célere e segura, informações ao cidadão.

INSTRUMENTOS:

1. Plano de Classificação de Documentos (PCD) ;

2. Tabela de Temporalidade Documental (TTD) ;

3. Glossário ;

4. Lista de Documentos Vitais (LDV) ;

5. Índice do Plano de Classificação de Documentos ;

6. Ciclo de Vida Gestão Documental;

7. Mapeamento de processos de trabalho SDP - documento unificado

SELO HISTÓRICO

1. Manual - Selo Acervo Histórico - 2023

A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) foi instituída pela Resolução TRE/RN nº 22/2016, com alterações promovidas pelas Resoluções nºs 07 e 13/2019, 26/2020, 54 e 61/2021. A composição atual da CPAD encontra-se definida pela Portaria nº 174/2023 - GP.

Composição atual (Portaria nº 174/2023-GP)

Unidade Membro titular Membro suplente
Magistrado da Justiça Eleitoral Juiz Dr. João Henrique Bressan de Souza -
Coordenadoria de Gestão da Informação Camila Octávio Bezerra José Eduardo Raquel dos Santos
Seção de Documentação e Protocolo José Eduardo Raquel dos Santos Surama Pereira Marinho
Coordenadoria de Sistemas Corporativos Osmar Fernandes de Oliveira Júnior José Frank Viana da Silva
Núcleo da Biblioteca e Editoração Carlos Jose Tavares da Silva Ana Paula Vasconcelos do Amaral e Silva Araújo
Gabinete e Apoio à Planejamento e Gestão da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças Maria Betânia Medeiros de Andrade Bárbara Brandão Ramos Milani
Núcleo de Apoio à Prestação Jurisdicional José Roberto Pinheiro -
26ª Zona Eleitoral Bonieck Batista Gomes Jacilene Pereira de Araújo

Atas das reuniões

2023

Nº da reunião Data Pauta Ata
01/2023 03.02.2023

Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 46ª Zona Eleitoral (Ceará-Mirim); e
b) 8ª Zona Eleitoral (São Paulo do Potengi).

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02/2023 27.02.2023

Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 4ª Zona Eleitoral (Natal);
b) 6ª Zona Eleitoral (Ceará-Mirim); e
c) 23ª Zona Eleitoral (Caicó).

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03/2023 30.03.2023

Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 13ª Zona Eleitoral (Santo Antônio);
b) 29ª Zona Eleitoral (Assu); e
c) 33ª Zona Eleitoral (Mossoró).

Link
04/2023 13.04.2023

Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 13ª Zona Eleitoral (Santo Antônio);
b) 17ª Zona Eleitoral (Lajes); e
c) 18ª Zona Eleitoral (Angicos).

Link
05/2023 20.04.2023 Análise do edital de eliminação de documentos da 30ª Zona Eleitoral (Macau). Link
06/2023 09.05.2023

Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 7ª Zona Eleitoral (São José de Mipibu); e
b) 21ª Zona Eleitoral (Florânia).

Link
07/2023 18.05.2023

Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 13ª Zona Eleitoral (Santo Antônio); e
b) 42ª Zona Eleitoral (Luís Gomes).

Link
08/2023 26.05.2023 Análise do edital de eliminação de documentos da 39ª Zona Eleitoral (Umarizal). Link
09/2023 02.06.2023 Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 21ª Zona Eleitoral (Florânia); e
b) 41ª Zona Eleitoral (Alexandria).
Link
10/2023 09.06.2023 Análise do edital de eliminação de documentos da 46ª Zona Eleitoral (Ceará-Mirim). Link
11/2023 23.06.2023 Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 26ª Zona Eleitoral (Caicó); e
b) 41ª Zona Eleitoral (Alexandria).
Link
12/2023 07.07.2023 Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 26ª Zona Eleitoral (Caicó); e
b) 27ª Zona Eleitoral (Jucurutu).
Link
13/2023 17.07.2023 Análise dos editais nºs 01 e 02/2023 da Secretaria do Tribunal Link
14/2023 08.09.2023 Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 11ª Zona Eleitoral (Canguaretama); e
b) 39ª Zona Eleitoral (Umarizal).
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15/2023 13.09.2023 Conclusão da análise do Edital nº 56/2023, da 11ª Zona Eleitoral (Canguaretama) Link

2022

Nº da reunião Data Pauta Ata
01/2022 17.02.2022

Análise do edital de eliminação de documentos da 38ª Zona Eleitoral (Martins).

Link
02/2022 18.02.2022

Análise do edital de eliminação de documentos da 24ª Zona Eleitoral (Parelhas).

Link
03/2022 11.04.2022

Análise do edital de eliminação de documentos da 52ª Zona Eleitoral (São Bento do Norte).

Link
04/2022 11.04.2022

Análise do edital de eliminação de documentos da 1ª Zona Eleitoral (Natal).

Link
05/2022 09.06.2022 Análise do edital de eliminação de documentos da 3ª Zona Eleitoral (Natal). Link
06/2022 23.06.2022

Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 37ª Zona Eleitoral (Patu); e
b) 53ª Zona Eleitoral (Tangará).

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07/2022 12.08.2022

- Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 17ª Zona Eleitoral (Lajes);
b) 29ª Zona Eleitoral (Assu); e
c) 34ª Zona Eleitoral (Mossoró).

- Análise de possível valor histórico de documentos, para fins de atribuição de selo histórico:
a) “Livro das Actas das Reuniões da Comissão de Alistamento de Acary”, datado de 1905, da 22ª ZE (Acari); e
b) “Atas das Eleições nº 1, de 1950 a 1982”, da 35ª ZE (Apodi).

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08/2022 06.12.2022

Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 39ª Zona Eleitoral (Umarizal);
b) 49ª Zona Eleitoral (Mossoró);
c) 29ª Zona Eleitoral (Assu);
d) 58ª Zona Eleitoral (Mossoró); e
e) 50ª Zona Eleitoral (Parnamirim).

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2021

Nº da reunião Data Pauta Ata
01/2021 31.05.2021

a) Atividades da Comissão Permanente de Avaliação Documental;
b) Estudo da adequação da Res.-TRE/RN nº 15/2016 à Res.-CNJ nº 389/2021; e
c) Análise da Res.-CNJ nº 324/2020.

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03/2021 18.08.2021

Análise do edital de eliminação de documentos da 51ª Zona Eleitoral (São Gonçalo do Amarante).

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04/2021 24.09.2021

Análise de editais de eliminação de documentos:
a) 9ª Zona Eleitoral (Goianinha); e
b) 52ª Zona Eleitoral (São Bento do Norte).

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2020

Nº da reunião Data Pauta Ata
01/2020 23.04.2020

Análise das alterações propostas no parecer técnico apresentado pela comissão de instrumentos arquivísticos do comitê gestor documental da justiça eleitoral (CIArq CGD-JE), acerca dos instrumentos de gestão documental a serem implantados no TRE/RN.

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02/2020 04.06.2020

Análise da Res.-TRE/RN nº 22/2016 e aprovação da minuta de resolução dos instrumentos de gestão documental do TRE/RN.

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03/2020 03.08.2020

Análise da Res.-CNJ nº 324/2020.

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2019

Nº da reunião Data Pauta Ata
01/2019 08.02.2019

a) Análise do PAE nº 596/2019;
b) Análise das alterações do Plano de Classificação Documental e da Tabela de Temporalidade documental do TRE/SC, para verificar a necessidade de adequação dos instrumentos do TRE/RN; e
c) Análise do edital de eliminação de documentos da 32ª Zona Eleitoral (Areia Branca).

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02/2019 15.02.2019

a) Discussão acerca do PAE nº 12.788/2016, que trata da implantação do Programa de Gestão Documental do TRE/RN; e
b) Análise das alterações do Plano de Classificação Documental e da Tabela de Temporalidade documental do TRE/SC, para verificar a necessidade de adequação dos instrumentos do TRE/RN.

Link
03/2019 15.03.2019

a) Continuidade do estudo das alterações do Plano de Classificação Documental e da Tabela de Temporalidade documental do TRE/SC, para verificar a necessidade de adequação dos instrumentos do TRE/RN; e
b) Análise do edital de eliminação de documentos da 26ª Zona Eleitoral (Caicó).

Link
04/2019 23.07.2019

Análise do Plano de Classificação Documental e providências para estabelecer o grau de confidencialidade dos documentos do TRE/RN.

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2018

Não houve reuniões de trabalho da CPAD em 2018, tendo em vista que estava sendo aguardado, no período, o resultado da análise dos instrumentos do Programa de Gestão Documental pelo TSE.

2017

Nº da reunião Data Pauta Ata
01/2017 03.04.2017

a) Apresentação dos novos integrantes da Comissão Permanente de Avaliação Documental;
b) Dar continuidade aos trabalhos dos subgrupos; e
c) Traçar diretrizes para o cumprimento da determinação contida na Portaria 100/2017-GP.

Link
02/2017 05.07.2017

a) Fusão da Seção de Arquivo com a Seção de Protocolo e Expedição; e
b) Divisão das atribuições da Seção de Protocolo e Expedição entre a Seção de Autuação e Distribuição e a Seção de Arquivo.

Link
04/2017 20.10.2017

Análise de sugestões apresentadas pelas unidades.

Link
05/2017 06.11.2017

Análise de sugestões apresentadas pela SAD, GAPSJ e GAPSGP.

Link
08/2017 16.11.2017 Reunião com a Seção de Desenvolvimento de Sistemas, para instruções acerca dos módulos de gestão documental incorporados ao PAE e validação das sugestões da Seção de Biblioteca, Editoração e Centro de Memória. Link
09/2017 17.11.2017

Validação das sugestões da Seção de Biblioteca e Editoração, Centro de Memória e Zonas Eleitorais e análise da versão final dos instrumentos de Gestão Documental (PCD e TTD).

Link
11/2017 27.11.2017

Reunião com a Seção de Desenvolvimento de Sistemas acerca da implantação do Programa de Gestão Documental no PAE.

Link
12/2017 28.11.2017

Revisão e validação dos instrumentos de gestão documental (PCD e TTD).

Link
13/2017 29.11.2017

Revisão e validação dos instrumentos de gestão documental (PCD e TTD).

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2016

Nº da reunião Data Pauta Ata
01/2016 22.07.2016 Análise e resposta aos PAEs que tratam de consultas sobre gestão documental. Link
02/2016 29.07.2016

a) Informes;
b) Apresentação de estudos de subgrupos; e
c) Pendências da reunião anterior.

Link
03/2016 05.08.2016

a) Apresentação do plano de trabalho; e
b) Pendências da reunião anterior.

Link
04/2016 11.08.2016

a) Informes; e
b) Acompanhamento das atividades em desenvolvimento pelos subgrupos.

Link
05/2016 19.08.2016 a) Informes; e
b) Acompanhamento das atividades em desenvolvimento pelos subgrupos.
Link
06/2016 26.08.2016

a) Informes; e
b) Acompanhamento das atividades em desenvolvimento pelos subgrupos.

Link
07/2016 09.09.2016

Acompanhamento do Plano de Trabalho.

Link
08/2016 16.09.2016

a) Acompanhamento das atividades dos subgrupos; e
b) Continuação da análise da minuta de resolução do Programa de Gestão Documental.

Link
09/2016 23.09.2016

a) Informes; e
b) Proposta de alteração dos dias de reunião da Comissão.

Link
10/2016 28.09.2016

Continuação da análise da minuta de resolução do Programa de Gestão Documental.

Link
11/2016 19.10.2016

Acompanhamento das atividades que se encontram pendentes com os subgrupos.

Link
12/2016 26.10.2016

a) Informes;
b) Acompanhamento das atividades em desenvolvimento pelos subgrupos; e
c) Análise da minuta de Resolução do Programa de Gestão Documental.

Link
13/2016 03.11.2016

Revisão da minuta de Resolução do Programa de Gestão Documental.

Link
14/2016 14.11.2016

Revisão da minuta de Resolução do Programa de Gestão Documental.

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Contato: cpad@tre-rn.jus.br

Editais e Listas de Eliminação de Documentos

Ano 2023

Secretaria do Tribunal
Publicação no DJe-TRE/RN Edital Lista de documentos
Edição nº 137/2023 - 20.07.2023 - p. 18-20 01/2023 Lista
Edição nº 137/2023 - 20.07.2023 - p. 15-18 02/2023 Lista

Zonas Eleitorais
Unidade Publicação no DJe-TRE/RN Edital Lista de documentos
27ª ZE – Jucurutu Edição nº 131/2023 – 12.07.2023 – p. 42-43 021/2023 Lista
39ª ZE – Umarizal Edição nº 124/2023 – 03.07.2023 – p. 63-64 15/2023 Lista
41ª ZE – Alexandria Edição nº 121/2023 – 27.06.2023 – p. 57-60 14/2023 Lista
46ª ZE – Ceará-Mirim Edição nº 112/2023 – 14.06.2023 – p. 82-83 028/2023 Lista
42ª ZE – Luís Gomes Edição nº 112/2023 – 14.06.2023 – p. 75-78 10/2023 Lista
21ª ZE - Florânia Edição nº 109/2023 – 09.06.2023 – p. 87-88 011/2023 Lista
13ª ZE – Santo Antônio Edição nº 97/2023 – 24.05.2023 – p. 83-84 013/2023 Lista
7ª ZE – São José de Mipibu Edição nº 94/2023 – 19.05.2023 – p. 27-28 017/2023 Lista
30ª ZE – Macau Edição nº 87/2023 – 10.05.2023 – p. 49-52 011/2023 Lista
17ª ZE – Lajes Edição nº 75/2023 – 24.04.2023 – p. 33-34 017/2023 Lista
13ª ZE – Santo Antônio Edição nº 73/2023 – 19.04.2023 – p. 72-73 010/2023 Lista
18ª ZE – Angicos Edição nº 71/2023 – 17.04.2023 – p. 40-41 057/2023 Lista
33ª ZE – Mossoró Edição nº 71/2023 – 17.04.2023 – p. 48-49 06/2023 Lista
29ª ZE – Assu Edição nº 69/2023 – 13.04.2023 – p. 72-73 18/2023 Lista
13ª ZE – Santo Antônio Edição nº 64/2023 – 03.04.2023 – p. 25 006/2023 Lista
4ª ZE – Natal Edição nº 53/2023 – 17.03.2023 – p. 55-56 06/2023 Lista
6ª ZE – Ceará-Mirim Edição nº 53/2023 – 17.03.2023 – p. 57-58 05/2023 Lista
23ª ZE – Caicó Edição nº 46/2023 – 08.03.2023 – p. 40-41 37/2023 Lista
8ª ZE – São Paulo do Potengi Edição nº 28/2023 – 09.02.2023 – p. 37-40 004/2023 Lista
46ª ZE – Ceará-Mirim Edição nº 27/2023 – 08.02.2023 – p. 68-69 004/2023 Lista
64ª ZE – Extremoz Edição nº 26/2023 – 07.02.2023 – p. 100-101 001/2023 Lista
Acesse aqui a compilação das listas de eliminação de documentos de 2023

Ano 2022 (agosto a dezembro)

Unidade Publicação no DJe-TRE/RN Edital Lista de documentos
58ª ZE – Mossoró Edição nº 318/2022 – 15.12.2022 – p. 95-97 50/2022 Lista
39ª ZE – Umarizal Edição nº 317/2022 – 14.12.2022 – p. 40-41 34/2022 Lista
39ª ZE – Umarizal Edição nº 317/2022 – 14.12.2022 – p. 41-42 35/2022 Lista
39ª ZE – Umarizal Edição nº 317/2022 – 14.12.2022 – p. 42-43 37/2022 Lista
49ª ZE – Mossoró Edição nº 316/2022 – 13.12.2022 – p. 56-58 026/2022 Lista
50ª ZE – Parnamirim Edição nº 316/2022 – 13.12.2022 – p. 58-59 048/2022 Lista
39ª ZE – Umarizal Edição nº 284/2022 – 07.11.2022 – p. 43-44 32/2022 Lista
17ª ZE – Lajes Edição nº 176/2022 – 19.08.2022 – p. 35-37 053/2022 Lista
34ª ZE – Mossoró Edição nº 176/2022 – 19.08.2022 – p. 45-46 011/2022 Lista
Acesse aqui a compilação das listas de eliminação de documentos de 2022