1) Identificação da Reunião

Data	Horário	Local	Coordenadora da reunião	
16.07.2020	Início:
15h	Término:
17h	Videoconferência - Google Meet	Andréa Carla Guedes Toscano Campos	

2) Objetivo

2ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações, para tratar dos seguintes assuntos:

1.	Definição dos temas e do material para apresentação e deliberação na reunião do COGEO programada para 22.07.2020;
2.	Demandas diversas das Coordenadorias

3) Participantes

MEMBROS EFETIVOS	Unidade Administrativa	Assinatura	
1.	Andréa Carla G. Toscano Campos	SAOF	

2.	Glauber Raniere Alves	COFIN	

3.	Hermann Prudente Dória	COLIC 	

4.	Lígia Rogéria Maniçoba Ferreira	COADI	

GESTORES E SERVIDORES PRESENTES	Unidade Administrativa	
Nelson Queiroz de Oliveira	SEPOF	
Ronald José Amorim Fernandes 	SENGE	
Maria Betânia Medeiros de Andrade	GAPSAOF	

4) Discussão da pauta
Nº	Descrição 	Responsável	
1	A Secretária da SAOF abriu a 2ª reunião do CoGestContratações, informando que após a deliberação sobre a pauta e o material para a reunião do COGEO, as Coordenadorias poderiam apresentar as suas demandas para discussão entre os presentes. 	Andréa Campos	
2	O Coordenador da COFIN ressaltou que, de acordo com o cronograma do TSE, essa será a última fase de créditos. Dando continuidade, o Chefe da SEPOF iniciou a apresentação da proposta de pauta para a reunião do COGEO (vide anexo):
●	Execução Orçamentária 2020 (Usinas, demandas sem orçamento e sobras orçamentárias)
●	Deliberações: Usinas fotovoltaicas (A Secretária levará o tema para conhecimento da Diretoria-Geral para decidir se constará como um dos itens da pauta e informará à SEPOF) e Pedido de crédito suplementar	Glauber Alves/Nelson Oliveira	
3	A Secretária solicitou que os seguintes pontos fossem acrescidos à pauta do COGEO:
●	proposta acerca do cronograma de encerramento do exercício financeiro, com os ajustes necessários, inclusive com a sugestão de pagamento integral dos contratos em dezembro, seguindo-se o exemplo de outros Regionais e do TSE, levando-se em consideração a necessidade de execução integral do orçamento para cumprimento dos dispositivos constitucionais que tratam do Orçamento Impositivo.
●	necessidade de atuação das unidades da SGP durante o recesso de final de ano, em razão da dificuldade constatada no exercício anterior pela ausência de plantão  e da realização das eleições em novembro, que irão impactar sobremaneira nas atividades da execução do orçamento ordinário e de pleitos;
●	panorama geral das contratações (Ordinário e Eleições) com o detalhamento das demandas (finalizadas, em tramitação - por fases, não deflagradas em atraso, a serem deflagradas) após a apresentação sobre a execução orçamentária	Todos	
4	Foi constatado que o BI da SAOF não está refletindo os dados reais da execução orçamentária. Segundo Nelson, antes do início da pandemia, os residentes de TIC iriam validar os dados com a SAOF, o que não foi concretizado posteriormente. Em razão das inconsistências detectadas, deverá ser solicitada à TIC a atualização dos dados do BI. 	Nelson	
5	O Chefe da SENGE relatou as dificuldades de comunicação com a COSERN, que têm impactado sobremaneira nas implantações dos projetos das usinas fotovoltaicas. No tocante à usina do COJE, O TRE enviou o Ofício nº 46/DG, em 16 de março, solicitando a prorrogação do parecer de vistoria por igual prazo de 120 dias (até 27 de julho), no entanto, sem qualquer resposta da COSERN. Ao contatar a COSERN recentemente, a SENGE foi informada que o parecer estava expirado, sendo necessário protocolizar um novo pedido de análise de projeto (parecer de acesso), o que atrasará o funcionamento da usina, já pronta. Além disso, a COSERN não tem atendido aos chamados e não cumpriu o prazo da vistoria e troca do relógio medidor da usina de Assu. Informou ainda que o último motivo para a COSERN negar a vistoria da usina do COJE foi devido a ainda constar a informação de “ligação provisória” para o prédio do COJE, quando o mesmo já foi energizado em alta voltagem.
Restou deliberado que a Secretária da SAOF dará conhecimento à Diretora-Geral das dificuldades relatadas para tratativas junto à COSERN. 	Ronald	
6	Em relação à execução orçamentária 2020, os índices estão abaixo do ideal. Foram apresentadas as informações por UGR, considerando-se os dados repassados pelas unidades no que diz respeito às sobras/necessidades já identificadas. 
A Secretária da SAOF solicitou à Coordenadora da COADI que verificasse com a SECOP e a SETRAN a possibilidade de liberação de recursos adicionais, diante da baixa execução dos contratos de maior porte. Em relação à SENGE, deverá ser liberado um montante adicional, relativo às despesas de energia que não serão executadas. 	Nelson	
7	O Chefe da SENGE explanou sobre o projeto de climatização do datacenter na Sede, que demanda um estudo de maior complexidade, não se tratando apenas de aquisição de aparelhos de ar-condicionado. De acordo com a Secretária da SAOF, o que foi discutido em reunião anterior é que seria contratado o projeto de climatização em 2020, sendo a aquisição dos equipamentos postergada para o exercício 2021. Diante da complexidade de execução completa do projeto de climatização, envolvendo inclusive a aquisição dos equipamentos, além de sua instalação no exercício corrente, a manifestação da SAOF será no sentido de postergar a implantação do projeto para o próximo exercício financeiro.	Ronald	
8	Em relação à planilha de sobras x necessidades identificadas, essa será ajustada após as informações atualizadas da SENGE, SECOP e SETRAN. No tocante à execução orçamentária de pleitos, foram apresentados os dados obtidos até agora.	Nelson	
10	O Chefe da SEPOF trouxe uma demanda relativa à PO 2021. A planilha foi enviada em duas ocasiões para as unidades preencherem os campos, especialmente o de justificativas, diante do limite de caracteres no SIGEPRO, e devolverem à SEPOF, mas algumas UGRs não enviaram o arquivo preenchido. Ficou decidido que a planilha será enviada ao GAPSAOF, para nova solicitação às unidades que tenham pendências.	Nelson	
11	O Coordenador da COFIN informou que resta pendente a elaboração de norma interna que trata das atividades e prazos relativos ao cronograma de encerramento do exercício 2020, que este ano tem o complicador das alterações promovidas no calendário eleitoral. Também falta definir como será o procedimento para pagamento das despesas contratuais relativas ao mês de dezembro.	Glauber	
12	O Coordenador da COFIN relatou a dificuldade de emissão de empenhos em dois processos com a utilização do SISME, em razão do cadastramento do valor unitário com quatro unidades e/ou dízima periódica. Diante disso, o Coordenador alertou para a necessidade de cadastramento correto pela unidade responsável, para evitar esse tipo de ocorrência, que inviabiliza a emissão pelo SISME, sistema que permite diversos tipos de controle (vigência, acréscimo 25%, quantidade, ata sem assinatura, etc),  tendo que ser feita pelo SIAFI.	Glauber	
13	A Secretária da SAOF questionou ao Chefe da SENGE sobre a atual situação do Habite-se. Ronald explicou que será necessário plotar novamente o projeto, com algumas adequações, diante da necessidade apontada pelo novo avaliador. Quando o projeto for finalizado, será submetido novamente à aprovação do Corpo de Bombeiros.
A Secretária orientou ao Chefe da SENGE de repassar essa atividade para a servidora requisitada Amanda, oportunidade em que foi acordado o prazo de 31/07/2020, para finalização e entrega das pendências do Habite-se, para remessa ao Corpo de Bombeiros.	Ronald	
14	O Coordenador da COLIC tratou do plano de trabalho para o pagamento do vale-alimentação aos mesários, a ser efetivado por meio de convênio com o BB, dirimindo algumas dúvidas sobre a minuta com o Coordenador da COFIN. Em relação ao pagamento de vale-alimentação aos mesários que sejam convocados de última hora, será discutido com o BB qual a opção mais viável para evitar, se possível, a abertura de processos de suprimento de fundos por todas as Zonas Eleitorais.
A Secretária da SAOF informou que um Regional propôs ao BB a possibilidade de utilizar o convênio não apenas nas eleições 2020, mas em outras eleições suplementares, o que poderia ser uma boa opção a também ser verificada com o Banco.	Hermann	
15	A Secretária da SAOF informou que a Secretária de Administração do TSE questionou aos Secretários dos Regionais como está sendo tratada a questão de aquisição de equipamentos de proteção individual - EPI’s. Os Secretários fizeram alguns questionamentos (quais são os equipamentos, prazos de entrega, público-alvo, dentre outros) que merecem ser avaliados pelo TSE para fins de envio de orientação. Foi informado que o TSE ainda definirá e enviará as respostas aos Regionais, provavelmente até a próxima semana, para que sejam deflagrados os processos de aquisição em caráter de urgência.
Após essas definições do TSE, Hermann informou que será realizado o cálculo dos quantitativos a serem adquiridos pelo TRE.	Andréa/Hermann	
16	O Coordenador da COLIC apresentou um panorama geral sobre as demandas que estão sob a responsabilidade da unidade:
●	Revisão da Portaria 104/2014 - DG - foi solicitada à Diretoria-Geral uma dilação do prazo em 120 dias, pedido que foi negado, sendo concedido um menor prazo. No entanto, face às férias de alguns integrantes da equipe, será solicitada à DG nova dilação de prazo. As reuniões com o GT serão retomadas.
●	Implantação do sistema de SRP - em stand-by,  diante da necessidade de realização de testes pela SELIC juntamente com o Coordenador de forma presencial, inviabilizada no momento;
●	Revisão do processo de contratações - em andamento	Hermann	

5) Pendências e Decisões 
Nº	Descrição 	Data	Responsável	
1	Enviar, à SEPOF, os dados relativos às sobras orçamentárias da SECOP e SETRAN, para ajuste do material a ser apresentado na reunião do COGEO	17.07.2020	Lígia Ferreira	
2	Dar conhecimento à Diretoria-Geral das dificuldades relatadas pela SENGE, no que se refere aos contatos com a COSERN para tratar da implantação das usinas fotovoltaicas	18.07.2020	Andréa Campos	
3	Enviar ao GAPSAOF minuta de portaria com cronograma de encerramento do exercício financeiro 2020	18.07.2020	Glauber Alves	
4	Solicitar à STIC, via chamado no Atendimento TIC, o ajuste dos dados do BI da SAOF no sistema para que reflitam as informações corretas 	20.07.2020	Nelson Oliveira	
5	Enviar ao GAPSAOF a planilha contendo os dados da PO 2021, para preenchimento do campo “justificativa” pelas unidades 	20.07.2020	Glauber Alves	
6	Atualizar os PACs e elaborar o panorama das contratações (gráficos e dados) para apresentar no COGEO	20.07.2020	Hermann Dória	
7	Consolidar a PO 2021 e enviar para apreciação da SAOF	20.07.2020	Hermann Dória	
8	Entrar em contato com o BB para tratar das pendências sobre o convênio para pagamento de vale-alimentação aos mesários e possibilidade de estender a vigência para 4 anos, de forma que contemple possíveis eleições suplementares	22.07.2020	Hermann Dória	
9	Atualizar o memorial descritivo do Habite-se, com as adequações solicitadas pelo Corpo de Bombeiros	31.07.2020	Ronald Fernandes	

6) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	
16.07.2020	

Maria Betânia Medeiros de Andrade