1) Identificação da Reunião

Data	Horário	Local	Coordenadora da reunião	
05.08.2020	Início:
15h	Término:
17h15	Videoconferência - Google Meet	Andréa Carla Guedes Toscano Campos	

2) Objetivo

3ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações, para tratar dos seguintes assuntos:

1.	Plano de retomada gradual ao trabalho presencial - informes da Reunião com a Administração e providências a serem adotadas pelas unidades da SAOF;
2.	Necessidade de apresentação de Declaração de Optante do Simples - COSIT nº 61/2020;
3.	Indicadores de Gestão das Contratações;
4.	PAC 2021 - fase de finalização.

3) Participantes

MEMBROS EFETIVOS	Unidade Administrativa	Assinatura	
1.	Andréa Carla G. Toscano Campos	SAOF	

2.	Glauber Raniere Alves	COFIN	

3.	Hermann Prudente Dória	COLIC 	

4.	Lígia Rogéria Maniçoba Ferreira	COADI	

GESTORES E SERVIDORES PRESENTES	Unidade Administrativa	
Zeneide Lobato Reis da Silva	GAPSAOF	
Maria Betânia Medeiros de Andrade	GAPSAOF	

4) Discussão da pauta
Nº	Descrição 	Responsável	
1	A Secretária da SAOF abriu a reunião, abordando o Plano de Retomada Gradual do Trabalho Presencial elaborado por um grupo de servidores da JE/RN, do qual faz parte. O referido Plano foi apresentado pela Secretária de Gestão de Pessoas em reunião virtual que contou com a participação de integrantes de diversas áreas da Administração e de outros convidados, como o Presidente da Associação dos Magistrados - Herval Sampaio, o Juiz Bruno Montenegro - Presidente do Comitê de Priorização do Primeiro Grau, a juíza Adriana Magalhães - Presidente do Comitê de Atenção à Saúde de Magistrados e Servidores, além do servidor João Milton, representando as Zonas Eleitorais e o representante da Comissão de Transição, Rafael Bezerra e Yvette Maia. O Desembargador-Presidente opinou pelo não retorno dos servidores ao trabalho presencial no mês de agosto, após manifestação dos participantes convidados.	Andréa Campos	
2	Diante da necessidade da adoção de várias providências no âmbito do Tribunal, conforme estabelecido na matriz de responsabilidade do Plano de Retomada elaborado pelo GT (ainda pendente de aprovação pela Corte), a Secretária da SAOF listou, pontualmente, as ações de responsabilidade das suas unidades:
●	Aquisição de máscaras de tecido para magistrados, servidores e estagiários quando do retorno do trabalho presencial - responsabilidade - SEMAT - Pelo levantamento prévio da COLIC, a máscara de tecido gira em torno de R$ 3,00 (três reais). Em razão do alto custo com o primeiro levantamento de necessidades, o grupo responsável refez os cálculos, reduzindo os quantitativos. O DOD da aquisição já foi protocolado pela SEMAT/COLIC (PAE 6055/2020);
●	Disponibilização de sabonete líquido, papel toalha e lixeira de pedal nos lavatórios do Tribunal e ZEs - responsabilidade SECOP - será verificada pela COADI a questão da lixeira com pedal;
●	Instalação de dispenseres - responsabilidade SENGE - já foram distribuídos em algumas unidades e há rota de instalação prevista para adoção dessa providência nas ZEs;
●	Atuar junto às empresas terceirizadas para disponibilização de EPI’s - responsabilidade SECOP - as empresas foram cientificadas da questão por meio de mensagem eletrônica do GAPSAOF;
●	Aquisição de anteparos de acrílicos - responsabilidade SAOF - já há processo em tramitação (PAE 2769/2020) e está, atualmente, na SAMS para ajuste de documentação de planejamento. Essa aquisição é fundamental para a retomada do trabalho presencial e o posicionamento do Desembargador-Presidente é no sentido de autorizar  o retorno dos servidores, magistrados e colaboradores quando da disponibilização/instalação do material nos setores;
●	Elaboração de protocolos específicos para a SAMS e equipe de limpeza - responsabilidade da SECOP e SAMS (já providenciado pela unidade na SEDE). A Secretária da SAOF solicitou à COADI que atuasse no encaminhamento desses protocolos para as empresas terceirizadas que atuam nos cartórios do interior, reforçando as medidas propostas;
●	Definir a capacidade máxima de ocupação por pessoas simultaneamente em cada ambiente - Já providenciado pela SENGE/COADI, de acordo com informação do servidor Artur;
●	Definir fluxo de circulação de público externo no Fórum da Capital e Sede - A Secretária da SAOF solicitou à COADI que verificasse se já foi providenciado pela SENGE;
●	Distribuir os trabalhadores terceirizados - responsabilidade dos fiscais de contratos - Ficou definido que o  GAPSAOF minutará expediente contendo orientação aos fiscais de contratos, com o auxílio da SEGEC/COLIC;
●	Manter os vidros abertos nos veículos do TRE, com mais de 01 passageiro presente - um dos pontos bastante discutido no grupo de trabalho foi a limitação de viagens com apenas 01 servidor por veículo,  em razão do alto custo com viagens com apenas um servidor. A solução foi treinar os motoristas e supervisores para fazerem a higienização adequada nos veículos, devendo ser reforçada essa orientação;
●	Realizar marcações de distanciamento no piso - responsabilidade - SENGE - já providenciada pela unidade;
●	Realizar alterações de layout das unidades quando possível - responsabilidade SENGE - O posicionamento da Secretária da SAOF foi no sentido de realização de rodízio entre os servidores, com parte atuando de forma remota, nos casos de espaço físico insuficiente para todos os servidores, ao invés de divisão da equipe em dois turnos. Uma das sugestões lançadas nas reuniões do GT, é que o servidor, que pertence ao grupo de risco ou coabita com alguém nessas condições deveria protocolar um requerimento no PAE solicitando a permanência dele em trabalho remoto. Essa questão ainda não foi fechada, devendo a Administração decidir posteriormente;
●	Definir e efetuar a desativação de assentos na espera do atendimento na SAMS, plateias do Plenário e do Auditório, com distanciamento de 2 metros - responsabilidade SENGE - a COADI vai verificar com a unidade;
●	Proceder rotas de instalação de dispenseres de álcool-gel nas ZEs - já providenciada pela SENGE;
●	Higienizar sempre as superfícies dos ambientes de trabalho - responsabilidade SECOP;
●	Higienizar banheiros, portas giratórias e elevadores com álcool a 70% a cada hora - responsabilidade SECOP;
●	Lavar bebedouros a cada dois dias e higienizar as partes de contato a cada hora no turno de expediente - responsabilidade SECOP;
●	Higienizar diariamente pisos, paredes, forro de banheiro, refeitórios e vestiários - responsabilidade SECOP;
●	Disponibilizar tapetes com solução de hipoclorito para higienização de calçados nas entradas dos prédios - responsabilidade SECOP (A Chefe do GAPSAOF sugeriu que fosse estudada a melhor opção para esse tipo de higienização, de forma a minimizar os riscos de queda nos tapetes);
●	Higienizar com álcool a 70% os veículos funcionais - responsabilidade SECOP;
●	Realizar revisão geral em todas as centrais de ar, com vistas ao bom funcionamento e higienização da circulação do ar climatizado - responsabilidade SENGE.	Todos	
3	A Secretária da SAOF solicitou à Coordenadora da COADI que verifique com suas unidades todas as medidas listadas no plano de retomada para adoção das providências pendentes.	Lígia Maniçoba	
4	O Coordenador da COFIN questionou até quando o TRE vai aguardar a sinalização do TSE em relação aos quantitativos de EPI’s que serão disponibilizados aos Regionais, uma vez que o valor identificado pelo grupo de trabalho que fez o levantamento é bastante alto, não havendo, no momento, sobras orçamentárias disponíveis para tal aquisição. A Secretária da SAOF informou que os Regionais ainda aguardam definição por parte do Tribunal Superior. 	Glauber Alves	
5	Dando continuidade aos itens da pauta, o Coordenador da COFIN explanou sobre a necessidade de apresentação de Declaração de Optante do Simples - COSIT nº 61/2020. De acordo com a nova orientação recebida pela SECON durante uma capacitação, a declaração de Optante do Simples somente pode ser dispensada de apresentação pelas contratadas na fase de pagamento e substituída pela cópia de consulta no Portal do Simples Nacional, se tiver sido apresentada na fase anterior. Nos casos em que não houver essa apresentação da declaração, o TRE/RN deverá recolher os tributos devidos. Dessa forma, faz-se necessário uma decisão por parte da Administração para esses casos. A sugestão da COFIN é que a declaração seja apresentada com assinatura digital do representante da contratada e que todos os fiscais de contratos e unidades demandantes sejam cientificados dessa necessidade por meio de comunicado da SAOF.
A Chefe do GAPSAOF sugeriu que a SAOF aguardasse manifestação da AJDG para a tomada de decisão em relação aos processos que já estão em tramitação, antes de expedir o referido comunicado. Após deliberação, ficou definido que os processos serão devolvidos pela COFIN para o GAPSAOF, visando ao envio às UGRs para juntada da declaração da contratada, enquanto se aguarda o opinamento da AJDG e a decisão da Diretoria-Geral.	Glauber Alves	
6	A Secretária da SAOF solicitou à COADI, a pedido da COFIN, que as unidades SECOP e SENGE preenchessem a planilha enviada relativa ao SIGEPRO 2021 e enviassem o arquivo para a SEPOF.	Andréa Campos	
7	Passando ao terceiro item da pauta, o Coordenador da COLIC abordou a os dados dos Indicadores de Gestão das Contratações, repassadas para a AGE:
●	IA40 - quesitos do questionário de Governança. Das 30 (trinta) questões são necessárias que mais 5 (cinco) sejam atendidas para cumprimento da meta pelo TRE;
●	IA41 de contratações - a meta estabelecida para 2020 é atingir o percentual de 65% para a conclusão das contratações no prazo planejado nos PACs. Há, no PAC Ordinário 2020, 59 (cinquenta e nove) contratações para serem monitoradas ao longo do exercício. Desse total, 27 (vinte e sete) já estão com prazo previsto de conclusão encerrado. Dessas 27 (vinte e sete), o prazo de contratação foi cumprido por 51% delas, o que está abaixo da meta estabelecida. No PAC Eleições 2020, o percentual atingido foi de 58,8%. Em razão disso, para atingimento da meta em 2020, o Coordenador da COLIC alertou que é necessário que as contratações previstas para conclusão no segundo semestre sejam finalizadas no prazo.	Hermann Dória	
8	No tocante ao último item da pauta, o Coordenador da COLIC apresentou a versão inicial do PAC 2021, que contém algumas pendências a serem sanadas para finalização, uma vez que há contratações cujos valores estão divergentes daqueles lançados no SIGEPRO 2021. Nesse sentido, foram discutidas algumas opções para ajuste dos dados no Plano.
Um dos pontos tratados diz respeito à decisão de inclusão ou não, no PAC Ordinário 2021, de demandas relativas à contratação de serviços para revisão dos veículos da frota do Tribunal que estão em garantia. A Chefe do GAPSAOF opinou pela inclusão desse tipo de demanda, uma vez que outras aquisições,  apesar de se enquadrarem na condição de inexigibilidade de licitação, fazem parte do Plano, a exemplo da contratação de empresa para a publicação de notícias relativas às licitações, como extratos e outros. A Secretária da SAOF também aventou a possibilidade de inclusão dessas demandas reunindo-se as necessidades por cada concessionária de veículos, uma vez que as revisões somente podem ser realizadas nas referidas empresas.
Restou deliberado que será estudado pela COLIC e COADI, juntamente com a SETRAN/COADI, a melhor forma de inserção dos dados relativos à revisão de veículos em garantia no PAC 2021. Além disso, a COADI vai verificar com a SETRAN se os valores para essas aquisições foram devidamente lançados no SIGEPRO 2021.
Ao final, ficou acordado que a COLIC enviará à COADI a planilha do PAC 2021 para que a Coordenadora verifique, com as suas unidades, os valores que apresentaram divergências. Após o retorno das informações, a COLIC revisará os dados lançados e, havendo necessidade, os responsáveis pelas UGRs serão convidados para participarem de reunião com a COLIC, SAOF e GAPSAOF objetivando dirimir as dúvidas que ainda existam, bem como avaliar os prazos propostos (finalização da contratação, entrega de DOD e de TR), de forma a evitar o não atingimento da meta do Indicador de Gestão das Contratações.	Hermann Dória	

5) Pendências e Decisões 
Nº	Descrição 	Data	Responsável	
1	Enviar à COADI a planilha da versão inicial do PAC Ordinário 2021 para verificação dos dados divergentes	07.08.2020	Hermann Dória	
2	Verificar com suas unidades todas as medidas listadas no plano de retomada para adoção das providências pertinentes	12.08.2020	Lígia Maniçoba	
3	Analisar junto às UGRs a possibilidade de liberação de recursos para custear as despesas com aquisição de EPI’s, diante do alto valor estimado (PAE 6055/2020)	15.08.2020	Andréa Campos	

6) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	
05.08.2020	

Maria Betânia Medeiros de Andrade