1) Identificação da reunião

Data	Horário	Local	Coordenador(a) da reunião	
11.03.2021	Início:
14h15min	Término:
16h	Videoconferência	Simone Maria de Oliveira Soares Mello	

2) Objetivo

4ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações em 2021, para deliberar sobre os seguintes assuntos:

1) Plano de Ação da SAOF 2021;
2) Diretriz DG e SAOF/TSE, adiantar processos de contratações (SRP) das eleições 2022;
3) Definição do calendário reuniões administrativas com unidades da SAOF;
4) Tratar das providências sugeridas nos itens 15 a 17 do Parecer nº 360/2020-APRES (PAE 2957/2012);
5) Recorrência de pedidos de indenização.

3) Participantes

Membros Efetivos	Unidade Administrativa	Assinatura	
Simone Maria de Oliveira Soares Mello	SAOF	

Glauber Raniere Alves	COFIN	

Hermann Prudente Dória	COLIC 	

Lílian Almeida e Albuquerque Melo	COADI	

4) Discussão da pauta

Nº	Descrição 	Responsável	
1	A Secretária da SAOF abriu a reunião e ressaltou a importância desses encontros para a discussão de assuntos, bem como para a troca de experiência no intuito das melhorias do trabalho. Em seguida, deu início à discussão dos assuntos em pauta.
	Simone	
2	Plano de Ação da SAOF 2021:

Simone explicou que o Plano de Ação da SAOF 2021 está sendo finalizado e será encaminhado à AGE, até no máximo a próxima segunda-feira. Neste sentido, para dar efetividade às ações planejadas, faz-se necessário que as unidades se apropriem do referido documento e iniciem as devidas medidas que lhe são pertinentes.

Explicou, ainda, ser importante ouvi-las e que pretende aproveitar as reuniões administrativas setoriais que serão agendadas (item 3 da pauta) para tratar com as unidades não somente sobre as boas práticas, sugestões e dificuldades enfrentadas, como também sobre o Plano de Ação e a importância do cumprimento dos prazos das contatações previstas no PAC2021. 

Assim, marcará as reuniões a partir do fim do mês de março para que, até lá, os coordenadores possam se reunir com as unidades subordinadas a fim de que as reuniões com a Secretária sejam mais produtivas e as ações insertas no plano de ação sejam previamente repassadas às unidades.

Que nas reuniões setoriais serão tratados vários assuntos e que será uma oportunidade para ouvir as unidades sobre eventuais sugestões gerais que envolvem as atividades de cada unidade. Que necessita do feedback dos chefes de seção de eventuais melhorias que possam ser implementadas no âmbito de suas unidades, como também escutar e reforçar a necessidade de cumprimento das solicitações dirigidas às unidades.

Glauber lembrou que, inclusive, há uma demanda da SECON sobre sistema de Suprimento de Fundos, de grande impacto nas atividades da SECON.

Simone informou que a demanda encontra-se no plano de ação da COSIS e sugeriu que, aquilo que não depender exclusivamente da SAOF, a unidade interessada deve acompanhar, a exemplo do cronograma previsto no plano de ação da TI e, havendo eventual atraso no andamento das providências relativas ao referido sistema, informar à SAOF para que possa buscar intervir de alguma forma para o atendimento da demanda. 

Deliberação: os Coordenadores, tão logo recebam o Plano de Ação 2021, irão se reunir com suas unidades para elaborar cronograma interno com vistas ao atendimento das demandas previstas no Plano de Ação da SAOF 2021.
	
Simone

Glauber	
3	
Pedido de pagamento de despesas por indenização/ressarcimento:

Simone disse que não é admissível que pedido de indenização/ressarcimento ocorra de forma recorrente, como no caso do contrato de lavanderia. Que a unidade deve melhorar os estudos, as providências e os prazos para a contratação desse serviço em tempo hábil, evitando esse tipo de situação.

Explicitou que, em regra, a administração pública é obrigada a licitar. Em casos pontuais, previstos em lei, é admissível a dispensa e inexigibilidade de licitação. Demonstrou ainda que, excepcionalmente, poderá ser utilizado suprimento de fundos. A aquisição direta do material ou serviço por servidor, com seu próprio dinheiro, e posterior pedido de ressarcimento, é medida que deve ser evitada ao máximo, impondo-se somente em situações excepcionalíssimas. Não pode a unidade recorrentemente utilizar essa forma de contratação. 

Deliberação: a Secretária irá registrar em despacho, no PAE nº 2243/2021, que a fiscal, bem assim a chefia da unidade (SECOP/COADI) e coordenadoria respectiva, deverão se abster de utilizar essa prática devendo adotar providências no sentido de melhorias no planejamento da referida contratação (lavagem de togas).
	Simone	
3	Diretriz DG e SAOF/TSE, adiantar processos de contratações (SRP) das Eleições 2022:

A Secretária esclareceu, mais a título de informação, que em reunião dos SAOFs, foi orientado pelo DG do TSE, Rui Moreira e pela Secretária de Administração, Adaíres, que tudo que puder ser adquiridos para as Eleições 2022, deverá ser por registro de preços, com início e término das contratações ainda este ano.

Hermann disse que entende a preocupação do TSE, mas não acha a ideia boa neste momento, considerando a impossibilidade de realinhamento de preços nos casos de ARP. Que acredita ser melhor adiar as contratações para o próximo ano. Que o TRE/RN não tem problemas com material para Eleições, exceto impressos, geralmente por ocorrer demora no envio da arte pelo TSE. Que se o TRE começasse o planejamento em fevereiro/2022, ainda restariam 7 meses para a conclusão, tempo mais que suficiente.

Simone afirmou que TSE ainda irá informar com antecedência as contratações realizadas pelo referido Tribunal Superior, a fim de que os Regionais se habilitem como órgãos aderentes, de forma a não haver dúvida se a licitação de determinado bem ou serviço será de responsabilidade do TSE ou do Regional.

Deliberação: aguardar novas orientações do TSE.
	Simone

Hermann
	
4	Definição do calendário reuniões administrativas com unidades da SAOF:

Simone explicou aos Coordenadores que, conforme dito acima, irá se reunir com as unidades, tão logo elas tomem conhecimento do Plano de Ação 2021.

Hermann pediu para que as reuniões com as unidades subordinadas à COLIC sejam, preferencialmente, às segundas e quintas em razão de nos demais dias ter reuniões pré agendadas com os integrantes do GT que trata da revisão da Portaria nº 104/2014- DG

Lílian solicitou que não agendasse reunião nas quintas-feiras tendo em vista que têm reuniões fixas com a SENGE nesse dia da semana.

Glauber informou total disponibilidade, exceto no período de 15 a 22 de cada mês em razão do maior volume de atividades das unidades subordinadas relativas às folhas de pagamento de pessoal.

Deliberação: agendar reuniões, de acordo com as sugestões acima. 
	Simone

Glauber	
5	Tratar das providências sugeridas nos itens 15 a 17 do Parecer nº 360/2020-APRES (PAE 2957/2012):
Simone explicou do que trata o PAE nº 2957/2012, que em resumo é sobre inconsistências nos registros contábeis sobre a contabilização de bens imóveis entre o SPIUNET e o SIAFI. Que o parecer da APRES no referido processo sugere que a SAOF adote um fluxo do processo para manter as informações sincronizadas.

Simone lembrou que tramita o PAE 770/2021 em que sugeriu a criação de GT para estudar um fluxo de trabalho adotado no TRE/PR sobre avaliação de imóveis, composto por membros da COADI, COLIC e COFIN, inclusive os coordenadores, e que entende que esse grupo poderia também providenciar o fluxo do processo.
Explicou sobre o que foi proposto nesse processo citado, que iniciou como uma demanda de contratação de serviços para avaliação de imóveis, no qual foi feita uma pesquisa em outros Tribunais e se verificou que vários deles adotam soluções diversas. Que o TRE/PR tem essa atividade mapeada e que lançou sugestão à Diretoria-Geral para que fosse criado um GT no âmbito deste Tribunal responsável pelo mapeamento.
Hermann explicou que a SEPAT apenas lança os valores pelos avaliadores. Que existem outras questões sobre depreciação, mas não tem certeza se a SEPAT atua nessa tarefa. Que a proposta apresentada no PAE 770/2021 atenderia essa solicitação.

Deliberação: ao despachar o PAE 2957/2012, será feita referência ao PAE 770/2021 no sentido de que o(a) Coordenador(a) do GT inclua essa demanda nos estudos, a fim de que seja analisado pelo GT não apenas o fluxo do TRE/PR, mas também essa modelagem solicitada pela APRES.	

Simone

Hermann	
	Pauta Extra		
6	Conhecimento das deliberações do COGEO pelas UGRs
Simone aproveitou o encontro para tratar de um assunto muito pertinente trazido pelo Chefe da SEPOF quanto às deliberações tomadas no COGEO que precisam ser repassadas às unidades interessadas.
Os Coordenadores concordam que realmente as deliberações não chegam às unidades interessadas no tempo adequado, principalmente quando se trata de uma providência complexa ou urgente.
Deliberação: o GAPSAOF irá disponibilizar as atas de reuniões tão logo seja assinada pela Secretária, independente das assinaturas dos demais participantes, a fim de que as unidades interessadas possam dar andamento às providências que lhe são pertinentes, com a ressalva de que eventual alteração na ata será informada.	

Todos

	
7	Acompanhamento da execução orçamentária
Simone trouxe para discussão sugestão repassada à Diretora-Geral para que, a exemplo do ano passado, as unidades fossem instadas a já levantar eventuais sobras em razão do novo cenário de agravamento da pandemia (energia, diárias, passagens, gravação de sessões plenárias etc), ainda que não estejamos com o orçamento aprovado, com o objetivo de, havendo contingenciamento, a administração já ter um panorama de onde cortar os recursos ou, em não havendo cortes, ter ciência das sobras para providenciar rapidamente os remanejamentos devidos, com vistas a otimizar a execução orçamentária.
Deliberação: a COFIN irá providenciar consulta às UGRs para que indiquem eventuais sobras, esclarecendo que não seriam uma liberação de recursos necessariamente, apensa uma indicação para, de forma antecipada, gerenciar eventuais riscos na execução do orçamento.	Simone	
8	Dada a palavra aos Coordenadores para apresentarem eventuais assuntos a serem tratados, a Coordenadora da COADI comunicou que entrou em contato com a SENGE sobre a sugestão de deixar somente um elevador de cada lado do andar funcionando, mas que ela recebeu informação da unidade técnica de que essa opção não é viável porque, a exemplo do ocorreu no ano passado, em que os elevadores passaram muito tempo parados, houve problemas nas placas e e de lubrificação. 	Lílian	

5) Pendências
Nº	Descrição 	Data (até)	Responsável	
1	GAPSAOF repassar Plano de Ação da SAOF 2021 aos coordenadores para que se reúnam com as unidades subordinadas dando conhecimento acerca das atividades e prazos.	15.03.2021	GAPSAOF
	
2	COADI, em conjunto com a SECOP, analisar o planejamento da contratação de lavagem de togas em face da recorrência relativa ao ressarcimento de despesa em função da ausência de contrato vigente.	17.03.2021	Lílian

3	Estabelecer cronograma de reuniões administrativas virtuais com todas as unidades da SAOF, a partir de 24/03/2021, dando prévio conhecimento da agenda aos coordenadores.	17.03.2021	GAPSAOF
	
4	Consultar às UGRs para levantamento de eventuais sobras orçamentárias em razão das restrições impostas pelo contexto atual de pandemia e extensão do trabalho remoto.	15.03.2021	Glauber	

6) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	
11.03.2021

Zeneide Lobato Reis da Silva