1) Identificação da reunião

Data	Horário	Local	Coordenador(a) da reunião	
22.03.2021	Início:
13h30min	Término:
15h40min	Videoconferência	Simone Maria de Oliveira Soares Mello	

2) Objetivo

5ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações em 2021, para deliberar sobre o Ciclo de reuniões com as unidades administrativas da SAOF, que tem relação com os seguintes assuntos:

1. Sugestão de melhorias para as Unidades
2. Reuniões periódicas Coordenadores e Unidades – Encaminhamento de sugestões à apreciação do COGEST
3. Final do exercício financeiro x Estratégias para gozo do recesso forense
4. Cronograma interno para cumprimento do Plano de Ação – 2021 (anexo 1)
5. Questionários “Perfil de Governança do TCU”- (anexo 2)
6. Modelagem de processos - Identificar 03 processo crítico de cada unidade - modelagem com apoio do GAPSAOF e estagiários, melhoria no referido processo de trabalho.
7. Auditorias em andamento – Recomendações – Listar os PAEs

3) Participantes

Membros Efetivos	Unidade Administrativa	Assinatura	
Simone Maria de Oliveira Soares Mello	SAOF	

Glauber Raniere Alves	COFIN	

Hermann Prudente Dória	COLIC 	

Lílian Almeida e Albuquerque Melo	COADI	

4) Convidados

Membros Efetivos	Unidade Administrativa	
Maria Betânia Medeiros de Andrade	GAPSAOF	
Laercir Vale de Oliveira Medeiros	GAPSAOF	

5) Discussão da pauta

Nº	Descrição 	Responsável	
1	A Secretária da SAOF iniciou a reunião, explicando que em razão de suas férias marcadas para o período de 24 a 30 de março, foi necessário antecipar o encontro quinzenal do CoGetContratações, a fim de repassar informações importantes e ouvir os Coordenadores sobre o ciclo de reuniões com as unidades e sobre outros assuntos importantes que precisam ser programados.

Passou a palavra a Glauber, Coordenador da COFIN, para depois retomar a pauta. Antes, repassou a agenda de compromissos ao seu substituto legal, Hermann, para que lhe represente nos encontros durante as férias.
	Simone	
2	Glauber externou sua preocupação em relação ao prazo para envio das informações orçamentárias ao TSE, conforme discutido no último COGEO, ainda pendente de confirmação sobre a demanda do NSPRES (inclusão ou não de armamento letal e não letal na PO2022).

Simone se comprometeu em falar com Cel. Brito, representante do NSPRES, a fim de buscar uma resposta sobre essa pendência registrada na última reunião do COGEO.

Glauber externou preocupação com o pagamento de mesários pendentes em razão do grande volume e o tempo para operacionalizar os pagamentos. 

A Secretária/SAOF disse que pensou em um primeiro momento fazer o pagamento de quem possui conta bancária e também realizar um encontro com as chefias de cartório para orientar sobre os pagamentos daqueles que não possuem conta bancária que, segundo a relação extraída do sistema SAE, é a maioria. 

Glauber também questionou sobre os recursos para pagamento de mesários. Disse que em situação anterior, o TSE repassou verbas de pleitos, mas este ano não sabe ainda se o TRE/RN vai solicitar ou se vai atender na ação 20GP.

Simone esclareceu que, na sua opinião, o melhor caminho é levantar os valores necessários e solicitar ao TSE orçamento de pleitos. Em caso de negativa, utilizaria-se o recurso ordinário.

Com relação à entrega dos cartões de pagamento que estão sendo providenciados para servidores de algumas Zonas Eleitorais do interior do Estado, indagou se poderia ser via Correios. Sugeriu consultar a fiscal do Contrato da ECT para verificar se é possível a remessa desse tipo de encomenda via Correios.

Simone acha prudente consultar o portador para indicar o endereço onde deseja receber o CPGF porque nem todos os cartórios estão funcionando presencialmente.

Deliberação: 
a) consultar Cel. Brito sobre a pendência da reunião do COGEO passada;
b) agendar reunião extraordinária do COGEO;
c) consultar a fiscal do contrato da ECT para ver a possibilidade de  envio dos CPGF aos portadores das ZEs.
	Glauber

Simone

	
3	Hermann (COLIC) lembrou que assim que ficar definida a PO2022, será necessários inciar o PAC 2022.

Simone disse que o Plano de Ação da COSIS, relativo às demandas de TIC, está com o cronograma atrasado, inclusive com relação à ferramenta para a automatização das fases de planejamento e seleção do fornecedor (Workflow) e conexão da elaboração da Proposta Orçamentária com o Plano Anual de Contratações. Sugeriu que o Coordenador entre em contato com a unidade técnica para acompanhamento e para instar à COSIS a realização de reunião inicial do projeto.
	Hermann

Simone	
4	No que concerne ao ciclo de reuniões com as unidades da SAOF, explicou que finalizou um planejamento, contendo consulta às unidades, discussão e análise de dados, além de orientações e apoio no que for possível. Pretende aproveitar os encontros para incentivar as unidades a se preocuparem mais com a questão do planejamento, atividade essencial, mas geralmente engolida pelas rotinas de trabalho.

Apresentou um calendário, mas por questões de incompatibilidade em algumas datas, esse calendário de reuniões será refeito e apresentado aos Coordenadores, ficando desde já definido que as reuniões terão início a partir do dia 05/04/2021.

Lembrou que já conversou com os Coordenadores sobre a necessidade de se reunir previamente com suas unidades e adotar uma rotina de  reuniões internas periódicas com suas Seções. Que inicialmente vai ser um trabalho a mais, mas depois terá um ganho para toda a Secretaria.

Betânia apresentou a pauta da reunião, conforme item 2 desta ata. 

Simone explicou que a intenção é que os Coordenadores possam se apropriar, apresentar sugestões e atuar junto às suas unidades, a fim de colher as informações pertinentes para que os encontros agendados sejam mais produtivos. 

Fez uma explanação objetiva sobre os assuntos e esclareceu que os itens 1 (sugestões de melhorias), 3 (final do exercício), 6 (modelagem de processos críticos) e 7 (auditorias) serão objeto de consulta via formulário eletrônico, ora apresentado. 

Para a modelagem de processos, a ideia é iniciar esse trabalho de forma tranquila, até porque nem todos detém o conhecimento necessário sobre a ferramenta Bizagi. Nesse primeiro momento, será solicitado apenas que as unidades reportem três processos críticos, sendo necessário ainda discutir e, se for o caso, contar com a ajuda do Escritório de Processos e do GAPSAOF. 

Sobre os processos de auditoria, verificou a necessidade de maior controle sobre esses processos, notadamente quanto às recomendações / orientações da AUDI e os prazos estipulados. Que o GAPSAOF faz um controle superficial em relação a alguns prazos, mas é necessário que a unidade realize um efetivo controle e cumpra as recomendações dentro dos prazos. Neste sentido, as unidades serão consultadas e deverão informar os PAEs e demandas de auditorias relacionadas às suas áreas de atuação.

Glauber questionou a data indicada no formulário Google para resposta das unidades (05/04) em razão de que estará com duas chefias afastadas no início de abril. Diante desse fato, sugeriu que fosse  alterada para 07/04, tendo obtido concordância.

Com relação aos itens 4 e 5 (Plano de Ação da SAOF 2021 e Questionário de Governança do TCU), explicou que os Coordenadores precisarão apresentar um planejamento sobre as ações a serem desenvolvidas, visando dar cumprimento ao PA 2021 SAOF e aprimorar a Governança nos termos do Questionário do TCU, naquilo que for pertinente, observando que muitas das ações propostas no Plano de Ação têm relação com o citado questionário e com os planos institucionais. Neste sentido, será compartilhada uma planilha elaborada pelo GAPSAOF (Monitoramento - ações do Plano de Ação 2021 x Questionário do TCU) para que os Coordenadores alimentem com as informações sobre as ações desenvolvidas e cronograma de atividades planejadas.

Ressaltou a importância de levar em consideração o que está registrado nas colunas “referência” e “resultado 2018”. Que é importante demonstrar as evidências, exigência do Questionário de Governança, e que muitos quesitos não estavam previstos em 2018, sobretudo na área de orçamento.

Passando a palavra aos Coordenadores para manifestação, Hermann disse que da parte dele, está tranquilo.

Glauber disse que com relação à parte da COFIN, vai dar uma olhada e ver o que tem de novidade para se planejar com as unidades e perguntou se essa planilha será objeto das reuniões com as unidades, ao que a SAOF explicou que sim, mas a título de conhecimento. Que os Coordenadores devem ir construindo um cronograma, alimentando a planilha e trazer para as reuniões do COGEST, a fim que a SAOF possa se inteirar e agir naquilo que se fizer necessário. Que durante as reuniões do COGEST essas planilhas serão analisadas, passando integrar a pauta das reuniões de forma permanente, até a conclusão das atividades ou até o final do ano. Que não deseja propor um Plano de Ação e ao final do ano não ser cumprido, não sendo a pandemia motivo para a sua inexecução. Que a SAOF está tentando dar um caminho a ser seguido com o objetivo se buscar a efetividade e um bom resultado.

Por fim, em relação ao item 2 (reuniões periódicas Coordenadores e Unidades – Encaminhamento de sugestões à apreciação do COGEST), esse item já foi suprido com o que foi sugerido acima quanto à necessidade de se adotar uma rotina de reuniões periódicas internas com as unidades.

Deliberação: 
a) alterar a data do formulário eletrônico e disponibilizar ainda hoje para as unidades;
b) compartilhar a planilha “Monitoramento - ações do Plano de Ação 2021 x Questionário do TCU” para os Coordenadores iniciarem a discussão com suas unidades e o seu planejamento.
c) incluir como pauta permanente do COGEST a planilha acima citada;
d) refazer o calendário de reuniões administrativas, com início a partir de 05/04, observadas as sugestões já manifestadas pelos Coordenadores em relação aos melhores dias.
	Simone

Betânia

Hermann

Glauber

	
5	Por fim, os Coordenadores manifestaram dificuldade em compilar e compartilhar os relatórios de atividade remota de suas unidades subordinadas e perguntaram se não haveria uma forma de facilitar esse compartilhamento de informações.
Simone pediu para a sua Chefe de Gabinete explicar a logística adotada pela SGP, mas essa também não se apresentou totalmente viável.

Após algumas discussões sobre alternativas, ficou acordado que os coordenadores irão solicitar a criação de pasta no drive da respectiva Coordenadoria e criar a subpasta com os relatórios de atividades das unidades, pasta essa que será compartilhada com a SAOF e com o GAPSAOF.

Deliberação: abrir chamados no Atendimento STIE, solicitando à SRI a criação das pastas nos drives de cada Coordenadoria. Por sua vez, o GAPSAOF irá compartilhar modelo de planilha para que cada Coordenador crie suas subpastas em seus drives e compartilhem com a SAOF e GAPSAOF, apenas para consulta.

Todos

	

6) Pendências
Nº	Descrição 	Data (até)	Responsável	
1	Consultar Cel. Brito sobre a pendência da reunião do COGEO passada	23.03.2021	Simone
	
2	Consultar a fiscal do contrato da ECT para ver a possibilidade de envio dos CPGF aos portadores das ZEs.	26.03.2021	GAPSAOF
	
3	Alterar a data do formulário eletrônico e disponibilizar ainda hoje para as unidades em forma de consulta.	22.03.2021	GAPSAOF	
4	Compartilhar a planilha “Monitoramento - ações do Plano de Ação 2021 x Questionário do TCU” para os Coordenadores iniciarem a discussão com suas unidades e iniciar o seu planejamento.	22.03.2021	GAPSAOF	
5	Incluir como pauta permanente do COGEST a planilha sobre Plano de Ação e Questionário TCU.	23.03.2021	GAPSAOF	
6	Refazer o calendário de reuniões administrativas,  observadas as sugestões já manifestadas pelos Coordenadores em relação aos melhores dias.	23.03.2021	GAPSAOF	
7	Abrir chamados no Atendimento STIE, solicitando à SRI a criação de pastas nos drives de cada Coordenadoria. 	24.03.2021	COLIC

COFIN

COADI	
8	
Compartilhar modelo de planilha para que cada Coordenador crie suas subpastas em seus drives e compartilhem com a SAOF e GAPSAOF, apenas para consulta.	22.03.2021	GAPSAOF	

6) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	
22.03.2021

Zeneide Lobato Reis da Silva