1) Identificação da reunião

Data	Horário	Local	Coordenadora da reunião	
15.07.2021	Início:
13h30	Término:
16h	Videoconferência	Simone Maria de Oliveira Soares Mello	

2) Objetivo

9ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações em 2021, para deliberar sobre:

1. Plano de Ação da SAOF – desdobramento e cronograma das ações
2. Fluxo das decisões do COGEST/COGEO
3. Cronograma final do exercício
4. Auditorias  - Recomendação dirigidas à SAOF – Análise das recomendações atendidas – Informação à AUDI
5. Matriz – Criticidade dos Processo da Cadeia de Valor
6. Planilha AGE sobre atualização das demandas do Plano de Ação / Plano de Gestão
7. Outros assuntos de interesse das coordenadorias

3) Participantes

Membros Efetivos	Unidade Administrativa	Assinatura	
Simone Maria de Oliveira Soares Mello	SAOF	

Glauber Raniere Alves	COFIN	

Hermann Prudente Dória	COLIC	

Lílian Almeida e Albuquerque Melo	COADI	

Servidor(es) Convidado(s) e Servidora(s) Convidada(s)	Unidade Administrativa	
Maria Betânia Medeiros de Andrade	GAPSAOF	

4) Discussão da pauta
Nº	Descrição 	Responsável	
1	A Secretária da SAOF abriu a reunião esclarecendo que serão abordados os assuntos que não puderam ser discutidos no encontro anterior e, ainda, outros temas que surgiram durante o decorrer desta semana. Ficou acordado que a próxima reunião do COGEST deverá ser realizada daqui a três semanas e, após, voltará a ser com periodicidade quinzenal.	Simone Mello	
2	Plano de Ação da SAOF – desdobramento e cronograma das ações
Foi apresentado o quadro elaborado em conjunto com o GAPSAOF, que pode servir de base. 
•	COLIC - Hermann explanou sobre as ações que já estão sendo adotadas pelas suas unidades, em especial às relacionadas à política de estoque e à revisão da Portaria GP nº 104/2014. Ressaltou, ainda, que o trabalho do grupo responsável pela gestão e fiscalização de contratos tem desdobramentos que ainda estão sendo discutidos e tratados pelo referido grupo, em função da sua complexidade. No tocante à gestão de riscos ainda não foi possível dar andamento, em razão do alto volume de demandas na COLIC e unidades subordinadas;
•	COFIN - Glauber explicou que em relação ao tema suprimento de fundos existe PAE em tramitação tratando de uma capacitação, provavelmente a ser realizada no último trimestre/2021. No tocante ao sistema que está sendo desenvolvido pela STIE, também relativo ao controle de suprimento de fundos, a área de desenvolvimento está estudando para identificar a possibilidade de comunicação com outros sistemas (como o SIAFI), para fins de identificação da viabilidade de implementação. No que se refere ao processo "Planejamento e gestão orçamentária do TRE", Glauber ponderou que a norma passada foi criada a partir de um GT e que a COFIN pretende baser-se na norma atualmente vigente no TSE. Simone ponderou que deve ser avaliada a envergadura do escopo do trabalho pela coordenadoria. Ficou acordado que Simone acompanhará as reuniões com a COFIN sobre o assunto, não devendo ser criado, inicialmente, grupo de trabalho para tratar dos possíveis ajustes. Glauber solicitou, ainda, que fosse encaminhado aos coordenadores a planilha final do questionário de governança do TCU-2021.
•	COADI - Lílian pontuou as ações sob a sua responsabilidade, ressaltando que algumas já estão em andamento. Simone reforçou a necessidade de atualizar a planilha da AGE, que trata do Plano de Gestão da Presidência, conforme solicitado pela assessoria.

Deliberação:
Simone solicitou que, nas próximas reuniões, os coordenadores apresentassem os desdobramentos das ações, com os cronogramas e responsáveis.	Todos	
3	Fluxo das decisões do COGEST/COGEO
Considerando que algumas decisões tomadas no âmbito do COGEST e do COGEO não foram levadas ao conhecimento das seções diretamente impactadas (a exemplo de demandas de contratações aprovadas no COGEO), Simone discutiu com o GAPSAOF qual seria a melhor forma de minimizar as ocorrências de natureza similar.

Deliberação: 
A sugestão de registrar pendência em ata para que os coordenadores dêem conhecimento às seções subordinadas, para que essas adotem as providências necessárias, foi aprovada pelos presentes.	

Todos	
4	Cronograma final do exercício financeiro.
Glauber disse que irá providenciar a minuta da portaria, até a próxima semana.

Deliberação: 
Ficou acordado que Glauber apresentará uma minuta de portaria com o cronograma do final do exercício financeiro, a exemplo dos anos anteriores.	Glauber Alves	
5 	Auditorias  - Recomendação dirigidas à SAOF – Análise das recomendações atendidas – Informação à AUDI
Foi apresentada a planilha da AUDI, que trata do acompanhamento das ações de auditoria. Simone solicitou aos coordenadores que mantivessem a SAOF ciente das providências adotadas pelas unidades vinculadas, com o fito de se antecipar ao questionamento da AUDI, inclusive solicitando o processo, caso se encontre em unidade distinta, para registro das informações pertinentes. A meta é, assim que uma recomendação for cumprida, a AUDI seja comunicada o mais breve possível e assim ir atualizando no seu trabalho de acompanhamento.

Deliberação: GAPSAOF irá encaminhar a planilha com a relação das auditorias em acompanhamento pela AUDI, a fim de que os Coordenadores verifiquem quais recomendações já foram atendidas e informem à SAOF.	Todos	
6	Matriz – Criticidade dos Processo da Cadeia de Valor
Foram analisadas as informações constantes da planilha anexada ao PAE 12749/2021 e validadas em parte as que tinham relação com os processos críticos relacionados à SAOF e suas unidades.

Deliberação: Registrar despacho no PAE nº 12749/2021, validando as informações registradas na planilha de fls. 31-33, com as adequações sugeridas nesta reunião, a saber: 
12.1 Processo Gestão de Aquisições, Licitações e Contratos: ratificado integralmente (Obs. CCon é o mesmo Sistema Comprast Contratos);
12.2 Processo Gestão Patrimonial: ASI-Web/PATRIMÔIO, PAE, SPIUNET, SIAFI, SISREI e SIGEC.
12.3 Processo Gestão de Materiais e Serviços: Asiweb / Almoxarifado, SIAFI, SIGEPRO, SIDMAT e Sistema de Atas de Registro de Preços (em fase de implantação);
	Todos	
7	Planilha AGE sobre atualização das demandas do Plano de Ação / Plano de Gestão.
Apresentada a planilha compartilhada pela AGE com as ações que precisam ser atualizadas, foi verificado que algumas ações realmente não tiveram início e outras estavam pendentes de atualização sobre as providências em andamento.

Deliberação: O GAPSAOF irá compartilhar o referido documento para que os Coordenadores da COLIC e da COADI possam atualizar as informações sobre as demandas de suas Coordenadorias ou sugerir alteração do cronograma.	Simone

Hermann 

Lílian	
8	Passada a palavra aos Coordenadores para discussões de assuntos de seu interesse:
A Coordenadora da COADI pediu para deixar registrado que não recebeu planilha da SLD para atualização do trabalho de Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) da COADI e que chegou a consultar a SLD sobre o assunto, mas foi dito verbalmente que a COADI, por ser unidade gestora, não precisaria realizar esse trabalho.

O Coordenador da COFIN solicitou o apoio dos demais Coordenadores no sentido de reforçar com suas unidades a necessidade de alimentação do SIGEC com os dados sobre a execução das despesas, uma vez que maioria das unidades não estão atendendo ao prazo.
Com relação aos fluxos processuais sugeriu que:

1 - Os processos de suprimento de fundos não tramitassem mais pela SEPOF para prestar informações orçamentárias, mas após discussões foi decidido que essa proposta não é viável porque gera insegurança ao ordenador de despesa para autorizar a concessão. 
2 - Criar um campo próprio no formulário de solicitação de suprimento de fundos, a fim de que o próprio servidor indique no pedido de concessão se já possui o cartão corporativo (CPGF). Essa proposta se mostrou viável, porém não supre a necessidade de a COFIN continuar alimentando a planilha compartilhada no drive com a relação dos portadores, uma vez que essa informação também é utilizada para instruir alguns pedidos de deslocamentos que envolvem serviços de manutenção nas ZEs.
3 - Que nos processos que necessitem do enquadramento/classificação da despesa, que as unidades recorram à planilha recentemente atualizada, disponível no Portal da Transparência (link abaixo), a fim de se evitar a passagem desnecessária do processo pela SECON. Que a unidade contábil seja consultada somente em caso de dúvidas.
https://portal.tre-rn.jus.br/intranet/administracao/atos-administrativos/atosimportados/contabilidade-diversos/arquivos/plano-de-contas-das-naturezas-de-despesas-do-trern-07-jul-2021

Com relação a essa matéria, o Coordenador da COLIC ressaltou que antes existiam muitas dúvidas em razão da planilha estar desatualizada e receio de serem responsabilizados por eventual enquadramento errado. Sugere fazer reunião com as unidades envolvidas (SECON, SELIC e SETEC) para analisar melhor a proposta. De qualquer forma, irá consultar suas unidades para saber se concordam de pronto, diante da informação de que a SECON se compromete em manter a planilha atualizada e de, nos caso em que houvesse dúvida na classificação das despesas, o processo seguiria o trâmite pela SECON.

Por fim, o Coordenador da COFIN sugeriu que a apropriação da despesa de ressarcimento de passagens, processo gerido pelo GAPSAOF, passasse a ser realizado pela unidade gestora e não pela SEOF, como é feito atualmente. Que é a rotina adotada nos processos de pagamento.  

Zeneide, Assistente VI do GAPSAOF, que está atuando nesta reunião como redatora, afirmou não ver problema em ser feito dessa forma, já que é a rotina para processos similares. Fez apenas uma ressalva quanto à necessidade de explicações da unidade técnica sobre os procedimentos no SIAFI.

Deliberações:

1.	Glauber irá protocolizar PAE informando o atraso no cumprimento dos prazos previstos na norma interna que trata sobre alimentação do sistema SIGEC. A Secretária, por sua vez, encaminhará o processo à Diretoria-Geral ressaltando o descumprimento reiterado pelas unidades da casa, solicitando definição de prazo para alimentação dos dados referentes ao 1º semestre/2021.
2.	Glauber irá solicitar à SECON que altere o modelo do formulário de Solicitação de Suprimento de Fundos para incluir a informação sobre o portador do CPGF e substitua o modelo disponível na Intranet e Internet, sem prejuízo de o Coordenador continuar alimentando a planilha no drive.
3.	Agendar reunião entre as unidades da COFIN e da COLIC interessadas para tratar sobre a proposta sobre enquadramento das despesas.
4.	GAPSAOF passará a apropriar as despesas de pagamento de ressarcimento de passagens e, se houver necessidade, pedirá a SEOF que explique os passos no sistema.	Lílian

Glauber

Hermann

Zeneide	
9	Encerrando a reunião, Simone parabenizou Glauber pela reunião prévia com suas unidades, que resultou na discussão de assuntos que estão impactando na sua Coordenadoria.	Simone	

5) Pendências
Nº	Descrição 	Data (até)	Responsável	
1	Enviar às Coordenadorias o relatório final do questionário de governança do TCU-2021, consolidado pela AGE	23.07.2021	Simone Mello	
2	Apresentar minuta de portaria do final do cronograma financeiro	23.07.2021	Glauber Alves	
3	Encaminhar aos Coordenadores a planilha com a relação das auditorias em acompanhamento pela AUDI, a fim de que verifiquem quais recomendações já foram atendidas e informem à SAOF.	20.07.2021	Simone	
4	Registrar despacho no PAE nº 12749/2021, validando as informações registradas na planilha de fls. 31-33, com as adequações sugeridas nesta reunião. 	16.07.2021	GAPSAOF	
5	Os Coordenadores da COLIC e da COADI irão atualizar a planilha da AGE sobre atualização das ações relacionadas ao Plano de Ação / Plano de Gestão, já compartilhada com Hermann e com Lílian, a fim de atualizem as informações, observando-se o prazo estabelecido.
SAOF pediu permissão à AGE para que os mesmos possam editar a planilha.	16.07.2021	Hermann

Lílian	
6	Protocolizar PAE informando o atraso no cumprimento dos prazos previstos na norma interna que trata sobre alimentação do sistema SIGEC.

Solicitar à SECON que altere o modelo do formulário de Solicitação de Suprimento de Fundos para incluir a informação sobre o portador do CPGF e substitua o modelo disponível na Intranet e Internet, sem prejuízo de o Coordenador continuar alimentando a planilha no drive.	20.07.2021	Glauber	
7	Agendar reunião entre as unidades da COFIN e da COLIC para tratar sobre a proposta sobre enquadramento das despesas, caso a sugestão não seja aceita de pronto pelas unidades da COLIC.	20.07.2021	Hermann 

Glauber	
8	Dar ciência às seguintes unidades do teor desta Ata de Reunião: SECON, SEOF, SELIC, SETEC.	Assim que for assinada a ata	Coordenador(es) respectivo(s)	

7) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	
15.07.2021
	Zeneide Lobato Reis da Silva