1) Identificação da reunião

Data	Horário	Local	Coordenadora da reunião	
05.08.2021	Início:
13h30	Término:
15h40	Videoconferência	Simone Maria de Oliveira Soares Mello	

2) Objetivo

10ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações em 2021, para deliberar sobre:

1. Plano de Ação da SAOF – desdobramento e cronograma das ações
2. Análise da planilha de recomendações da AUDI dirigidas à SAOF ( e PAE 6915/2020)
3. Contratação de revisão obrigatória de veículos (SETRAN)
4.  Plano de ação da COLIC (revisão/prioridades
5. Modelo/padrão de preenchimento das atividades
6. SEMAT - dificuldade com finalização dos inventários em função de morosidade no desfazimento de materiais
7. Acompanhamento PAC 2021
8. Elaboração PAC 2022
9. Atualização sobre as atividades GTs Coordenados por Lílian
10. 2ª fase de Créditos
11. Execução Orçamentária - julho/2021
12. Outros assuntos de interesse das coordenadorias

3) Participantes

Membros Efetivos	Unidade Administrativa	Assinatura	
Simone Maria de Oliveira Soares Mello	SAOF	
	
Glauber Raniere Alves	COFIN	
	
Hermann Prudente Dória	COLIC	
	
Lílian Almeida e Albuquerque Melo	COADI	

4) Discussão da pauta
Nº	Descrição 	Responsável	
1	Aberta a reunião, a Secretária da SAOF passou a discorrer sobre o Plano de Ação da SAOF – desdobramento e cronograma das ações.

Neste sentido, discorreu sobre a demanda da SAOF que trata da revisão das informações publicadas no Portal da Transparência e apresentou planilha contendo algumas sugestões de melhoria para que os Coordenadores analisem e, se entenderem viável, utilizem as sugestões para promover as alterações na página do Portal junto com suas unidades pertinentes.

Em seguida, solicitou aos Coordenadores que discorressem sobre o andamento de suas demandas constantes do Plano de Ação. 

De forma breve, os Coordenadores fizeram um panorama da situação atual das providências planejadas, adotadas em andamento. 

Hermann solicitou reunião com a SAOF para apresentar seu cronograma e analisar a possibilidade de eleger prioridades, uma vez que a COLIC se encontra sem condições de cumprir todas das ações planejadas.

Lílian também solicitou da SAOF para discutir sobre as ações de sua Coordenadoria. 

Deliberação:
1. Foram aprovadas as sugestões constantes na planilha apresentada pela Secretária, sobre a atualização do Portal da Transparência, com relação às seguintes páginas: “Organograma e contatos” e “Gestão Patrimonial - Patrimônio Imobiliário”. Com relação à página “Comissão Especial de Desfazimento de Materiais”, o GAPSAOF irá encaminhar as sugestões ao substituto do Presidente da CEDM para que analise e faça a revisão da página. As demais páginas serão discutidas nas próximas reuniões do COGEST.

2. A SAOF irá se reunir com cada Coordenador, conforme datas abaixo, para definir melhor os desdobramentos de suas ações:

Sexta-feira (06.08), às 10h30: reunião com COLIC;
Quinta-feira (12.08), às 12h30: reunião com COADI;
Sexta-feira: (20.08), às 8h: reunião com COFIN.
	Simone Mello

Hermann

Lílian	
2	Contratação de revisão obrigatória de veículos

Simone explicou que passou pelo GAPSAOF demanda da SETRAN, solicitando a contratação de serviços de revisão obrigatória de veículos e que a unidade demandante pediu dispensa de Estudos Preliminares por se tratar de contratação muito simples, com prestador pré-definido em razão do seu objeto.

Que explicou à unidade demandante que a exigência está prevista no manual, mas achou por bem solicitar a opinião da COLIC sobre a possibilidade de na revisão do Manual analisar essa questão.

Hermann sugeriu reunião com as unidades envolvidas e Assessoria Jurídica para discutirem essa possibilidade, em razão da especificidade da contratação.

Deliberação: o Coordenador da COLIC irá se reunir com as unidade e AJDG para tratar desse assunto e trazer o resultado da discussão ao conhecimento da Secretária.
	Simone

Hermann	
3	Auditorias  - Recomendação dirigidas à SAOF – Análise das recomendações atendidas – Informação à AUDI

Simone explicou que percebeu que algumas recomendações de processos de auditoria se encontram cumpridas, mas que essas informações não estão atualizadas no BI da AUDI porque os processos ainda se encontram em fase de monitoramento. Que resolveu se antecipar e prestar informações à AUDI sobre duas auditorias: PAEs n. 13814/2018 (Adequações à IN) e n. 1878/2020 (Suprimento de Fundos). Explicou que pretende atuar da mesma forma em relação a outras auditorias, mas que vai precisar do apoio dos Coordenadores e suas unidades. 

Assim, em relação à auditoria sobre Gestão de Frotas (PAE n. 8129/2020), solicita que a COADI, juntamente com a SETRAN, analisem as pendências inseridas na planilha da AUDI, ora apresentada, e entre outras ações:

a) informem se alguma(s) já se encontra(m) atendida(s), a exemplo dos itens 3, 4, 7 e 8;
b) entrem em contato com a STIE para avançar na migração do sistema atendimento SAO para o GLPI, a fim de atender à recomendação do item 2 da planilha.
c) Acompanhe o andamento do PAE 4599/2021 e verificar seus impactos na recomendação contida no item 8 da planilha.

Com relação à auditoria sobre Dispensa e Inexigibilidade (PAE n. 3632/2020), solicita ao Coordenador da COLIC que se reúna com suas unidades e analisem as recomendações que constam como “A MONITORAR” e prestem informações atualizadas, ressaltando que a SAOF já inseriu algumas observações/sugestões na planilha que poderão ser aproveitadas, caso entendam viável.

Deliberação: 
1 - GAPSAOF irá compartilhar a planilha citada para que a COADI e a COLIC possam alimentar com informações atualizadas sobre as providências adotadas e em andamento visando ao atendimento das recomendações da AUDI.
2 - Incluir a discussões das demais auditorias que fazem parte da planilha como pauta permanente das próximas reuniões do COGEST, até que se conclua a discussão de toda a planilha.
	Simone	
4	Na sequência, deu-se início aos assuntos incluídos na pauta pelos Coordenadores. 

Passada a palavra ao Coordenador da COLIC, este informou que o  Plano de Ação da COLIC (revisão/prioridades) será discutido na reunião agendada acima, conforme item 1 desta ata. Disse que as suas unidades estão solicitando um modelo padrão para preenchimento das atividades. Registrou, ainda que a SEMAT está enfrentando dificuldade com a finalização dos inventários em função da morosidade no processo de desfazimento de materiais. Explicou que o acompanhamento do PAC 2021 está sendo realizado, porém a elaboração do PAC 2022 ainda não foi iniciada.  

Simone explicou o Presidente da Comissão de Desfazimento está de licença médica, o que vem impactando o trabalho da CEDM. 
	Hermann	
5	Passada a palavra a Lílian, esta prestou informações sobre o andamento dos trabalhos dos GTs que estão sob sua responsabilidade.

Informou que com relação ao GT que está trabalhando no fluxo de locação de imóveis, o grupo está se esforçando para cumprir o prazo determinado pela DG. Que o grupo está fazendo leitura de documentos relacionados à matéria.

Com relação ao GT sobre avaliação de imóveis, os trabalhos se encontram em fase de conclusão (elaboração de minuta de portaria).
	Lílian	
6	Dando continuidade à pauta, o Coordenador da COFIN informou que está se aproximando o período da 2ª Fase de Crédito. Que com relação a esta fase, já foram adotadas algumas medidas como: expedição de Comunicado da SAOF com orientações e convidando para reuniões com algumas UGRs, além da disponibilização de planilha para que as UGRs informem eventuais sobras e necessidade orçamentárias. Que a COFIN irá fazer o levantamento das informações prestadas pelas UGRs e submeter à SAOF, a fim de serem analisadas pelo COGEO.
Com relação à Execução orçamentária deste exercício, atualizada até julho/2021, foi apresentado relatório de execução por UGRs, bem como planilha com os demonstrativos da dotação orçamentária e restos a pagar x despesas pagas (EC n. 95), conforme imagem que segue.

Atualmente a execução está em aproximadamente 30%.
	Glauber	

5) Pendências
Nº	Descrição 	Data (até)	Responsável	
1	Enviar link das reuniões agendadas no item 1 desta ata.	06.08.2021	GAPSAOF	
2	Realizar reunião com as unidades e a AJDG para tratar processo de contratação de revisão obrigatória de veículos e trazer o resultado da discussão ao conhecimento da Secretária.	30. 08.2021	Hermann	
3	Encaminhar aos Coordemadores da SAOF a planilha sobre atualização do Portal da Transparência e a Planilha sobre as auditorias (itens 1 e 3 desta ata).

Incluir a discussões das demais auditorias que fazem parte da planilha como pauta permanente das próximas reuniões do COGEST.
	10.08.2021	GAPSAOF	
4	Encaminhar planilha sobre Portal da Transparência à CEDM para que analise as sugestões e atualize as publicações referentes à Comissão Especial de Desfazimento de Materiais.	10.08.2021	GAPSAOF	
5	Dar ciência à SETRAN do teor desta ata.	10.08.2021	Lílian	

7) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	
05.08.2021
	Zeneide Lobato Reis da Silva