1) Identificação da reunião

Data	Horário	Local	Coordenadora da reunião	
02.09.2021	Início:
14h10	Término:
16h10	Videoconferência	Simone Maria de Oliveira Soares Mello	

2) Objetivo

12ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações em 2021, para deliberar sobre:

1. Plano de Ação da SAOF – desdobramento e cronograma das ações
1.1 - Alteração cronograma das demandas da COFIN
2. Análise da planilha de recomendações da AUDI dirigidas à SAOF 
3. Outros assuntos de interesse das coordenadorias

3) Participantes

Membros Efetivos	Unidade Administrativa	Assinatura	
Simone Maria de Oliveira Soares Mello	SAOF	
	
Glauber Raniere Alves	COFIN	
	
Hermann Prudente Dória	COLIC	
	
Lílian Almeida e Albuquerque Melo	COADI	

4) Discussão da pauta
Nº	Descrição 	Responsável	
1	Iniciando pelo primeiro item da pauta - Plano de Ação da SAOF, a Secretária solicitou informações sobre o andamento em geral das ações que são pertinentes a cada Coordenadoria.

Neste sentido, o Coordenador da COLIC informou que em razão do seu envolvimento no evento de capacitação na semana passada, bem como em demandas da Coordenadoria, não foi possível dar continuidade às providências planejadas referentes ao Plano de Ação 2021. Que na próxima semana pretende atuar em quatro das cinco frentes relativas ao Plano, retomando os trabalhos. 

Com relação às ações que envolvem à Coordenadoria de Orçamento e Finanças, em reunião interna ocorrida recentemente, foi proposto pelo Coordenador a alteração do cronograma em relação aos seguintes itens do Plano de Ação da SAOF 2021:
16 - Avaliação da necessidade de inclusão de melhorias no processo Planejamento e Gestão Orçamentária do TRE/RN, com foco nas diretrizes de governança, especialmente em relação ao questionário TCU 2021.

Sugestão: alteração do cronograma para que a minuta de norma seja apresentada no final do mês de outubro/2021 e a modelagem do processo e manual sejam finalizados no final do mês de novembro/2021.

Com relação à modelagem, Glauber informou que vai precisar do apoio do GAPSAOF para auxiliar na sua elaboração.

18 - Revisão do processo de trabalho “Suprimento de Fundos” para identificar melhorias com relação à modelagem, alteração das normas internas (ordinário/eleições), riscos e controles internos. 

Sugestão: registrar as providências já adotadas e alterar o prazo para novembro/2021.

Glauber acrescentou que em relação à revisão do processo de SF, falta ainda uma ferramenta a ser entrega pela STIE. 

Com relação ao item 17 do Plano de Ação da SAOF 2021 (Aprimoramento dos controles gerenciais do orçamento, inclusive com relação à divulgação de dados no Portal da Transparência e no BI), Simone observou que a ferramenta deve ser melhor utilizada e solicitou a Glauber que verificasse com Nelson se as informações estão atualizadas.

Lílian apresentou os desdobramentos inseridos na planilha compartilhada, contendo ações previstas para cada demanda da sua Coordenadoria e as fases em que se encontram (não iniciada, em andamento, finalizada). Disse que, em princípio, a proposta de mutirão unindo manutenções com jardinagens e/ou limpeza se mostrou inviável por já ter um ASG atuando em cada Cartório Eleitoral e também pelo fato de o período necessário para cada tipo de serviço ser diferente.

Simone manifestou sua preocupação com as licitações fracassadas que tratam de materiais destinados à limpeza e manutenção predial, bem como com a quantidade de suprimento de fundos solicitados pela SENGE para atender as necessidade relativas às manutenções. Entende ser importante também que a SENGE elabore um repositório de itens para registro dos materiais comumente adquiridos por meio de suprimento de fundos, que poderão subsidiar o planejamento das contratações futuras destinadas a manutenções.

Com relação ao consumo de água, Lílian explicou que o controle é menos difícil que o controle de energia, a exemplo das portas abertas nas unidades quando o ar condicionado está ligado.

Simone sugeriu ações de conscientização com o apoio do NGS.

Deliberação: 

1 - Aprovadas as alterações de prazo das ações previstas nos itens 16 e 18 do Plano de Ação da SAOF 2021, conforme proposto acima pelo Coordenador da COFIN.

2 - Solicitar das unidades SECOP, SENGE e SEMAT maior interação na utilização de materiais e no planejamento das contratações, a fim de minimizar a utilização de suprimento de fundos e atender algumas pendências de materiais já identificadas e ainda sem estoque.

Simone Mello

Hermann

Glauber

Lílian	
2	No que tange às Auditorias, a Secretária apresentou a planilha que trata das auditorias sobre dispensa e inexigibilidade, que envolve unidades da COLIC e da COFIN. 

Finalizado o preenchimento da planilha com as sugestões dos Coordenadores e justificativas, restando apenas uma revisão do texto para eventuais alterações de termos técnicos e/ou complementação, se for o caso.

Deliberação: 

1 - GAPSAOF encaminhar planilha para revisão pelos Coordenadores e eventuais alterações com termos técnicos e/ou complementação das informações, se for o caso.

2 - Incluir na pauta de reunião do próximo COGEST, prevista para 16/09/2021, a discussão sobre as recomendações de auditoria que tratam da Gestão de Frota.
	Simone

Glauber

Hermann	
3	Glauber chamou atenção para os prazos previstos na Portaria 252/2021-DG e sugeriu que a SAOF atuasse para alertar as unidades quando fosse se aproximando, a fim de reforçar a sua observância.

Deliberação:  GAPSAOF encaminhará aos respectivos interessados um e-mail lembrando/chamando atenção para os prazos previstos na referida norma, preferencialmente uma semana antes do término de cada prazo.
	Glauber

Simone	
4	Por fim, a Secretária trouxe para discussão a solicitação da SFA para sejam indicados os servidores da SAOF que irão se capacitar  no curso sobre Fiscalização de Contratos, a ser realizado no período de 25 a 27 de outubro de 2021.

Deliberação: Hermann irá se reunir com a SEGEC e a SECOP para juntos proporem uma lista de servidores, obedecendo alguns critérios, tais como: fiscais que atuam em contratos de mão de obra terceirizada (todos), fiscais que atuam em contratos com alto volume de recursos financeiros; fiscais que atuam em vários contratos.
	Simone

Hermann	

5) Pendências
Nº	Descrição 	Data (até)	Responsável	
1	Solicitar das suas unidades subordinadas (SECOP, SENGE e SEMAT) maior interação visando minimizar a utilização de suprimento de fundos com materiais de manutenção e atender algumas pendências de materiais já identificadas e ainda sem estoque.
	10.09.2021	Lílian

e

Hermann	
2	1 - GAPSAOF encaminhar planilha para revisão pelos Coordenadores e eventuais alterações com termos técnicos e/ou complementação das informações, se for o caso.

2 - Incluir na pauta de reunião do próximo COGEST, prevista para 16/09/2021, a discussão sobre as recomendações de auditoria que tratam da Gestão de Frota.
	03.09.2021	GAPSAOF	
3	Encaminhar aos respectivos interessados e-mail alertando para os prazos previstos na Portaria nº 252/2021, preferencialmente uma semana antes do término de cada prazo.	Próximo de cada prazo previsto no Anexo da referida norma.	GAPSAOF	
4	Apresentar, após reunião com a SEGEC e a SECOP, a lista com os nomes dos servidores indicados para o curso sobre Fiscalização de Contratos.
	03.09.2021	Hermann	
5	Analisar a planilha sobre auditorias relativas a dispensa e inexigibilidade e realizar as alterações, se for o caso.	09.09.2021	Hermann

e

Glauber	
5	Dar ciência do teor desta ata às seguintes unidades: SECOP, SENGE, SEMA e, SETRAN.	10.09.2021	Coordenadores respectivos	

7) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	
02.09.2021
	Zeneide Lobato Reis da Silva