1) Identificação da reunião

Data	Horário	Local	Coordenadora da reunião	
16.09.2021	Início:
13h30	Término:
15h20min	Videoconferência	Hermann Prudente Dória	

2) Objetivo

13ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações em 2021, para deliberar sobre:

1. Plano de Ação da SAOF – desdobramento e cronograma das ações
2. Análise da planilha de recomendações da AUDI dirigidas à SAOF (gestão de frotas);
3. Apresentação do Planejamento das Eleições (COLIC e COADI);
4. Definição da revisão do limite de pagamento para 2021;
5. Painel de Projetos - Plano de Gestão 2020-2022;
6. Outros assuntos de interesse das coordenadorias.

3) Participantes Membros

Membros Efetivos	Unidade Administrativa	Assinatura	
Hermann Prudente Dória	COLIC 
(SAOF em Substituição)	
	
Glauber Raniere Alves	COFIN	
	
Lílian Almeida e Albuquerque Melo	COADI	

4) Convidados

Convidados	Unidade Administrativa	Assinatura	
Nelson de Queiroz Oliveira*
	SEPOF		
Ronald José Amorim Fernandes*
	SENGE	
	
Eduardo Cardoso dos Santos*	SETRAN
		
Servidor convidado para participar da reunião durante as discussões dos assuntos que lhe é pertinente.

5) Discussão da pauta
Nº	Descrição 	Responsável	
1	Registra-se que, em razão do afastamento da titular da SAOF, esta reunião será conduzida pelo seu substituto legal, Hermann Prudente Dória, Coordenador da COLIC.

A pedido de Glauber, houve a inversão da pauta para que fosse discutido primeiramente o item 4 (definição da revisão do limite de pagamento para 2021), a fim de liberar o servidor Ronald após a discussão desse assunto por estar envolvido em demandas urgentes na sua unidade.

Glauber explicou a necessidade de se revisar o limite de pagamento deste Regional, conforme planilha de captação encaminhada pela SOF/TSE, que deve ser devolvida com as informações deste Tribunal, até esta data. Para tanto, necessita de informações das unidades e análise do COGEST.
Após discussão sobre as despesas indicadas na referida planilha, juntamente com os convidados, foram preenchidos os campos da planilha relativos à expectativa de pagamento do estoque de restos a pagar e à expectativa de empenho e de pagamento do orçamento autorizado na LOA 2021 referentes às despesas discricionárias (período de 09.09.2021 a 31.12.2021), tratando-se de uma projeção que levou em consideração o planejamento das contratações, a situação atual e os contratos em execução.

Deliberação: Revisado o limite de pagamentos deste Tribunal para o corrente exercício, conforme discussões acima, e aprovada a projeção da expectativa de pagamento e da expectativa de empenho, nos termos da planilha que segue anexa a esta ata, a qual será encaminhada ainda hoje ao TSE, conforme orientação daquele Tribunal Superior, com prévia ciência à Diretoria-Geral desta Casa.

	Todos	
2	No que tange ao Plano de Ação da SAOF 2021, foi informado pelos Coordenadores que, em razão da grande quantidade de demandas urgentes, o cronograma de ações ficou um pouco sobrestado. Que pretendem retomar o quanto antes as atividades planejadas com suas unidades.

Hermann explicou que no âmbito da COLIC está sendo dada prioridade an elaboração e alterações da planilha do PAC 2022 para atender as determinações da Resolução CNJ 347/2020. 

Lílian também explicou que está envolvida no GT de Locação de Imóveis, com reuniões 3 dias na semana e com prazo improrrogável até o próximo dia 21/09.

Com relação á ação que diz respeito à revisão da Política de Contratações, Hermann solicitou agendar reunião com a titular da SAOF e a AGE. Que o motivo da reunião seria para alinhar o envolvimento da área de planejamento estratégico e de sustentabilidade neste trabalho, com previsão de entrega em outubro/2021.

O Secretário substituto aproveitou para solicitar aos demais Coordenadores que iniciem com suas unidades o levantamento das ações que irão fazer parte do Plano de Ação da SAOF para 2022, levando em consideração as seguintes diretrizes: ano eleitoral; projetos do Plano de Gestão da Presidência 2020-2022; evitar que ações deixem de ser executadas e passem para exercícios seguintes, concentrando esforços em ações exequíveis para o período proposto; 

Deliberação:

1 - Os Coordenadores irão retomar as providências planejadas relacionados ao PA da SAOF 2021.

2 - Agendar reunião da COLIC com a titular da SAOF e a Assessora da AGE para tratar da revisão da política de Contratações.

3 - Coordenadores providenciar esboço de ações para compor o Plano de Ação da SAOF 2022.

3	No que tange às auditorias, o Secretário substituto apresentou a planilha que vem sendo objeto de análise nas reuniões do COGEST, detendo-se aos itens sobre Gestão de Frota.

Neste sentido, o servidor Eduardo (convidado) explicou que, das recomendações contidas no PAE nº 8129/2020, apensa a parte que trata da migração do sistema está pendente, porém o sistema GLPI já foi disponibilizado pela STIE para testes. Que pretende realizar testes no referido sistema juntamente com o supervisor da equipe de transporte. Que o novo sistema aprimora as funcionalidades do sistema anterior (Antendimento SAO), possibilitando emitir relatórios.

No que refere à incorporação do sistema Business Inteligence (BI) desenvolvido pela Auditoria na plataforma da SAO. (RISCO 02 e 04), entende que essa recomendação não está dirigida para sua unidade.

Por sua vez, quanto necessidade de servidor capacitado para fazer o controle da rotina diária dos transportes, informou que foi solicitada capacitação para a sua equipe em curso de Gestão de Frotas e que entende que essa recomendação ultrapassa os limites de competência da unidade. 

Por fim, informou que as demais recomendações já foram devidamente respondidas no PAE 8129/2020.

Deliberação: Atualizada a planilha com as informações fornecidas pelo Chefe da SETRAN, os membros deliberaram no sentido de aguardar o retorno da titular da SAOF, a fim de analisar as informações acima e deliberar sobre os procedimentos a serem adotados em relação à auditoria em monitoramento.
	Hermann

Lílian 

Eduardo	
4	Na sequência, a Coordenadora da COADI passou a apresentar o Planejamento das Eleições 2022, contendo informações sobre as despesas previstas para o Pleito que são de responsabilidade de suas unidades subordinadas, tais como ASGs, gerador, veículos. 

O Coordenador da COLIC (Secretário substituto) sugeriu pequenas alterações e apresentou a planilha das despesas relacionadas às suas unidades, ainda em elaboração, faltando alimentar com algumas informações.

Deliberação:  Os Coordenadores da COLIC e da COADI irão fazer os ajustes necessários, a fim de apresentar o resultado desse planejamento à STIE, na reunião agendada para o dia 21/09, com prévia ciência à titular da SAOF.
	Hermann

Lílian	
5	No que diz respeito ao item 5 da pauta - Painel de Projetos - Plano de Gestão 2020-2022, o Secretário substituto sugeriu que os projetos inseridos no Plano de Ação da Presidência 2020-2022 passem a integrar as pautas das reuniões deste Comitê, de forma permanente, até que sejam finalizados, a exemplo do tratamento dado ao Plano de Ação e às auditorias, a fim de que sejam acompanhados com mais controle.

Sugestão acolhida pelos membros presentes.

Deliberação: Submeter a sugestão à Secretária titular, para ratificação.
 	Hermann	

6) Pendências
Nº	Descrição 	Data (até)	Responsável	
1	Encaminhar ao TSE a planilha de que trata o item 1 da discussão da pauta acima, com prévia ciência à Diretoria-Geral desta Casa.	Hoje (16.09.2021)	Glauber	
2	Agendar reunião da COLIC com a titular da SAOF e a Assessora da AGE para tratar da revisão da política de Contratações.	22.09.2021	GAPSAOF	
3	Preparar esboço de ações para compor o Plano de Ação 2022 da SAOF.
	Próximo encontro do COGEST	Coordenadores da SAOF	
4	Realizar os ajustes necessários no arquivo que trata do Planejamento das Eleições, a fim de apresentar o resultado desse planejamento à STIE, na reunião agendada para o dia 21/09, com prévia ciência à titular da SAOF. 

Além disso, deverá ser preenchida a planilha compartilhada pela STIE (Relatório Planejamento GTPELs e Unidades  - Eleições 2022), na sua respectiva aba (até o dia 1º/10/2021)
	20.09.2021

1º/10/2021	Hermann e Lilían	
5	Submeter à Secretária titular a sugestão de inserir o Painel de Projetos - Plano de Gestão 2020-2022 nas pautas das reuniões deste Comitê, de forma permanente, até que sejam finalizados os projetos.
	22.09.2021	GAPSAOF	

7) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	
16.09.2021
	Zeneide Lobato Reis da Silva