1) Identificação da reunião

Data	Horário		Local	Coordenadora da reunião	
08.07.2021	Início:
13h30	Término:
15h30	Videoconferência	Simone Maria de Oliveira Soares Mello	
2) Objetivo

8ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações em 2021, para deliberar sobre:

1. Reestruturação SAOF (PAE 3266/2021);
     1.1 Contexto
     1.2 Pendências
 2. Providências SAOF pós publicação da Portaria nº 103/2021-GP;
 3. Processos de melhorias contínuas das Unidades – Reuniões setoriais;
 4. Planilha de atividades;
 5. Processos de mapeamento de Risco – PAEs nºs 3455/2021, 3587/2021, 3588/2021,   3589/2021 e 3591/2021 -Andamento;
 6. Contratos terceirizados - PAE nº 4221/2021 - Criação de banco de horas;
 7. Pagamento de Mesários – última fase (PAE nº 2568/2021);
 8. GT Avaliação de imóveis (PAE nº 770/2021);
 9. GT Locação de imóveis (PAE nº 7772/2019);
 10. Dimensionamento da força de trabalho.

3) Participantes

Membros Efetivos	Unidade Administrativa	Assinatura	
Simone Maria de Oliveira Soares Mello	SAOF	

Glauber Raniere Alves	COFIN	

Hermann Prudente Dória	COLIC	

Lílian Almeida e Albuquerque Melo	COADI	

4) Discussão da pauta

Nº	Descrição 	Responsável	
1	A Secretária da SAOF abriu a reunião, informando que será objetiva e mais célere, de forma a possibilitar a discussão de todos os assuntos previstos. Diante da alta quantidade de temas a serem explorados, decidiu dividir a pauta em dois encontros, ficando acordado que na próxima quinta-feira (15.07) haverá uma nova reunião.
Solicitou, ainda, que os coordenadores apresentassem, nas próximas reuniões do COGEST, os assuntos que lhes interessam e informou que o gabinete enviará a pauta prevista, com antecedência mínima de 3 dias, para que eles possam se programar internamente.	Simone Mello	
2	1.	1. Reestruturação SAOF (PAE 3266/2021)
     1.1 Contexto - a Secretária contextualizou os presentes quanto à proposta de reestruturação que tramita na casa, envolvendo a SJ e a EJE, com impactos na SGP e na SAOF, dando conhecimento dos entendimentos firmados durante as reuniões entre as titulares das unidades envolvidas e os motivos que a levaram a optar pelo direcionamento que consta na manifestação da SAOF, juntada ao referido processo. Acrescentou que, diante da exiguidade do tempo concedido no despacho presidencial, não foi possível aprofundar as discussões com a COLIC e a COFIN.
2.	    1.2 Pendências - definição de algumas atribuições que envolvem unidades da COADI e da COLIC, em especial a manutenção de equipamentos e bens móveis, com exceção dos de informática.

Deliberação:
3.	Na visão de Hermann, a manutenção de equipamentos não seria de responsabilidade da SEPAT. Restou deliberado que a SEPAT fará uma análise prévia quanto à possibilidade ou não de manutenção, nos casos em que os equipamentos (exceto os de informática), apresentem problemas, para que a SEMAN/COADI, se criada, dê continuidade ao procedimento para contratação dos serviços necessários ao conserto. Simone sugeriu que fossem definidos alguns parâmetros mínimos, posteriormente, para facilitar a triagem pelas unidades envolvidas (como, por exemplo, tempo de uso e valor do bem no mercado). Citou que entende ser a SEPAT a responsável por destinar o bem para: 1. uso da garantia, se houver; 2. possibilidade de conserto, encaminhando à SEMAN ou 3.Desfazimento.
4.	Quanto à responsabilidade dos bens patrimoniais de áreas comuns informou que a decisão foi tomada durante as discussões da reestruturação. Para ele, a unidade responsável por uma determinada área do Tribunal também deve se responsabilizar pelo controle dos equipamentos lá dispostos e, no caso das áreas comuns, essa responsabilidade ficaria à cargo da Seção de Conservação Predial.
5.		Todos	
3	Providências SAOF pós publicação da Portaria nº 103/2021-GP
Deliberação: 
Hermann informou que haverá uma reunião no dia 09.07, com a SECOP, SELIC e SEGEC, para tratar das providências relativas à publicização do novo manual (expedição de comunicado da SAOF, disponibilização de tutorial ou instrumento similar, dentre outras),  Será necessário, também uma definição, juntamente com a SAOF, da área do portal da transparência mais apropriada para a publicação dos documentos (manual, modelos, checklists, etc), bem como da sistemática que deverá ser adotada para a designação dos gestores dos contratos que, a partir de agora, serão os coordenadores.	
Hermann Dória	
4	Processos de melhorias contínuas das Unidades – Reuniões setoriais e planilha de atividades
Deliberação: 
A COFIN já vem atuando nos processos de melhorias contínuas, fazendo uso da metodologia ágil durante as reuniões setoriais. No que se refere às planilhas de atividades dos servidores, Simone reforçou a necessidade de acompanhamento, pelos coordenadores, do preenchimento dos relatórios de atividades remotas 
Solicitou, ainda,  que as unidades envidem esforços para tratar os processos porventura pendentes no PAE, visando dar andamento aos feitos que demandam alguma providência por parte da unidade ou de algum outro setor do Tribunal e, não havendo, que esses sejam arquivados, com os devidos registros. 
Por fim, ressaltou a importância de dar celeridade aos processos de contratação de bens e serviços, de forma a evitar o acúmulo de atividades no final do exercício financeiro, que impactam, sobremaneira, nas unidades da COFIN.	Todos	
5 	Processos de mapeamento de Risco – PAEs nºs 3455/2021, 3587/2021, 3588/2021,   3589/2021 e 3591/2021 -Andamento
Deliberação: 
A COFIN já está trabalhando no processo de sua responsabilidade. Hermann informou que retomará a análise de gestão de riscos e tratou de um panorama geral das orientações ministradas pela AGE, porém necessitará de dilação de prazo para a entrega do mapeamento de riscos referente ao processo de planejamento das contratações. Sugeriu que a COADI, ao iniciar, mantivesse contato com Iaperi para dirimir as dúvidas acerca do preenchimento dos formulários. Simone solicitou a Lílian que atuasse diretamente e desse andamento às análises juntamente com as seções envolvidas, coordenando as reuniões junto à AGE.	Todos	
6	Contratos terceirizados - PAE nº 4221/2021 - Criação de banco de horas
Deliberação: 
Simone pediu que Hermann verificasse com Gildásio para agilizar o tratamento do processo que trata dos contratos terceirizados, de forma a cumprir a determinação presidencial. Adiantou que já foi realizada uma reunião inicial com algumas das contratadas, ocasião em que foram levantadas algumas dúvidas que precisam ser esclarecidas pelas áreas técnicas e, posteriormente, apreciadas pela Administração.	Todos	
7	Pagamento de Mesários – última fase (PAE nº 2568/2021)
Deliberação:
Considerando que ainda falta uma melhor definição de alguns procedimentos para pagamento dos mesários que ainda não receberam o auxílio-alimentação, haverá uma reunião nesta data com a SAOF, STIE, COFIN e AJDG.	Simone Mello/Glauber Alves/Hermann Dória	
8	GT Avaliação de imóveis (PAE nº 770/2021)
Deliberação:
Lílian informou que houve uma reunião recente sobre o tema mas, diante de algumas dúvidas que surgiram, a SENGE ficou de fazer nova análise, para discutir com os demais integrantes do GT em novo encontro (provisoriamente agendado para 19.07.21).	Lílian Melo	
9	GT Locação de imóveis (PAE nº 7772/2019)
Deliberação:
Simone explicou que, diante do lapso temporal desde a criação do Grupo de Trabalho e do acúmulo de tarefas no âmbito da SENGE, o processo deverá ser tramitado para a SAOF, que irá sugerir à Administração a substituição de Roberto por Lílian na condição de coordenadora do grupo de estudo.
Esclareceu, ainda, que a revisão do fluxograma do processo de locação de imóveis partiu de uma necessidade apontada em um acórdão do TCU, motivo pelo qual a análise, pelo GT, com elaboração de relatório conclusivo, deve ser priorizada.	Lílian Melo	
10	Dimensionamento da força de trabalho
Deliberação:
Foi registrada pelos presentes a dificuldade de atuar em demandas que são iniciadas e continuadas após um considerável decurso temporal (a exemplo do dimensionamento da força de trabalho, conduzido pela SGP), com prazo exíguo para retomada e preenchimento de planilhas e formulários, dentre outros, pelas unidades que já se encontram assoberbadas das atividades rotineiras.
Diante do que foi relatado, Simone levará as considerações para discussão no próximo encontro com as Secretarias e a Diretoria-Geral.	Todos	

11	Outros assuntos de interesse das coordenadorias 
Hermann sugeriu o agendamento de reunião para tratar da elaboração do plano anual de contratação, diante do alto volume de demandas existentes na COLIC.	
Hermann Dória	

5) Pendências
Nº	Descrição 	Data (até)	Responsável	
1	Expor, na reunião com as Secretarias e ae Diretoria-Geral, a dificuldade de atendimento de algumas demandas, diante do decurso temporal entre o início e a retomada das proposições, aliado à exiguidade do prazo estabelecido para as unidades (exemplo: dimensionamento da força de trabalho)	próximo encontro	Simone Mello	

7) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	

08.07.2021
	
Maria Betânia Medeiros de Andrade