1) Identificação da Reunião

Data	Horário	Local	Coordenadora da reunião	
19.08.2020	Início:
15h	Término:
17h	Videoconferência - Google Meet	Andréa Carla Guedes Toscano Campos	

2) Objetivo

4ª Reunião do Comitê Gestor de Orçamento e Contratações, para tratar dos seguintes assuntos:

1.	Limites de pagamento para o exercício financeiro 2020, com estabelecimento de datas para a portaria de regulamentação do cronograma de encerramento;
2.	Panorama sobre as contratações em andamento e em atraso (Ordinárias e de Eleições) e contratos de maior vulto vigentes;
3.	Providências da SAOF para a posse dos novos gestores e pendências da SENGE/COADI para o final da atual Gestão;
4.	Logística de recebimento e distribuição de materiais relativos às Eleições 2020.

3) Participantes

MEMBROS EFETIVOS	Unidade Administrativa	Assinatura	
1.	Andréa Carla G. Toscano Campos	SAOF	

2.	Glauber Raniere Alves	COFIN	

3.	Hermann Prudente Dória	COLIC 	

4.	Lígia Rogéria Maniçoba Ferreira	COADI	

GESTORES E SERVIDORES PRESENTES	Unidade Administrativa	
Zeneide Lobato Reis da Silva	GAPSAOF	
Maria Betânia Medeiros de Andrade	GAPSAOF	
Washington Henrique Alves Bezerra	SEMAT	
Eduardo Cardoso dos Santos	SETRAN	

4) Discussão da pauta
Nº	Descrição 	Responsável	
1	A Secretária da SAOF abriu a reunião, elencando os assuntos que serão discutidos, de acordo com as demandas recebidas pela Secretaria, além das informadas pelas Coordenadorias 	Andréa Campos	
2	O Coordenador da COFIN apresentou uma demanda extra, envolvendo as várias solicitações que a SECON está recebendo por diversos meios, especialmente e-mail, tratando de pedidos para o enquadramento contábil de materiais e serviços para as contratações. A sugestão da COFIN é no sentido de que as UGRs consultem primeiramente o plano de contas disponibilizado pela SECON e, caso a dúvida ainda permaneça, é que a SECON seja consultada. O Coordenador da COLIC argumentou que o enquadramento contábil constitui matéria controversa e que muitas vezes as unidades não têm o conhecimento específico necessário. Em razão da complexidade do tema, será agendada reunião com as unidades envolvidas, para se chegar a uma decisão que melhor se adeque à questão em tela.	Glauber Alves	
3	Limites de pagamento para o exercício financeiro 2020, com estabelecimento de datas para a portaria de regulamentação do cronograma de encerramento

Dando início à pauta da reunião, o Coordenador da COFIN apresentou a planilha relativa aos pagamentos do exercício financeiro 2020, para deliberação acerca da captação da expectativa de pagamento do TRE/RN, visando ao envio dos dados solicitados pelo TSE. De acordo com as informações obtidas com as UGRs que detém os maiores orçamentos para os contratos vigentes e as contratações em andamento, a probabilidade é de utilização de todo o orçamento disponibilizado. Em relação às usinas fotovoltaicas, os valores relativos aos serviços de instalação serão indicados para inscrição em RP. No que se refere ao orçamento para as manutenções dos imóveis, sob a responsabilidade da SENGE, a Coordenadora da COADI e a Secretária da SAOF acreditam que será integralmente utilizado, uma vez que o processo de contratação está bem adiantado, não havendo necessidade de inclusão em RP. 

Diante do que foi deliberado, o Coordenador da COFIN enviará e-mail ao TSE, contendo os seguintes parâmetros:

a) recomposição dos valores inscritos em restos a pagar relativos a 2019;
b) acréscimo da suplementação orçamentária concedida com fonte do TSE;
c) pagamento integral dos contratos relativos ao mês de dezembro (conforme deliberado pela Administração em reunião ocorrida ontem, 18.08.2020);
d)possibilidade de futuras sobras orçamentárias serem remanejadas para utilização ainda no exercício, na fase extraordinária de alteração orçamentária;
e)pagamento integral das dotações atuais de investimento, conforme já informado por este TRE-RN, por ocasião do envio das solicitações de crédito;
f) indicação para inscrição em restos a pagar do valor de 198.000,00, referente aos serviços de instalações das usinas fotovoltaicas.

No que se refere à minuta de portaria contendo o cronograma de encerramento do exercício financeiro, ficou acordado que o Coordenador da COFIN tratará do assunto com outras unidades, dentre as quais a SEGEC/COLIC, para confirmação, juntamente com a titular da SAOF, das datas a serem sugeridas à Administração.
	Glauber Alves	
4	Providências da SAOF para a posse dos novos gestores e pendências da SENGE/COADI para o final da atual Gestão:

A Secretária da SAOF solicitou à Coordenadora da COADI que informasse quanto às providências que estão sendo adotadas e as porventura pendentes para o evento de posse dos novos gestores. De acordo com informação do servidor Artur - SENGE - há uma grande quantidade de serviços a serem realizados, mas já estão sendo priorizados os mais urgentes. As providências de responsabilidade da SECOP também já estão sendo adotadas, conforme informação repassada pela servidora Karla. 

Em relação às pendências de transporte, a previsão inicial é de disponibilização de veículo para o Desembargador-Presidente, sendo o motorista do próprio Tribunal de Justiça, o que foi confirmado posteriormente pelo Chefe da SETRAN. Tendo em vista a redução de um posto de serviço na contratação de empresa terceirizada para condução de veículos da frota oficial, cujo processo encontra-se em tramitação, a Secretária da SAOF solicitou à COADI que obtivesse essa definição junto à equipe de transição, para ajuste da contratação, caso necessário.

No que tange às pendências da SENGE, foram listadas as seguintes demandas pela unidade:
1. terminar a subestação de Parnamirim (o poste já foi colocado);
2. a COSERN fazer a ampliação da rede em Parnamirim (da esquina até o cartório);
3. a COSERN aprovar a subestação e a usina de Parnamirim, para poder ligar a usina fotovoltaica. A STIC tem de fornecer uma rede wi-fi para o inversor também;
4. a SENGE aprovar e pagar as usinas do COJE, Assu, Pau dos Ferros; e a subestação de Parnamirim e a usina de Parnamirim, quando estiver ligada;
5. a SENGE concluir os documentos do AVCB (habite-se) dos Bombeiros, da sede nova. Em seguida, protocolar pedido na prefeitura do Natal;
6. quando o TRE aprovar o aditivo, a Norma Eng tem de concluir o serviço da subestação do COJE (tem de retirar um poste provisório); e a SENGE pagar;
7. a APOIO concluir as grades de Nísia e COJE (almoxarifado); em restos a pagar;
8. a SENGE iniciar a manutenção dos elevadores - está na SEOF fazendo o empenho;
9. os splits novos - instalar e desinstalar os velhos em todo o estado;
10. licitar as reformas de cartórios (Haroldo já tramitou para licitar), fiscalizar e pagar até dezembro;
11. a SENGE fiscalizar a avaliação de imóveis contratada (vários contratos); fiscalizar e pagar até dezembro;
12. disparar o edital das usinas de SJMipibu, SGonçalo, JCâmara, SAntônio e NCruz;
13. instalar os anteparos de acrílico em todo o estado (prioridade: pandemia);
14. tem processo de películas (Roberto) e de placa de fachada para a sede (Artur);
15. disparar a ata de reparo de esquadrias, grades e portões.

Dentre as demandas listadas, a Secretária da SAOF determinou à COADI que a SENGE priorizasse a obtenção do Habite-se, as providências necessárias à conclusão da usina de Parnamirim ainda nesta gestão e o EP e TR para contratação das 5 novas usinas fotovoltaicas.
	Lígia Maniçoba	
5	Panorama sobre as contratações em andamento e em atraso (Ordinárias e de Eleições) e contratos de maior vulto vigentes

Dando prosseguimento à pauta, o Coordenador da COLIC informou que o acompanhamento do PAC Ordinário foi atualizado, estando pendente de atualização o PAC Eleições. Considerando que a integrante da equipe de transição da próxima gestão - Yvette Bezerra -  solicitou informação acerca dos principais contratos e da situação das contratações, o Coordenador elaborou um documento contendo resumo da situação das contratações. A Secretária da SAOF analisou pontualmente as demandas e solicitou aos Coordenadores da COADI e da COLIC para revisarem, junto às suas unidades, se algumas contratações que estão com o status de “atrasada” realmente serão iniciadas ou canceladas, em razão de remanejamento orçamentário nas UGRs. 
Além das contratações, o Coordenador apresentou planilha contendo as informações dos contratos de maior vulto, para encaminhamento a Yvette Bezerra.
Restou deliberado que, após recebimento das informações atualizadas da COLIC e da COADI, as duas planilhas serão enviadas pela SAOF para a  integrante da equipe de transição.	Hermann Dória	
6	Logística de recebimento e distribuição de materiais relativos às Eleições 2020:

O Chefe da SEMAT repassou a informação enviada pelo TSE, no tocante aos equipamentos de proteção individual - EPI’s - que serão remetidos para os Regionais, com previsão de chegada até 30 de setembro (02 voos de carga ou 03 carretas de materiais, ainda pendente de definição). Já há consultoria contratada pelo TSE para o planejamento da logística de distribuição para os Regionais. Esclareceu, ainda, que há probabilidade dos kits chegarem prontos e alertou que, em razão do grande volume que será recebido, será necessária a disponibilização de uma área considerável para armazenamento. Em relação a essa questão, é essencial que a Administração defina o local para acondicionamento provisório dos materiais, enquanto se aguarda o planejamento da logística para distribuição às ZEs. Em conversas informais com servidores da Seção de Urnas, foi aventada a possibilidade de utilização do galpão do COJE, uma vez que as urnas serão remetidas às ZEs em meados do mês de setembro, ficando o espaço disponível. Dessa forma, a Secretária da SAOF tratará do assunto com a Diretora-Geral para decisão final.

A Secretária da SAOF informou que, no grupo de secretários, o TSE alertou que o álcool-gel e álcool líquido deverão ser remetidos às zonas eleitorais por meio de transporte especializado, por questões de segurança, cuja contratação será de responsabilidade de cada Regional. Uma vez que o TRE/RN ainda não tem a definição dos quantitativos que serão remetidos, este Tribunal aguardará maiores informações, para que a unidade responsável deflagre o processo de contratação do transporte.

A Secretária da SAOF solicitou à SEMAT que realizasse o batimento dos quantitativos dos equipamentos que serão remetidos pelo TSE e das necessidades levantadas pelo GT, para identificar, com as outras UGRs, se há sobras orçamentárias para custear o valor necessário para adquirir o restante dos equipamentos até o mês de setembro.  

Em razão da necessidade de definição da logística de transportes dos materiais, o chefe da SETRAN foi convidado a participar da reunião para deliberação. Caso os equipamentos sejam remetidos pelo TSE por via aérea e a responsabilidade pelo deslocamento aeroporto/COJE seja do TRE/RN, é necessário que a SETRAN deflagre o processo de contratação de transporte.

Diante da alta demanda na SETRAN, para cumprimento de todas as rotas de distribuição previstas e das providências relativas ao pleito, a Chefe do GAPSAOF sugeriu que fosse verificada a necessidade de prestação de serviços extraordinários. A Secretária da SAOF solicitou que a SETRAN fizesse todo o levantamento das atividades previstas, para enviar ao GAPSAOF as justificativas visando à protocolização de formulário de HEs no sistema.

	Andréa Campos/Hermann Dória/Washington Bezerra/Eduardo Cardoso	

5) Pendências e Decisões 
Nº	Descrição 	Data	Responsável	
1	Ajustar a planilha do PAC, contendo o levantamento das contratações em andamento e enviar ao GAPSAOF, juntamente com a planilha dos maiores contratos, para encaminhamento à integrante da equipe de transição - Yvette Bezerra	19.08.2020	Hermann Dória	
2	Encaminhar e-mail ao TSE, com as expectativas da captação de pagamento do TRE/RN e outros dados, conforme deliberado em reunião	19.08.2020	Glauber Alves	
3	Informar à Diretoria-Geral da necessidade de espaço físico para acondicionar os EPIs que serão disponibilizados pelo TSE e da necessidade de logística de transporte para envio às zonas eleitorais, inclusive com possível contratação de empresa para transportar o álcool em gel e líquido.	20.08.2020	Andréa Campos	

6) Fechamento da ata
Data	Nome do relator	Assinatura	
19.08.2020	

Maria Betânia Medeiros de Andrade