O Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte (TRE-RN) está cada vez mais perto de ganhar sua nova sede. Depois de 37 anos na Praça André de Albuquerque, Centro de Natal, servidores, terceirizados e estagiários se preparam para o novo local de trabalho: um prédio 4,3 vezes maior na Avenida Zacarias Monteiro, Tirol, bem próximo ao atual Fórum Eleitoral de Natal.

  A mudança, prevista para novembro deste ano, acompanha a ampliação do quadro de funcionários e unidades administrativas, proporcionando mais comodidade e acessibilidade até mesmo para visitantes. Ao todo serão oito andares, cinco elevadores, dez copas, espaço para restaurante, lanchonete, agência bancária, refeitório e mais de 40 banheiros.

 Para garantir excelência nos últimos preparativos, a Diretoria Geral do Tribunal elaborou um projeto com três etapas e oito grupos de trabalho responsáveis pela mudança, memória institucional e inauguração da nova sede. Estes grupos têm função de identificar as necessidades específicas de cada fase e permitem também o maior controle das providências a serem tomadas.

 Grupos de trabalho e suas atividades

 1) Contratações e aquisições – responsável pela identificação de materiais necessários para o funcionamento do Tribunal a fim de eliminar, antecipadamente, eventuais entraves que possam gerar consequente atraso na licitação e comprometimento dos prazos de entrega e orçamento destinado à obra;

 2) Logística da mudança - o GT deve realizar a sistematização do cronograma e das providências relacionadas com o processo de logística, como a contratação da empresa de transporte e encaixotamento de materiais pelas unidades;

 3) Segurança – tem como função o levantamento dos equipamentos de segurança necessários ao funcionamento do Tribunal, bem como organizar os procedimentos para controle de acesso ao prédio e apoio à mudança, orientação aos vigilantes, etc.;

4) Processos e prazos – identificação e sistematização das providências relativas ao gerenciamento dos prazos processuais e eventuais impactos nas atividades das unidades, especialmente identificando as de natureza crítica para fins de organização do cronograma da desinstalação das seções;

5) Memória institucional – o grupo realizará a identificação, coleta, registro e catalogação de documentos, imagens e produtos relacionados à memória institucional da atual sede e da construção da nova com foco na composição do acervo do Centro de Memória do Tribunal;

 6) Inauguração da sede – para definição de ações relativas ao evento de inauguração, cerimonial, lista de convidados e cobertura da imprensa;

 7) Documentação – sistematização das providências voltadas à organização e descarte de documentos, especialmente durante a desinstalação dos setores, a fim de evitar extravios ou perdas;

 8) Comunicação – responsável pela elaboração de produtos voltados à comunicação interna e externa, como material visual para sinalização do novo prédio, fluxograma de acesso e notícias para manter o eleitorado informado.