TRE-RN Ordem de Serviço n.º 04, de 04 de maio de 2011

Regulamenta a utilização de Redmine para o gerenciamento de projetos estratégicos, administrativos e corporativos de eleições no âmbito do TRE/RN.

  

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO NORTE, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo Regulamento da Secretaria;

 

Considerando a institucionalização da gestão de projetos no âmbito do TRE/RN pela Portaria n.º813/2010-GP;

 

Considerando a designação de servidores para compor Grupos de Trabalho e Comissões administrativas, de eleição e responsáveis pela condução de projetos estratégicos de gestão;

 

Considerando a natureza dos Grupos de Trabalho e Comissões e sua capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos e no sistema Redmine, ministrado, no que couber, pelo Escritório Corporativo de Projetos deste Tribunal;

 

Considerando a necessidade de regulamentação do uso do sistema Redmine como ferramenta de monitoramento da gestão de projetos;

 

Considerando que a clareza das atribuições dos perfis definidos no Redmine  contribuem para aprimorar o seu uso pelos usuários do sistema,

  

 RESOLVE:

  

Art. 1º Estabelecer o Redmine como ferramenta obrigatória para o gerenciamento dos projetos estratégicos e corporativos de eleições no âmbito deste Tribunal.

 

Art. 2º  Os servidores designados para compor a Gerência e a Equipe de Projetos deverão receber orientação e treinamento por parte do Escritório Corporativo de Projetos (EP) sobre a Metodologia de Gerenciamento de Projetos e a utilização do Redmine.

Parágrafo único.   A utilização do Redmine nos projetos de que a trata o art. 1º deve observar obrigatoriamente a Metodologia de Gerenciamento de Projeto estabelecida pelo Escritório de Projetos.

 

Art. 3º São atribuições exclusivas do Gerente de Projetos no Redmine:

  1. Cadastrar e atualizar a equipe do projeto;
  2. Cadastrar e atualizar os informantes do projeto;
  3. Cadastrar a Estrutura Analítica do Projeto até o nível das entregas;
  4. Agendar as reuniões, registrando data, horário, local e pauta;
  5. Validar as atas das reuniões;
  6. Registrar a validação da qualidade das entregas pelos seus respectivos patrocinadores;
  7. Delegar a execução de atividades.

 

§ 1º É opcional o cadastramento no Redmine de colaboradores com status de informante, que poderão registrar informações relevantes ao andamento dos projetos.

§ 2º O Informante deverá fornecer as informações solicitadas pelas Equipes de Projetos, observando  o przo previamente fixado, a fim de não prejudicar quaisquer entregas, não tendo, entretanto, responsabilidades quanto à execução do projeto.

§ 3º Todas as reuniões de trabalho das Equipes de Projetos deverão ser consignadas em ata, registrada posteriormente no Redmine, de modo a permitir o fiel monitoramento das suas atividades, inclusive para fins de subsidiar decisões quanto a deferimento de pedidos de dilação de prazo.

 

Art. 4º São atribuições da Equipe de Projeto no Redmine, incluindo o próprio gerente:

  1. Cadastrar e atualizar as atividades;
  2. Registrar as atas de reuniões;
  3. Armazenar os arquivos de trabalho do projeto;
  4. Registrar notícias internas referentes ao projeto;
  5. Criar e participar de fóruns.

 

§ 1º As Equipes de Projetos terão autonomia de trabalho na fase de planejamento do projeto, observando, contudo, as diretrizes, institucionais previamente definidas pela Presidência e/ou Diretoria Geral e comunicadas pela Assessoria de Planejamento, Estratégia e Gestão.

 § 2º Será assegurada a liberação dos componentes das Equipes de Projetos, pelas chefias imediatas, das atividades rotineiras na respectiva unidade de lotação, com vista à sua participação em reuniões de trabalho e execução de atividades atribuídas pelo Gerente, visando o cumprimento das entregas.

 

Art. 5º Ao Patrocinador de Projetos será dada permissão de consulta no Redmine a todas as informações dos projetos sob seu patrocínio, devendo auxiliar, sempre que solicitado pelo Gerente, na identificação e resolução de problemas, conflitos e quaisquer outras ocorrências que possam comprometer as entregas do projeto.

Parágrafo Único.  Os Secretários, Coordenadores e Assessores, sendo ou não Patrocinadores, deverão acompanhar o andamento dos projetos conduzidos por Gerentes vinculados à sua área, de modo a garantir a sua execução e contribuir para o alcance dos objetivos e metas estratégicas relacionados aos projetos.

 

Art. 6º Compete, exclusivamente, ao Escritório de Projetos:

  1. Cadastrar os projetos no Redmine;
  2. Manter atualizadas as informações sobre o desempenho dos projetos estratégicos e das ações da carteira de projetos dessa natureza em área própria do EP no Redmine;
  3. Monitorar individualmente os projetos estratégicos e registrar orientações em suas áreas respectivas, visando assegurar o alinhamento com a Metodologia de Gerenciamento de Projetos;
  4. Elaborar, trimestralmente, painel de controle do andamento dos projetos estratégicos e corporativos de eleição, para conhecimento e análise do Comitê de Gestão Estratégica.

 

Art. 7.º  À Assessoria de Planejamento, Estratégia e Gestão compete o registro de notícias ou informações relativas ao Planejamento Estratégico do Tribunal, bem como referentes às diretrizes de que trata o § 1º do Art. 4º.

 

Art. 8º Ficam sujeitas à obrigatoriedade do uso do Redmine, para registro de tarefas e atas das reuniões de trabalho respectivas, todas as comissões administrativas designadas pela Presidência ou Diretoria-Geral.

Parágrafo Único. As orientações quanto ao uso do Redmine para o fim mencionado no caput estarão disponíveis em tutorial na intranet.

 

Art. 9º  A inobservância das disposições fixadas neste instrumento poderá ensejar a apuração de responsabilidade, a partir de informações e subsídios prestados pelo Escritório de Projetos à Diretoria-Geral desta Casa.

 

Art. 10. Os casos omissos serão tratados pelo Escritório Corporativo de Projetos.

DÊ-SE CONHECIMENTO E CUMPRA-SE.

  

                    Natal, 04 de maio de 2011.

 

                   Lígia Regina Carlos Limeira

                        Diretora-Geral

 

 

(Publicada no DJE TRE/RN de 06/05/2011)