Gestão de Processos

TRE-RN Metodologia Ágil painel

A gestão de processos consiste na aplicação de princípios, métodos e processos de BPM a uma organização, para assegurar o alinhamento da arquitetura e do portfólio de processos de negócio de ponta a ponta, com a estratégia e os recursos da organização, provendo um modelo de governança para a gerência e a avaliação de iniciativas de BPM. (ABPMP BPM CBOK v3.0)

Foi implantada de forma estrutural no TRE/RN em 2014, dando cumprimento à Meta Específica 2014, estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça para o segmento da Justiça Eleitoral, que determinava  a instituição de unidade  de gestão de processos e elaboração da cadeia de valor.

Contudo, algumas iniciativas voltadas à gestão de processos já tinham sido realizadas no Tribunal, com destaque para as seguintes:

1) Designação de comissão de implantação de fluxograma de rotinas a ser adotado no trâmite dos processos de aquisição e contratações do Tribunal (Portaria nº  470/2008-GP);

2) Designação de Grupo de Trabalho "Gestão de Melhorias Contínuas" (Portaria nº 123/2009-DG); e

3) Designação de Comissão Permanente de Otimização dos Processos de Trabalho no âmbito da Secretaria do TRE/RN ( Portaria nº 09/2011-GP ).

A metodologia de gestão de processos do TRE/RN está fundamentada no modelo BPM (Business Process Management, em inglês), que adota como etapas para o aprimoramento dos processos de trabalho a análise, a definição, a execução e o monitoramento dos processos, com foco em pessoas e soluções informatizadas.

Inicialmente, a referência utilizada para orientar a implantação da gestão de processos no Tribunal foi a metodologia desenvolvida pela empresa Elo Group para o TRE/MG, posteriormente customizada , que serviu de base conceitual e procedimental para a elaboração da versão completa da MGP-TRE/RN, aprovada em 2016.

Posteriormente, com as capacitações internas realizadas sobre o tema, unindo aspectos teóricos e uso do software Bizagi em  oficinas práticas de modelagem de processos, ficou demonstrado os benefícios da metodologia na melhoria do desempenho dos processos de trabalho e o impacto positivo nas rotinas das unidades.

O amadurecimento do órgão para a cultura da gestão de processos demandou do Escritório de Processos Organizacionais e Riscos o estudo de uma versão mais ágil da metodologia, de modo a ampliar a sua utilização pelas áreas administrativas do Tribunal.

A Metodologia Ágil foi aperfeiçoada e adotada como padrão para as ações de melhoria de processos e atividades a partir de junho/2021, em função da verificação da a sua eficiência nos trabalhos desenvolvidos.

Apresentação da Metodologia Ágil no "2.º Encontro de Gestão Estratégia dos órgãos do Poder Judiciário – Gestão de Processos", em 30/03/2023.

Página do evento "2.º Encontro de Gestão Estratégica dos órgãos do Poder Judiciário - Gestão de Processos". https://www.cnj.jus.br/agendas/2o-encontro-de-gestao-estrategia-dos-orgaos-do-poder-judiciario-gestao-de-processos/
Vídeo da apresentação no canal do CNJ no YouTube (apresentação da Metodologia Ágil a partir de 1:57:18) https://www.youtube.com/watch?v=jeTh7sM3DW0


Itinerário Formativo

BPM CBOK (Guia de Gerenciamento de Processos de Negócio Corpo Comum de Conhecimento) https://www.abpmp-br.org/educacao/bpm-cbok/
Análise e Melhoria de Processos – ENAP (Curso – EAD) https://suap.enap.gov.br/portaldoaluno/curso/333/
Análise e Melhoria de Processos – ENAP (Repositório) https://repositorio.enap.gov.br/handle/1/2443
Ágil no contexto do Serviço Público – ENAP (Curso – EAD) https://www.escolavirtual.gov.br/curso/317
SCRUM no contexto do Serviço Publico – ENAP ( Curso – EAD) https://www.escolavirtual.gov.br/curso/395

Metodologias anteriores REVOGADAS:

Metodologia de Gestão de Processos

Metodologia Ágil - Gestão da Rotina
Normatização Documentos
Portaria nº 210/2018-GP (Formato PDF) Revogada

Manual Versão 1.0 (Formato PDF)

Diagrama do processo (Formato PDF)

Tabuleiro visual (Formato PDF)

Vinculado à Assessoria de Apoio à Governança e Gestão Estratégica/PRES desde a sua criação pela Portaria nº 387/2014 - GP (Formato PDF), o Escritório de Processos Organizacionais e de Riscos é responsável pelos seguintes processos de trabalho:

1) Atualização da Arquitetura de Processos e do Catálogo de Atividades do Tribunal

Atualização do conjunto de processos de trabalho do Tribunal e suas respectivas atividades, a fim de que possam ser utilizados como instrumentos de apoio à tomada de decisões, como por exemplo, em relação à identificação e priorização dos processos que necessitem de aprimoramento.

Atividades realizadas
- Acompanhar os processos de reestruturação orgânica das unidades do Tribunal, quando houver;
- Acompanhar a atualização dos processos decorrente das modificações ocorridas no planejamento estratégico, na cadeia de valor e nos próprios processos de trabalho das unidades;
- Atualizar a Arquitetura de Processos e o Catálogo de Atividades;
- Publicar eletronicamente os documentos atualizados.

2) Atualização da metodologia de gestão de processos

Revisão periódica da Metodologia de Gestão de Processos vigente, a fim de adequá-la às necessidades do TRE/RN.

Atividades realizadas
- Realizar estudos para identificar novas técnicas e ferramentas de apoio à gestão dos processos de trabalho;
- Definir padrões, artefatos e métodos de BPM, a serem observados no âmbito do TRE/RN;
- Propor a atualização da metodologia vigente, quando necessário;
- Divulgar e fomentar a utilização dos métodos e técnicas estabelecidos na nova metodologia.

3) Mapeamento e modelagem de processos de trabalho

Consiste na identificação, priorização e implementação de ações voltadas para a melhoria dos processos de trabalho que dão suporte ao Planejamento Estratégico e carecem de aprimoramento.

Atividades realizadas
- Elaborar o portfólio dos processos “críticos”;
- Identificar os responsáveis (donos) dos processos;
- Submeter à administração superior as propostas de melhoria dos processos;
- Atuar como gerente nos projetos de melhoria dos processos de natureza estratégica;
- Assessorar as unidades do Tribunal nos processos de melhoria de gestão da rotina.

4) Monitoramento e controle dos processos de trabalho estratégicos remodelados

Acompanhamento das melhorias aplicadas nos processos de trabalho estratégicos remodelados, a fim de corrigir as distorções identificadas ao longo do período de operação assistida.

Atividades realizadas
- Monitorar performance (tempo) e conformidade dos processos de trabalho remodelados;
- Definir estratégias para correção dos problemas identificados;
- Atualizar os documentos inerentes aos processos, se for o caso.

5) Disseminação da cultura de Gestão por Processos

Realização periódica de eventos, cursos, treinamentos e outras ações voltadas para a disseminação da cultura de gestão por processos

Atividades realizadas
- Disponibilizar material de apoio para consulta na Intranet (modelos, informativos, vídeos, artigos, etc.);
- Divulgar ações, resultados, processos remodelados e outros assuntos relacionados à Gestão por Processos na Intranet/Internet;
- Difundir as melhores práticas utilizadas nos processos modelados;
- Propor ações de capacitação no PACD para gestores e servidores do Tribunal.

Estrutura funcional do Escritório de Projetos, Processos Organizacionais e de Riscos/AGE/PRES

Responsável: Iaperi Gábor Damasceno Árbocz (Assistente VI)
Substitutos: Lanna Patrícia da Silva (1º)
E-mail: escritoriodeprocessos@tre-rn.jus.br
Telefone: (84) 3654-5122

A cadeia de valor representa o conjunto de atividades desempenhadas por uma organização, desde as relações com os fornecedores e ciclos de produção e de venda até à fase da distribuição final. (PORTER, 1985).

O TRE/RN publicou a sua primeira cadeia de valor em 2015, através da Portaria nº 250/2015-GP , elaborada concomitantemente com o processo de revisão do plano estratégico 2016-2020.

Em 2017, o Escritório de Processos Organizacionais/ASPLAN apresentou projeto visando a implementação de ações de sensibilização da importância da gestão de processos no âmbito da Secretaria do Tribunal, englobando a capacitação dos gestores e servidores indicados sobre o tema e a identificação/catalogação dos processos de trabalho das unidades administrativas da Casa.

O levantamento foi feito por meio de formulário eletrônico, totalizando, ao final da coleta, em 75 (setenta e cinco) respostas, ficando pendente apenas uma unidade administrativa da Secretaria. O conjunto de atividades identificadas foram analisadas pelo EPO/ASPLAN, resultando na edição da versão 1.0 do Catálogo de Atividades por Unidades do TRE/RN.

Durante a execução do projeto verificou-se que o resultado desse levantamento impunha uma revisão da cadeia de valor então vigente, que foi atualizada para a versão atual, e a partir dela a estruturação da Arquitetura de Processos do TRE/RN.

Referência: PORTER, Michael. Competitive advantage: creating and sustaining performance. Free Press. 1985. Tradução para o português: PORTER, Michael. Vantagem Competitiva - Criando e Sustentando Um Desempenho Superior, Campus, 1990.

Cadeia de Valor da Justiça Eleitoral do RN e Arquitetura de processos do TRE/RN (vigente)
Normatização Documentos
Portaria nº 222/2023-GP (Formato PDF)

Diagrama da Cadeia de Valor (Formato PDF)

Desdobramento dos Macroprocessos (Formato PDF)

Arquitetura de Processos (Versão 1.3)(Formato PDF)

Catálogo de Atividades por Unidades do TRE/RN

Matriz de Criticidade dos Processos da Cadeia de Valor

A análise da criticidade dos processos da Cadeia de Valor (PAE nº 12749/2020) foi realizada em 2020, a fim de estabelecer um instrumento de referência para a priorização de ações e projetos nas áreas de gestão de riscos e processos.

Documentação de referência:

O mapeamento de processos com base na metodologia de gestão de processos do TRE/RN foi realizado primeiramente na modelagem do processo Eleições Suplementares (fase interna da Secretaria do Tribunal), em 2016, estando em expansão em diversas áreas do órgão, envolvendo o conjunto de processos integrantes da cadeia de valor institucional.

PROCESSOS MAPEADOS - 2018-2019
Macroprocessos finalísticos
1. Processo eleitoral 1.2. Preparação das eleições 1.2.14. Planejamento e execução da logística de tecnologia da informação e comunicação 1.2.14.1. Planejamento da logística de TIC nas eleições ordinárias *
1.2.15. Preparação e treinamento nos sistemas eleitorais

1.2.15.1. Atividades da SSAE nos simulados *

1.2.17. Urnas eletrônicas - Manutenção corretiva durante o período eleitoral

1.2.17.1. Manutenção corretiva de urna eletrônica no período eleitoral *

1.5. Comunicação 1.5.4. Informações e estatísticas do eleitorado

1.5.4.1. Informações e estatísticas eleitorais *

1.6. Votação e auditoria 1.6.2. Eleições suplementares

1.6.2.1. Eleições Suplementares - Atividades Administrativas (Formato PDF)

1.6.2.2. Suporte às Eleições Suplementares *

3. Gestão do Cadastro de Eleitores 3.2. Revisão do eleitorado 3.2.2. Instruções para revisão do eleitorado

3.2.3.1. Atividades da SSAE na revisão do eleitorado *

3.2.3. Rezoneamento

3.2.3.1. Atividades da SSAE no rezoneamento *

4. Responsabilidade Socioambiental e Acessibilidade 4.1. Práticas Socioambientais 4.3.1. Gestão e implementação do Plano de Logística Sustentável

4.3.1.1. Elaboração do Plano de Logística Sustentável - PLS (Formato PDF)

Macroprocessos de Gerenciamento e Governança
Macroprocessos de suporte
10. Gestão de TIC 10.1. Gerenciamento de serviços de TIC 10.1.1. Administração de banco de dados *
10.1.3. Controle de licenças de software *
10.1.4. Funcionamento da Central de Serviços de TIC 10.1.4.1. Gerenciamento da Central de Serviços de TIC *
10.1.5. Gerenciamento da Base de Usuários *
10.1.6. Gerenciamento da Rede de Comunicação de Dados *
10.1.7. Gerenciamento de eventos de TIC *
10.1.8. Gerenciamento de incidentes de TIC *
10.1.10. Gerenciamento de mudanças de TIC 10.1.10.1. Gerenciamento de Acordo de Níveis de Serviços Essenciais de TIC *
10.1.10.2. Monitoramento e Aferição de Acordo de Níveis de Serviços Essenciais de TIC *
10.1.11. Gerenciamento de problemas de TIC *
10.1.12. Gerenciamento de requisições de serviços de TIC *
10.1.14. Gerenciamento dos sítios eletrônicos *
10.1.15. Suporte na publicação de conteúdo nos sítios eletrônicos *
10.1.19. Gestão dos ativos de configuração de TIC 10.1.19.1. Gerenciamento de configuração e ativos de TIC *
10.1.23. Implantação de sistemas administrativos e judiciários 10.1.23.1. Implantação de sistemas internos *
10.1.23.2. Implantação de sistemas externos *
10.1.24. Manutenção de equipamentos de informática (Preventiva e Corretiva) 10.1.24.1. Manutenção Corretiva de Equipamentos de Informática *
10.1.24.2. Manutenção Preventiva de Equipamentos de Informática *
10.1.25. Suporte técnico em eventos internos e externos *
10.1.26. Aceite de urnas eletrônicas 10.1.26.1. Recebimento e Aceite de Urnas Eletrônicas *
10.1.29. Manutenção preventiva e corretiva de urna eletrônica 10.1.29.1. Manutenção preventiva de urnas eletrônicas *
10.1.29.2. Manutenção corretiva e urnas eletrônicas *
10.1.30. Empréstimo e parametrização de UEs para eleições comunitárias 10.1.30.1. Eleições Comunitárias (Formato PDF) *
10.2. Gerenciamento do Desenvolvimento de Soluções 10.2.1. Desenvolvimento de sistemas administrativos 10.2.1.1. Gerenciamento de solução de software (Ciclo de Vida) *
10.2.1.2. Gerenciamento de escopo de requisitos *
10.2.1.3. Desenvolvimento de software *
10.2.1.4. Gerenciamento de arquitetura de software *
10.2.1.5. Solicitação de demandas de sistemas *
10.2.2. Manutenção de sistemas administrativos 10.2.2.1. Sustentação de sistemas *
10.3. Processo: Gerenciamento da Disponibilidade e da Capacidade 10.3.1. Gestão de disponibilidade e da capacidade 10.3.1.1. Gerenciamento da Capacidade de TIC *
10.3.1.2. Gerenciamento de Disponibilidade de TIC*
10.3.1.3. Gerenciamento de Cópias de Segurança (Backup) e de Restauração de Dados *
10.4. Gerenciamento da continuidade 10.4.1. Gestão da continuidade dos serviços de TIC 10.4.1.1. Gerenciamento da Continuidade dos Serviços Essenciais de TIC *
11. Gestão orçamentária, financeira e contábil 11.3. Análise e conformidade contábil 11.3.10. Controle de despesas com pagamento antecipado 10.3.10.1. Suprimento de fundos **
12. Gestão aquisições, Licitações e Infraestrutura 12.1. Gestão de aquisições, licitações e contratos

12.1.1. Processo licitatório: fase interna

12.1.3. Aquisição ou contratação direta

12.1.4. Aquisição com adesão do TRE/RN à ARP de outro órgão

12.1.6. Formalização de contratos administrativos

12.1.7. Gestão de contratos administrativos

12.1.1.1. Planejamento da contratação; 12.1.1.2. Análise técnica e pesquisa de preços; 12.1.1.6. Modalidades de licitação; 12.1.1.7. Editais de licitação; 12.1.1.8. Análise jurídica de editais e outros instrumentos; 12.1.1.9. Aprovação de instrumentos e abertura de processo licitatório; 12.1.1.10. Registro de intenção de registro de preço - IRP; 12.1.3.3. Dispensa de licitação com cotação eletrônica; 12.1.3.4. Inexigibilidade de licitação; 12.1.4.1. Procedimentos de adesão do TRE/RN à ARP de outro órgão; 12.1.7.9. Gestão de atas de registro de preços - ARP; 12.1.7.10. Gestão de contrato por nota de empenho (Versão 2.0) (Formato PDF)

Modelos e checklists **

12.1.6. Formalização de contratos administrativos

12.1.7. Gestão de contratos administrativos

12.1.6.1. Contratos administrativos, aditivos e apostilas; 12.1.6.2. Convênios, acordos de cooperação técnica e instrumentos afins; 12.1.6.3. Atas de registro de preço; 12.1.7.1. Controle dos pagamentos de despesas contratuais; 12.1.7.2. Prorrogação / repactuação / reajuste / reequilíbrio / aditivos de contratos; 12.1.7.3. Fiscalização de contratos; 12.1.7.4. Emissão de atestados de capacidade técnica; 12.1.7.5. Comunicação com licitantes e contratados; 12.1.7.6. Conferência de documentação trabalhista e previdenciária dos contratos; 12.1.7.7. Gestão da conta-depósito vinculada dos contratos; 12.1.7.8. Aplicação de penalidade à fornecedores; 12.1.7.9. Gestão de Atas de Registro de Preços – ARP; 12.1.7.10. Gestão de Contratos por Nota de Empenho; 12.1.7.11. Gestão sobre prazos de entrega / execução e substituição de materiais e serviços; 12.1.7.12. Realinhamento / reajuste de preços de fornecedores; 12.1.7.13. Processos anuais de gestão de contratos; 12.1.7.14. Emissão de informações sobre contratos / convênios / termos de parceria (Manual) (Formato PDF) Portaria (Formato PDF)**

12. Gestão de aquisições, contratações e infraestrutura 12.2. Gestão patrimonial 12.2.3. Desfazimento de material permanente

12.2.3.1. Desfazimento de bens (Formato PDF)

Comissão Especial de Desfazimento de Materiais **

Manual do Processo (Formato PDF)

12.3. Gestão de materiais e serviços 12.3.1. Gerenciamento e controle de material de consumo

12.3.1.4. Inventário de materiais de consumo **

13. Gestão da Informação e do Conhecimento

13.3. Gestão do acervo bibliográfico e do Centro de Memória

13.3.2. Gestão da memória institucional

13.3.2.4. Atribuição de Selo Histórico em acervo do TRE-RN ***

Observação:

1. Os processos marcados com * foram mapeados pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Eleições (STIE).

2. Os processos marcados com ** foram mapeados pela Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças (SAOF).

3. Os processos marcados com *** foram mapeados pela Escola Judiciária Eleitoral (EJE).