Gestão de Processos

Escritório de Processos

A gestão de processos consiste na aplicação de princípios, métodos e processos de BPM a uma organização, para assegurar o alinhamento da arquitetura e do portfólio de processos de negócio de ponta a ponta, com a estratégia e os recursos da organização, provendo um modelo de governança para a gerência e a avaliação de iniciativas de BPM. (ABPMP BPM CBOK v3.0)

Foi implantada de forma estrutural no TRE/RN em 2014, dando cumprimento à Meta Específica 2014, estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça para o segmento da Justiça Eleitoral, que determinava  a instituição de unidade  de gestão de processos e elaboração da cadeia de valor.

Contudo, algumas iniciativas voltadas à gestão de processos já tinham sido realizadas no Tribunal, com destaque para as seguintes:

1) Designação de comissão de implantação de fluxograma de rotinas a ser adotado no trâmite dos processos de aquisição e contratações do Tribunal (Portaria nº  470/2008-GP);

2) Designação de Grupo de Trabalho "Gestão de Melhorias Contínuas" (Portaria nº 123/2009-DG); e

3) Designação de Comissão Permanente de Otimização dos Processos de Trabalho no âmbito da Secretaria do TRE/RN (Portaria nº 09/2011-GP).

A metodologia de gestão de processos do TRE/RN está fundamentada no modelo BPM (Business Process Management, em inglês), que adota como etapas para o aprimoramento dos processos de trabalho a análise, a definição, a execução e o monitoramento dos processos, com foco em pessoas e soluções informatizadas. 

A referência utilizada para orientar a implantação da gestão de processos no Tribunal foi a metodologia desenvolvida pela empresa Elo Group, posteriormente customizada pra o TRE/MG, que serviu de base conceitual e procedimental para a elaboração da versão completa da MGP-TRE/RN, aprovada em 2016.

Posteriormente, com as capacitações internas realizadas sobre o tema, unindo aspectos teóricos e uso do software Bizagi em  oficinas práticas de modelagem de processos, ficou demonstrado os benefícios da metodologia na melhoria do desempenho dos processos de trabalho e o impacto positivo nas rotinas das unidades.

O amadurecimento do órgão para a cultura da gestão de processos demandou do Escritório de Processos Organizacionais e de Riscos o estudo de uma versão mais ágil e simplificada da metodologia, de modo a ampliar a sua utilização pelas áreas administrativas do Tribunal.

A versão originária, de conteúdo mais completo, continua vigente, contando agora com uma metodologia direcionada à gestão das rotinas, aprovada em 2018, que já apresenta resultados exitosos de acordo com a avaliação do EPOR/AGE. 

METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS (versão completa)
Normatização Documento
Portaria nº 367/2016-GP (Formato PDF) Manual da Metodologia de Gestão de Processos – TRE-RN (Versão 1.0) (Formato PDF)

 

METODOLOGIA ÁGIL - GESTÃO DA ROTINA
Normatização Documentos Formulários*                                       
Portaria nº 210/2018-GP (Formato PDF)

Manual (Formato PDF)

Diagrama do processo (Formato PDF)

Tabuleiro visual (Formato PDF)

Mapeamento da situação atual

Construção da visão de futuro

Elaboração e execução do plano de ação

Monitoramento e padronização

 * Os formulários estão em formato ZIP, podendo ser editados.

 


 

 

 

 

 

Vinculado à Assessoria de Apoio à Governança e Gestão Estratégica/PRES desde a sua criação pela Portaria nº 387/2014 - GP (Formato PDF), o Escritório de Processos Organizacionais e de Riscos é responsável pelos seguintes processos de trabalho:

1) Atualização da Arquitetura de Processos e do Catálogo de Atividades do Tribunal 

Atualização do conjunto de processos de trabalho do Tribunal e suas respectivas atividades, a fim de que possam ser utilizados como instrumentos de apoio à tomada de decisões, como por exemplo, em relação à identificação e priorização dos processos que necessitem de aprimoramento.

Atividades realizadas
- Acompanhar os processos de reestruturação orgânica das unidades do Tribunal, quando houver;
- Acompanhar a atualização dos processos decorrente das modificações ocorridas no planejamento estratégico, na cadeia de valor e nos próprios processos de trabalho das unidades;
- Atualizar a Arquitetura de Processos e o Catálogo de Atividades;
- Publicar eletronicamente os documentos atualizados.

2) Atualização da metodologia de gestão de processos

Revisão periódica da Metodologia de Gestão de Processos vigente, a fim de adequá-la às necessidades do TRE/RN.

Atividades realizadas
- Realizar estudos para identificar novas técnicas e ferramentas de apoio à gestão dos processos de trabalho;
- Definir padrões, artefatos e métodos de BPM, a serem observados no âmbito do TRE/RN;
- Propor a atualização da metodologia vigente, quando necessário;
- Divulgar e fomentar a utilização dos métodos e técnicas estabelecidos na nova metodologia.

3) Mapeamento e modelagem de processos de trabalho

Consiste na identificação, priorização e implementação de ações voltadas para a melhoria dos processos de trabalho que dão suporte ao Planejamento Estratégico e carecem de aprimoramento.

Atividades realizadas
- Elaborar o portfólio dos processos “críticos”;
- Identificar os responsáveis (donos) dos processos;
- Submeter à administração superior as propostas de melhoria dos processos;
- Atuar como gerente nos projetos de melhoria dos processos de natureza estratégica;
- Assessorar as unidades do Tribunal nos processos de melhoria de gestão da rotina.

4) Monitoramento e controle dos processos de trabalho estratégicos remodelados

Acompanhamento das melhorias aplicadas nos processos de trabalho estratégicos remodelados, a fim de corrigir as distorções identificadas ao longo do período de operação assistida.

Atividades realizadas
- Monitorar performance (tempo) e conformidade dos processos de trabalho remodelados;
- Definir estratégias para correção dos problemas identificados;
- Atualizar os documentos inerentes aos processos, se for o caso.

5) Disseminação da cultura de Gestão por Processos

Realização periódica de eventos, cursos, treinamentos e outras ações voltadas para a disseminação da cultura de gestão por processos

Atividades realizadas
- Disponibilizar material de apoio para consulta na Intranet (modelos, informativos, vídeos, artigos, etc.);
- Divulgar ações, resultados, processos remodelados e outros assuntos relacionados à Gestão por Processos na Intranet/Internet;
- Difundir as melhores práticas utilizadas nos processos modelados;
- Propor ações de capacitação no PACD para gestores e servidores do Tribunal.

  

Estrutura funcional do Escritório de Processos Organizacionais e de Riscos/AGE/PRES

Responsável: Iaperi Gábor Damasceno Árbocz (Assistente III)
Substitutos: Maria Ruth Bezerra Maia de Hollanda (1º) e Lanna Patrícia da Silva (2º)
E-mail: escritoriodeprocessos@tre-rn.jus.br
Telefone: (84) 3654-5122

A cadeia de valor representa o conjunto de atividades desempenhadas por uma organização, desde as relações com os fornecedores e ciclos de produção e de venda até à fase da distribuição final. (PORTER, 1985).

O TRE/RN publicou a sua primeira cadeia de valor em 2015, através da Portaria nº 250/2015-GP, elaborada concomitantemente com o processo de revisão do plano estratégico 2016-2020.

Em 2017, o Escritório de Processos Organizacionais/ASPLAN apresentou projeto visando a implementação de ações de sensibilização da importância da gestão de processos no âmbito da Secretaria do Tribunal, englobando a capacitação dos gestores e servidores indicados sobre o tema e a identificação/catalogação dos processos de trabalho das unidades administrativas da Casa.

O levantamento foi feito por meio de formulário eletrônico, totalizando, ao final da coleta, em 75 (setenta e cinco) respostas, ficando pendente apenas uma unidade administrativa da Secretaria. O conjunto de atividades identificadas foram analisadas pelo EPO/ASPLAN, resultando na edição da versão 1.0 do Catálogo de Atividades por Unidades do TRE/RN. 

Durante a execução do projeto verificou-se que o resultado desse levantamento impunha uma revisão da cadeia de valor então vigente, que foi atualizada para a versão atual, e a partir dela a estruturação da Arquitetura de Processos do TRE/RN. 

 Referência: PORTER, Michael. Competitive advantage: creating and sustaining performance. Free Press. 1985. Tradução para o português: PORTER, Michael. Vantagem Competitiva - Criando e Sustentando Um Desempenho Superior, Campus, 1990.

Cadeia de Valor da Justiça Eleitoral do RN e Arquitetura de processos do TRE/RN (vigente)
Normatização Documentos
Portaria nº 179/2018-GP (Formato PDF)

Diagrama da Cadeia de Valor (Formato PDF)

Desdobramento dos Macroprocessos (Formato PDF)

Arquitetura de Processos - TRE/RN (Versão 1.1) (Formato PDF)

 

Catálogo de Atividades por Unidades do TRE/RN
Conteúdo geral Conteúdo por área
Catálogo de Atividades por Unidades (versão 1.1) (Formato PDF)

 Catálogo de Atividades - Presidência, Corregedoria e Diretoria-Geral (versão 1.1) (Formato PDF)
Catálogo de Atividades - Secretaria de Administração e Orçamento (versão 1.0) (Fomato PDF)
Catálogo de Atividades - Secretaria Judiciária (versão 1.0) (Formato PDF)
Catálogo de Atividades - Secretaria de Gestão de Pessoas (versão 1.0) (Formato PDF)
Catálogo de Atividades - Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (versão 1.0) (Formato PDF)

O mapeamento de processos com base na metodologia de gestão de processos do TRE/RN foi realizado primeiramente na modelagem do processo Eleições Suplementares (fase interna da Secretaria do Tribunal), em 2016, estando em expansão em diversas áreas do órgão, envolvendo o conjunto de processos integrantes da cadeia de valor institucional.

PROCESSOS MAPEADOS - 2018-2019
Macroprocessos finalísticos
1. Processo eleitoral 1.6. Votação e auditoria 1.6.2. Eleições suplementares 1.6.2.1. Eleições Suplementares - Atividades Administrativas (Formato PDF)
Macroprocessos de Gerenciamento e Governança
6. Gestão estratégica 6.1. Gestão estratégica 6.1.2. Desdobramento e execução da estratégia 6.1.2.1. Elaboração e revisão do plano de gestão setorial (SAO e SJ) (Formato PDF)
6. Gestão estratégica 6.1. Gestão estratégica

6.1.3. Planejamento estratégico de TIC 

6.1.4. Planejamento estratégico de pessoas

6.1.3.1. Elaboração e revisão do plano estratégico setorial (STIC) (Formato PDF) e
6.1.4.1. Elaboração e revisão do plano estratégico setorial (SGP) (Formato PDF)
8. Transparência e Controle 8.1. Transparência e Accountability

8.1.2. Relatório anual de gestão - TCU

8.1.2.1. Elaboração e consolidação do Relatório de Gestão do TCU (Formato PDF)
Macroprocessos de suporte
10. Gestão de TIC 10.1. Gerenciamento de serviços de TIC 10.1.30. Empréstimo e parametrização de UEs para eleições comunitárias 10.1.30.1. Eleições Comunitárias (Formato PDF)
12. Gestão de aquisições, contratações e infraestrutura 12.2. Gestão patrimonial 12.2.3. Desfazimento de material permanente 12.2.3.1. Desfazimento de bens (Formato PDF)