Gestão de Processos

TRE-RN Metodologia Ágil painel

A gestão de processos consiste na aplicação de princípios, métodos e processos de BPM a uma organização, para assegurar o alinhamento da arquitetura e do portfólio de processos de negócio de ponta a ponta, com a estratégia e os recursos da organização, provendo um modelo de governança para a gerência e a avaliação de iniciativas de BPM. (ABPMP BPM CBOK v3.0)

Foi implantada de forma estrutural no TRE/RN em 2014, dando cumprimento à Meta Específica 2014, estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça para o segmento da Justiça Eleitoral, que determinava  a instituição de unidade  de gestão de processos e elaboração da cadeia de valor.

Contudo, algumas iniciativas voltadas à gestão de processos já tinham sido realizadas no Tribunal, com destaque para as seguintes:

1) Designação de comissão de implantação de fluxograma de rotinas a ser adotado no trâmite dos processos de aquisição e contratações do Tribunal (Portaria nº  470/2008-GP);

2) Designação de Grupo de Trabalho "Gestão de Melhorias Contínuas" (Portaria nº 123/2009-DG); e

3) Designação de Comissão Permanente de Otimização dos Processos de Trabalho no âmbito da Secretaria do TRE/RN (Portaria nº 09/2011-GP).

A metodologia de gestão de processos do TRE/RN está fundamentada no modelo BPM (Business Process Management, em inglês), que adota como etapas para o aprimoramento dos processos de trabalho a análise, a definição, a execução e o monitoramento dos processos, com foco em pessoas e soluções informatizadas. 

Inicialmente, a referência utilizada para orientar a implantação da gestão de processos no Tribunal foi a metodologia desenvolvida pela empresa Elo Group para o TRE/MG, posteriormente customizada, que serviu de base conceitual e procedimental para a elaboração da versão completa da MGP-TRE/RN, aprovada em 2016.

Posteriormente, com as capacitações internas realizadas sobre o tema, unindo aspectos teóricos e uso do software Bizagi em  oficinas práticas de modelagem de processos, ficou demonstrado os benefícios da metodologia na melhoria do desempenho dos processos de trabalho e o impacto positivo nas rotinas das unidades.

O amadurecimento do órgão para a cultura da gestão de processos demandou do Escritório de Processos Organizacionais e Riscos o estudo de uma versão mais ágil da metodologia, de modo a ampliar a sua utilização pelas áreas administrativas do Tribunal.

A Metodologia Ágil foi aperfeiçoada e adotada como padrão para as ações de melhoria de processos e atividades a partir de junho/2021, em função da verificação da a sua eficiência nos trabalhos desenvolvidos.

 

 

Metodologias anteriores REVOGADAS:

METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS
Normatização Documento
Portaria nº 367/2016-GP (Formato PDF) Revogada Manual da Metodologia de Gestão de Processos – TRE-RN (Versão 1.0) (Formato PDF)

 

METODOLOGIA ÁGIL - GESTÃO DA ROTINA
Normatização Documentos
Portaria nº 210/2018-GP (Formato PDF) Revogada

Manual Versão 1.0 (Formato PDF)

Diagrama do processo (Formato PDF)

Tabuleiro visual (Formato PDF)

 

Trilha de Aprendizagem

BPM CBOK (Guia de Gerenciamento de Processos de Negócio Corpo Comum de Conhecimento) https://www.abpmp-br.org/educacao/bpm-cbok/
Análise e Melhoria de Processos – ENAP (Curso – EAD) https://suap.enap.gov.br/portaldoaluno/curso/333/
Análise e Melhoria de Processos – ENAP (Repositório) https://repositorio.enap.gov.br/handle/1/2443
Ágil no contexto do Serviço Público – ENAP (Curso – EAD) https://www.escolavirtual.gov.br/curso/317
SCRUM no contexto do Serviço Publico – ENAP ( Curso – EAD) https://www.escolavirtual.gov.br/curso/395

 

 

 

 

 

 

 

Vinculado à Assessoria de Apoio à Governança e Gestão Estratégica/PRES desde a sua criação pela Portaria nº 387/2014 - GP (Formato PDF), o Escritório de Processos Organizacionais e de Riscos é responsável pelos seguintes processos de trabalho:

1) Atualização da Arquitetura de Processos e do Catálogo de Atividades do Tribunal 

Atualização do conjunto de processos de trabalho do Tribunal e suas respectivas atividades, a fim de que possam ser utilizados como instrumentos de apoio à tomada de decisões, como por exemplo, em relação à identificação e priorização dos processos que necessitem de aprimoramento.

Atividades realizadas
- Acompanhar os processos de reestruturação orgânica das unidades do Tribunal, quando houver;
- Acompanhar a atualização dos processos decorrente das modificações ocorridas no planejamento estratégico, na cadeia de valor e nos próprios processos de trabalho das unidades;
- Atualizar a Arquitetura de Processos e o Catálogo de Atividades;
- Publicar eletronicamente os documentos atualizados.

2) Atualização da metodologia de gestão de processos

Revisão periódica da Metodologia de Gestão de Processos vigente, a fim de adequá-la às necessidades do TRE/RN.

Atividades realizadas
- Realizar estudos para identificar novas técnicas e ferramentas de apoio à gestão dos processos de trabalho;
- Definir padrões, artefatos e métodos de BPM, a serem observados no âmbito do TRE/RN;
- Propor a atualização da metodologia vigente, quando necessário;
- Divulgar e fomentar a utilização dos métodos e técnicas estabelecidos na nova metodologia.

3) Mapeamento e modelagem de processos de trabalho

Consiste na identificação, priorização e implementação de ações voltadas para a melhoria dos processos de trabalho que dão suporte ao Planejamento Estratégico e carecem de aprimoramento.

Atividades realizadas
- Elaborar o portfólio dos processos “críticos”;
- Identificar os responsáveis (donos) dos processos;
- Submeter à administração superior as propostas de melhoria dos processos;
- Atuar como gerente nos projetos de melhoria dos processos de natureza estratégica;
- Assessorar as unidades do Tribunal nos processos de melhoria de gestão da rotina.

4) Monitoramento e controle dos processos de trabalho estratégicos remodelados

Acompanhamento das melhorias aplicadas nos processos de trabalho estratégicos remodelados, a fim de corrigir as distorções identificadas ao longo do período de operação assistida.

Atividades realizadas
- Monitorar performance (tempo) e conformidade dos processos de trabalho remodelados;
- Definir estratégias para correção dos problemas identificados;
- Atualizar os documentos inerentes aos processos, se for o caso.

5) Disseminação da cultura de Gestão por Processos

Realização periódica de eventos, cursos, treinamentos e outras ações voltadas para a disseminação da cultura de gestão por processos

Atividades realizadas
- Disponibilizar material de apoio para consulta na Intranet (modelos, informativos, vídeos, artigos, etc.);
- Divulgar ações, resultados, processos remodelados e outros assuntos relacionados à Gestão por Processos na Intranet/Internet;
- Difundir as melhores práticas utilizadas nos processos modelados;
- Propor ações de capacitação no PACD para gestores e servidores do Tribunal.

  

Estrutura funcional do Escritório de Processos Organizacionais e de Riscos/AGE/PRES

Responsável: Iaperi Gábor Damasceno Árbocz (Assistente III)
Substitutos: Lanna Patrícia da Silva (1º)
E-mail: escritoriodeprocessos@tre-rn.jus.br
Telefone: (84) 3654-5122

A cadeia de valor representa o conjunto de atividades desempenhadas por uma organização, desde as relações com os fornecedores e ciclos de produção e de venda até à fase da distribuição final. (PORTER, 1985).

O TRE/RN publicou a sua primeira cadeia de valor em 2015, através da Portaria nº 250/2015-GP, elaborada concomitantemente com o processo de revisão do plano estratégico 2016-2020.

Em 2017, o Escritório de Processos Organizacionais/ASPLAN apresentou projeto visando a implementação de ações de sensibilização da importância da gestão de processos no âmbito da Secretaria do Tribunal, englobando a capacitação dos gestores e servidores indicados sobre o tema e a identificação/catalogação dos processos de trabalho das unidades administrativas da Casa.

O levantamento foi feito por meio de formulário eletrônico, totalizando, ao final da coleta, em 75 (setenta e cinco) respostas, ficando pendente apenas uma unidade administrativa da Secretaria. O conjunto de atividades identificadas foram analisadas pelo EPO/ASPLAN, resultando na edição da versão 1.0 do Catálogo de Atividades por Unidades do TRE/RN. 

Durante a execução do projeto verificou-se que o resultado desse levantamento impunha uma revisão da cadeia de valor então vigente, que foi atualizada para a versão atual, e a partir dela a estruturação da Arquitetura de Processos do TRE/RN. 

Referência: PORTER, Michael. Competitive advantage: creating and sustaining performance. Free Press. 1985. Tradução para o português: PORTER, Michael. Vantagem Competitiva - Criando e Sustentando Um Desempenho Superior, Campus, 1990.

Cadeia de Valor da Justiça Eleitoral do RN e Arquitetura de processos do TRE/RN (vigente)
Normatização Documentos
Portaria nº 179/2018-GP (Formato PDF)

Diagrama da Cadeia de Valor (Formato PDF)

Desdobramento dos Macroprocessos (Formato PDF)

Arquitetura de Processos (Versão 1.2) (Formato PDF)

Arquitetura de Processos (Versão 1.2) (Página interativa)

 

Catálogo de Atividades por Unidades do TRE/RN

 

Matriz de Criticidade dos Processos da Cadeia de Valor

A análise da criticidade dos processos da Cadeia de Valor (PAE nº 12749/2020) foi realizada em 2020, a fim de estabelecer um instrumento de referência para a priorização de ações e projetos nas áreas de gestão de riscos e processos. 

Documentação de referência:

O mapeamento de processos com base na metodologia de gestão de processos do TRE/RN foi realizado primeiramente na modelagem do processo Eleições Suplementares (fase interna da Secretaria do Tribunal), em 2016, estando em expansão em diversas áreas do órgão, envolvendo o conjunto de processos integrantes da cadeia de valor institucional.

PROCESSOS MAPEADOS - 2018-2019
Macroprocessos finalísticos
1. Processo eleitoral 1.2. Preparação das eleições 1.2.14. Planejamento e execução da logística de tecnologia da informação e comunicação 1.2.14.1. Planejamento da logística de TIC nas eleições ordinárias *
1.2.15. Preparação e treinamento nos sistemas eleitorais

1.2.15.1. Atividades da SSAE nos simulados *

1.2.17. Urnas eletrônicas - Manutenção corretiva durante o período eleitoral

1.2.17.1. Manutenção corretiva de urna eletrônica no período eleitoral *

1.5. Comunicação 1.5.4. Informações e estatísticas do eleitorado

1.5.4.1. Informações e estatísticas eleitorais

1.6. Votação e auditoria 1.6.2. Eleições suplementares

1.6.2.1. Eleições Suplementares - Atividades Administrativas (Formato PDF)

1.6.2.2. Suporte às Eleições Suplementares *

3. Gestão do Cadastro de Eleitores 3.2. Revisão do eleitorado 3.2.2. Instruções para revisão do eleitorado

3.2.3.1. Atividades da SSAE na revisão do eleitorado *

3.2.3. Rezoneamento

3.2.3.1. Atividades da SSAE no rezoneamento *

4. Responsabilidade Socioambiental e Acessibilidade 4.1. Práticas Socioambientais 4.3.1. Gestão e implementação do Plano de Logística Sustentável

4.3.1.1. Elaboração do Plano de Logística Sustentável - PLS (Formato PDF)

Macroprocessos de Gerenciamento e Governança
5. Governança 5.1. Governança 5.1.1. Governança interna 5.1.1.2. Apoio à governança corporativa de TIC *
5.1.3. Transição de gestão 5.1.3.1. Elaboração do relatório de transição de gestão (Resolução CNJ nº 95/2009)(Formato PDF)
6. Gestão estratégica 6.1. Gestão estratégica 6.1.2. Desdobramento e execução da estratégia 6.1.2.1. Elaboração e revisão do plano de gestão setorial (SAO e SJ) (Formato PDF)
6. Gestão estratégica 6.1. Gestão estratégica

6.1.3. Planejamento estratégico de TIC

6.1.3.1. Elaboração e revisão do plano estratégico setorial (STIC) (Formato PDF)

6.1.3.2. Elaboração do Plano Diretivo de TIC (PDTIC) *

6.1.3.4. Elaboração e gestão do Plano de Contratações de TIC *

6.1.3.6. Elaboração do Plano de Capacitação de TIC *

6.1.4. Planejamento estratégico de pessoas

6.1.4.1. Elaboração e revisão do plano estratégico setorial (SGP) (Formato PDF)

6.1.12. Plano de Obras

6.1.12.1. Planejamento e acompanhamento de obras **

8. Transparência e Controle 8.1. Transparência e Accountability

8.1.2. Relatório anual de gestão - TCU

8.1.2.1. Elaboração e consolidação do Relatório de Gestão do TCU (Formato PDF)

Macroprocessos de suporte
10. Gestão de TIC 10.1. Gerenciamento de serviços de TIC 10.1.1. Administração de banco de dados *
10.1.3. Controle de licenças de software *
10.1.4. Funcionamento da Central de Serviços de TIC 10.1.4.1. Gerenciamento da Central de Serviços de TIC *
10.1.5. Gerenciamento da Base de Usuários *
10.1.6. Gerenciamento da Rede de Comunicação de Dados *
10.1.7. Gerenciamento de eventos de TIC *
10.1.8. Gerenciamento de incidentes de TIC *
10.1.10. Gerenciamento de mudanças de TIC 10.1.10.1. Gerenciamento de Acordo de Níveis de Serviços Essenciais de TIC *
10.1.10.2. Monitoramento e Aferição de Acordo de Níveis de Serviços Essenciais de TIC *
10.1.11. Gerenciamento de problemas de TIC *
10.1.12. Gerenciamento de requisições de serviços de TIC *
10.1.14. Gerenciamento dos sítios eletrônicos *
10.1.15. Suporte na publicação de conteúdo nos sítios eletrônicos *
10.1.19. Gestão dos ativos de configuração de TIC 10.1.19.1. Gerenciamento de configuração e ativos de TIC *
10.1.23. Implantação de sistemas administrativos e judiciários 10.1.23.1. Implantação de sistemas internos *
10.1.23.2. Implantação de sistemas externos *
10.1.24. Manutenção de equipamentos de informática (Preventiva e Corretiva) 10.1.24.1. Manutenção Corretiva de Equipamentos de Informática *
10.1.24.2. Manutenção Preventiva de Equipamentos de Informática *
10.1.25. Suporte técnico em eventos internos e externos *
10.1.26. Aceite de urnas eletrônicas  10.1.26.1. Recebimento e Aceite de Urnas Eletrônicas *
10.1.29. Manutenção preventiva e corretiva de urna eletrônica 10.1.29.1. Manutenção preventiva de urnas eletrônicas *
10.1.29.2. Manutenção corretiva e urnas eletrônicas *
10.1.30. Empréstimo e parametrização de UEs para eleições comunitárias 10.1.30.1. Eleições Comunitárias (Formato PDF) *
10.2. Gerenciamento do Desenvolvimento de Soluções 10.2.1. Desenvolvimento de sistemas administrativos 10.2.1.1. Gerenciamento de solução de software (Ciclo de Vida) *
10.2.1.2. Gerenciamento de escopo de requisitos *
10.2.1.3. Desenvolvimento de software *
10.2.1.4. Gerenciamento de arquitetura de software *
10.2.1.5. Solicitação de demandas de sistemas *
  10.2.2. Manutenção de sistemas administrativos 10.2.2.1. Sustentação de sistemas *
10.3. Processo: Gerenciamento da Disponibilidade e da Capacidade 10.3.1. Gestão de disponibilidade e da capacidade 10.3.1.1. Gerenciamento da Capacidade de TIC *
10.3.1.2. Gerenciamento de Disponibilidade de TIC*
10.3.1.3. Gerenciamento de Cópias de Segurança (Backup) e de Restauração de Dados *
10.4. Gerenciamento da continuidade  10.4.1. Gestão da continuidade dos serviços de TIC 10.4.1.1. Gerenciamento da Continuidade dos Serviços Essenciais de TIC *
11. Gestão orçamentária, financeira e contábil 11.3. Análise e conformidade contábil 11.3.10. Controle de despesas com pagamento antecipado 10.3.10.1. Suprimento de fundos **
12. Gestão aquisições, Licitações e Infraestrutura 12.1. Gestão de aquisições, licitações e contratos

12.1.1. Processo licitatório: fase interna

12.1.3. Aquisição ou contratação direta

12.1.4. Aquisição com adesão do TRE/RN à ARP de outro órgão

12.1.6. Formalização de contratos administrativos

12.1.7. Gestão de contratos administrativos

12.1.1.1. Planejamento da contratação; 12.1.1.2. Análise técnica e pesquisa de preços; 12.1.1.6. Modalidades de licitação; 12.1.1.7. Editais de licitação; 12.1.1.8. Análise jurídica de editais e outros instrumentos; 12.1.1.9. Aprovação de instrumentos e abertura de processo licitatório; 12.1.1.10. Registro de intenção de registro de preço - IRP; 12.1.3.3. Dispensa de licitação com cotação eletrônica; 12.1.3.4. Inexigibilidade de licitação; 12.1.4.1. Procedimentos de adesão do TRE/RN à ARP de outro órgão; 12.1.7.9. Gestão de atas de registro de preços - ARP; 12.1.7.10. Gestão de contrato por nota de empenho (Versão 2.0) (Formato PDF)

Modelos e checklists **

12.1.6. Formalização de contratos administrativos

12.1.7. Gestão de contratos administrativos

 

 

12.1.6.1. Contratos administrativos, aditivos e apostilas; 12.1.6.2. Convênios, acordos de cooperação técnica e instrumentos afins; 12.1.6.3. Atas de registro de preço; 12.1.7.1. Controle dos pagamentos de despesas contratuais; 12.1.7.2. Prorrogação / repactuação / reajuste / reequilíbrio / aditivos de contratos; 12.1.7.3. Fiscalização de contratos; 12.1.7.4. Emissão de atestados de capacidade técnica; 12.1.7.5. Comunicação com licitantes e contratados; 12.1.7.6. Conferência de documentação trabalhista e previdenciária dos contratos; 12.1.7.7. Gestão da conta-depósito vinculada dos contratos; 12.1.7.8. Aplicação de penalidade à fornecedores; 12.1.7.9. Gestão de Atas de Registro de Preços – ARP; 12.1.7.10. Gestão de Contratos por Nota de Empenho; 12.1.7.11. Gestão sobre prazos de entrega / execução e substituição de materiais e serviços; 12.1.7.12. Realinhamento / reajuste de preços de fornecedores; 12.1.7.13. Processos anuais de gestão de contratos; 12.1.7.14. Emissão de informações sobre contratos / convênios / termos de parceria (Manual) (Formato PDF) **

Portaria (Formato PDF)

 

12. Gestão de aquisições, contratações e infraestrutura 12.2. Gestão patrimonial 12.2.3. Desfazimento de material permanente

12.2.3.1. Desfazimento de bens (Formato PDF)

Comissão Especial de Desfazimento de Materiais **

Manual do Processo (Formato PDF)

 

12.3. Gestão de materiais e serviços 12.3.1. Gerenciamento e controle de material de consumo

12.3.1.4. Inventário de materiais de consumo **

 

Observação:

1. Os processos marcados com * foram mapeados pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Eleições (STIE).

2. Os processos marcados com ** foram mapeados pela Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças (SAOF).