A gestão do patrimônio documental é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente; lembrando que, “documentos de arquivo são todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético, óptico ou digital, produzidos e recebidos pelo órgão em decorrência do exercício de suas funções e atividades específicas ou administrativas” (Resolução CONARQ nº 06/1997).
A Comissão Permanente de Gestão Documental, prevista pelo Decreto nº 4.073/2002, tem a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, com o objetivo de identificar os documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Legislação Federal
Constituição Federal (arts. 5º, 22, 37 e 216)
Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados)
Lei nº 9.605/1998 (Sanções penais e administrativas)
Lei nº 12.527/2011 (Acesso à informação)
Lei nº 12.682/2012 (Documentos em meios eletromagnéticos)
Decreto nº 4.073/2002 (Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos)
Decreto nº 4.915/2003 (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA)
Decreto nº 7.845/2012 (Credenciamento de segurança)
Resolução CONARQ nº 06/1997 (Terceirização de serviços arquivísticos)
Resolução CONARQ nº 26/2008 (Gestão de documentos nos arquivos do Poder Judiciário)
Atos do Conselho Nacional de Justiça
Recomendação CNJ nº 37/2011 (Observância das normas do PRONAME)
Resolução CNJ nº 324 (Proname)
Resolução CNJ nº 211 (ENTIC-JUD)
Resolução CNJ nº 91 (MoReq-Jus)
Atos do Tribunal Superior Eleitoral
Portaria TSE nº 364/2013 (Planos de Classificação/Avaliação/Destinação das Informações)
Resolução TSE nº 23.379/2012 (Programa de Gestão Documental)
Atos do TRE/RN
Portaria GP nº 184/2019 (Institui o processo de classificação da informação, tratamento e grau de sigilo da JERN)
Resolução TRE/RN nº 20/2019 (Institui a Política de Segurança da Informação)
Resolução TRE/RN nº 22/2016 (Diretrizes para implantação do Programa de Gestão Documental)
| * Anexos |
|---|
Plano de Classificação Documental |
Resolução TRE/RN nº 15/2016 (Política de Segurança da Informação)
Resolução TRE/RN nº 06/2014 (Política de Segurança da Informação)
Resolução TRE/RN nº 06/2011 (Revisão dos instrumentos de gestão documental)
A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) foi instituída pela Resolução TRE/RN nº 22/2016, é responsável pela gestão documental do órgão. A composição da CPAD foi regulamentada pela Portaria nº 02/2017-DG, que também designou, nominalmente, os representantes atuais das zonas eleitorais.
Tem como objetivos precípuos:
a) analisar e classificar os documentos produzidos pelo Tribunal, seja para aplicar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental, seja para propor a atualização desses instrumentos;
b) verificar, quando da eliminação de documentos, quais deles são revestidos de valor secundário (histórico, cultural, etc), para fins de guarda permanente e envio ao Núcleo do Centro de Memória do Tribunal; e
c) analisar e aprovar os editais de eliminação das Zonas Eleitorais e da Seção de Arquivo do TRE/RN.
A presidente da CPAD é Liliane Priscila Bezerra da Silva Miranda Gomes, atual Coordenadora de Gestão da Informação do Tribunal, observando o que disciplina o art. 16 da Resolução TRE/RN nº 22/2016, tendo como suplente Tibério Graco Lins Diniz, substituto legal da coordenadora e chefe da Seção de Arquivo do TRE/RN.
Composição atual (cf. Portaria nº 02/2017-DG)
| Unidade | Membro titular | Membro suplente |
|---|---|---|
| Coordenadoria de Gestão da Informação | Liliane Priscila Bezerra da Silva Miranda Gomes | Tibério Graco Lins Diniz |
| Seção de Jurisprudência e Dados Partidários | Janaína Helena Ataíde Targino | Ana Carolina Villar Ramires Ribeiro Dantas |
| Seção de Biblioteca e Editoração | Carlos Jose Tavares da Silva | João Raimundo Leite Neto |
| Seção de Arquivo | Tibério Graco Lins Diniz | Surama Pereira Marinho |
| Seção de Autuação e Distribuição | Jean de Paiva Nunes | Sheila Mayra de Araújo Lins Melo |
| Seção de Protocolo e Expedição | Maria Marly Frutuoso | Sérgio Leite |
| Gabinete da Corregedoria Regional Eleitoral | Hercley Medeiros de Araújo Fernandes | Cesar Augusto Targino de Medeiros |
| Gabinete da Presidência | Camila Octávio Bezerra | Félix Antonio Lins Fialho Filho |
| Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Diretoria-Geral | Fernanda Araújo Cruz Barbosa | Isabel Cristina de França Varela |
| Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Secretaria Judiciária | Sheila Maria Carvalho Bezerra de Araújo | Giovanna Lanzillotti Martins Soares |
| Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças | Zeneide Lobato Reis da Silva | Maria Betânia Medeiros De Andrade |
| Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Secretaria de Gestão de Pessoas | Devania Araújo de Figueiredo Varella | Ronaldo Medeiros de Araújo |
| Gabinete de Apoio à Planejamento e Gestão da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação | Dina Márcia de Vasconcelos Maranhão da Câmara | Ana Karla Tomaz Costa |
| Núcleo do Centro de Memória/EJE | Ana Paula Vasconcelos do Amaral e Silva Araújo | Paulinea Marise Lima de Araújo |
| Cartório de Zona Eleitoral da Capital | Arlley Andrade de Souza | - |
| Cartório de Zona Eleitoral do interior do Estado | Jussara de Góis Borba Melo Diniz | - |
Atas de reuniões
| 2020 | 2019 | 2017 | 2016 |
|---|---|---|---|
* Não houve reuniões de trabalho da CPAD em 2018, tendo em vista o aguardo do resultado da análise dos instrumento do PDG pelo TSE no período.
Contato: cpad@tre-rn.jus.br
OPrograma de Gestão Documental (PGD) tem por finalidade implementar política de gestão documental, conforme dispõe a Lei nº 8.159/1991. O projeto de implantação no TRE/RN consiste na elaboração de norma definindo as diretrizes do PGD, contemplando documentos físicos e digitais, do manual de gestão documental e na capacitação de servidores para cumprimento da política de gestão documental do órgão.
Englobará, ainda, a normatização e a padronização de um conjunto de procedimentos relativos à produção, à utilização e à destinação dos documentos, independentemente do suporte utilizado, seja em meio físico ou digital, entre outros, adotando mecanismos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade da sua documentação, bem como seu acesso contínuo. Objetiva-se, com isso, garantir a capacidade do TRE/RN em:
- Proteger os interesses do órgão e os direitos e deveres dos servidores e eleitores;
- Realizar as atividades com transparência, possibilitando a governança e o controle social das informações;
- Apoiar e documentar a elaboração de políticas e a tomada de decisão pela Administração;
- Proceder à continuidade das atividades em caso de sinistros (materiais, equipamentos, documentos, etc);
- Fornecer provas ou evidências em caso de litígios;
- Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica;
- Manter a memória institucional e coletiva da organização; e
- Fornecer, de forma célere e segura, informações ao cidadão.
Ao final do projeto, serão produzidos os seguintes instrumentos do Programa de Gestão Documental:
1. Norma definindo as diretrizes do Programa de Gestão Documental do TRE/RN;
2. Plano de Classificação de Documentos (PCD);
3. Tabela de Temporalidade Documental (TTD);
4. Lista de Documentos Vitais (LDV);
5. Requisitos necessários à adequação dos sistemas de informações às normas vigentes ou ao desenvolvimento de nova ferramenta;
6. Desenho dos processos de trabalhos relativos à gestão documental;
7. Manual de Gestão Documental para consulta e orientação aos servidores e colaboradores em atuação no TRE/RN;
8. Plano de divulgação do Programa de Gestão Documental;
9. Plano de capacitação do Programa de Gestão Documental.
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